2. Các biện pháp hạn chế tranh chấp trong thanh toán quốc tế theo
2.1.1. Phân loại khách hàng
Khách hàng tìm đến với BIDV thờng là rất đa dạng, thuộc nhiều thành phần và đối tợng khác nhau. Thế nên Ngân hàng cần có một chính sách phân loại khách hàng phù hợp dựa trên mức yêu cầu ký quỹ nhằm hạn chế rủi ro mà khách hàng đem tới cho Ngân hàng khi không đảm bảo khả năng thanh toán, gây ra tranh chấp và hạ thấp uy tín Ngân hàng.
Với t cách là một Ngân hàng phát hành, để bảo vệ an toàn cho đồng vốn của mình, BIDV luôn bắt buộc ngời làm đơn xin mở L/C phải ký quỹ, ký quỹ bao nhiêu so với trị giá của L/C không phải là một ssố giống nhau giữa các đơn vị là khách hàng của Ngân hàng.
Xây dựng chính sách ký quỹ L/C nhập khẩu linh hoạt, phù hợp với từng đối tợng khách hàng là một trong những chiến lợc trong kinh doanh vừa để hấp dẫn khách hàng đồng thời tăng sự an toàn trong khâu thanh toán xuất nhập khẩu của Ngân hàng.
Mức ký quỹ có thể chia làm 4 loại tuỳ thuộc vào khách hàng:
- Miễn ký quỹ đối với những khách hàng đặc biệt là các tổng công ty lớn, có quan hệ làm ăn lâu dài với BIDV, những khách hàng luôn có số d tiền gửi lớn.
- Ký quỹ 5 - 15% đối với những khách hàng thờng xuyên giao dịch, có quan hệ tín dụng với Ngân hàng hoặc những khách hàng mà Ngân hàng đang xây dựng chính sách Marketing để thu hút, lôi kéo.
- Ký quỹ 30 - 50% đối với những khách hàng đã bắt đầu quen với Ngân hàng.
- Ký quỹ 100% cho những khách hàng vãng lai, những đơn vị mở L/C xác nhận hoặc giao dịch lần đầu, những khách hàng không có uy tín về thanh toán.
Mức ký quỹ u đãi nên giành cho khách hàng là các đơn vị quốc doanh có vốn lớn, hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thờng xuyên thông qua việc xem xét số lợng L/C mở và thanh toán trong năm. Đối với các khách hàng có uy tín và quan hệ lâu năm này, ngoài việc xem xét số lợng L/C xuất trình qua Ngân hàng đợc thanh toán bao nhiêu so với số lợng L/C mở, Ngân hàng còn thờng xuyên phải quan tâm đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của đơn vị.
Tỷ lệ ký quỹ đợc xác định dựa trên các chỉ tiêu:
- Uy tín trong thanh toán hàng nhập khẩu: có sẵn sàng trả nợ, trả nợ đúng hạn hay không.
- Số d trên tài khoản tiền gửi thanh toán bởi nó phản ánh khối lợng giao dịch cũng nh quy mô kinh doanh của đơn vị.
- Căn cứ vào bảng tổng kết tài sản để xác định sự biến động của quy mô vốn và nguồn vốn cũng nh khả năng thanh toán, chi trả của đơn vị.
Ngân hàng cũng nên đa ra những điều kiện ràng buộc nhằm hạn chế bớt khả năng có thể xảy ra sự lừa đảo từ phía khách hàng, ví dụ nh đối với khách hàng ký quỹ dới 100% yêu cầu 3 bản vận đơn gốc phải gửi đến Ngân hàng, khách hàng muốn nhận hàng thì phải thanh toán cho Ngân hàng rồi mới đợc nhận bộ chứng từ. Nhng bên cạnh đó Ngân hàng cũng cần cung cấp cho khách hàng những điều kiện thuận lợi để tạo mối quan hệ tốt và sự tin tởng của khách hàng vào Ngân hàng. Đó là mấu chốt để hạn chế sự lừa đảo hay thiếu thiện chí của ngời mua. 2.1.2. Đẩy mạnh công tác t vấn cho khách hàng.
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu không chỉ là khách hàng mà còn là bạn hàng của Ngân hàng. Ngân hàng vừa làm trung gian thu hộ tiền vừa thực hiện chi trả tiền hàng theo lệnh, vừa đảm bảo cam kết sẽ thanh toán theo yêu cầu của khách hàng. Đó là nghiệp vụ kinh doanh của Ngân hàng. Nhng để tăng lợi nhuận và hạn chế rủi ro, tranh chấp thì Ngân hàng cần phải t vấn, giúp đỡ khách hàng về nghiệp vụ thanh toán, khắc phục những vớng mắc gặp phải do các đơn vị ít có chuyên môn trong lĩnh vực ngoại thơng. Phần lớn những tranh chấp xảy ra là do Ngân hàng cha phát huy vai trò cung cấp thông tin và hỗ trợ t vấn của mình. Vì vậy đẩy mạnh hơn nữa công tác t vấn cho cả đơn vị xuất khẩu cũng nh nhập khẩu , nhất là những khách hàng mới cha có kinh nghiệm trong thanh toán TDCT là một nhiệm vụ của Ngân hàng.
ι Với các đơn vị xuất khẩu: Ngân hàng nên t vấn cho khách hàng của mình không chỉ khi thực hiện thông báo L/C mà phải ngay từ khi đơn vị ký kết hợp đồng về những vấn đề sau:
- T vấn cho đơn vị xuất khẩu yêu cầu ngời mua mở cho mình L/C bảo đảm nhất. Hiện nay loại L/C đợc sử dụng phổ biến nhất là L/C không huỷ ngang, miễn truy đòi vì nó bảo vệ quyền lợi ngời bán nhất.
- T vấn cho khách hàng là những ngời xuất khẩu qua trung gian lựa chọn loại L/C an toàn.
Ngày nay, hình thức mua bán qua trung gian rất phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu. Sự tồn tại của những ngời trung gian này thật sự cần thiết vì nó tạo điều kiện cho ngời mua mua đợc hàng mà mình đang cần mà ngời bán thì tiêu thụ đợc hàng hoá mà cả hai bên mua và bán không biết nhau để thực hiện ý định.
Các nhà xuất khẩu Việt Nam đang đứng trớc thị trờng tiêu thụ rộng lớn và xa lạ nên bớc đầu tiên thờng cần có những ngời trung gian để bán đợc sản phẩm của mình cho dù bán qua trung gian lợi nhuận sẽ giảm nhng họ lại học hỏi đợc kinh nghiện và mở rộng quan hệ buôn bán, tìm hiểu thị trờng.
Để giúp nhà xuất khẩu giảm bớt rủi ro khi áp dụng phơng thức thanh toán TDCT với các loại L/C đặc biệt, Ngân hàng cần t vấn cho khách hàng nên cẩn trọng và lựa chọn loại L/C đặc biệt mà có đảm bảo cho nhà xuất khẩu. Trong trờng hợp này tốt nhất là L/C giáp lng vì:
+ Ngời trung gian dựa trên L/C gốc mở cho mình hởng sẽ phải mở L/C giáp lng cho ngời xuất khẩu hởng.
+ Ngời xuất khẩu biết rõ nội dung L/C giáp lng và họ chỉ cần làm đúng theo các điều kiện và điều khoản của L/C giáp lng là họ sẽ đợc thanh toán tiền cho dù ngời trung gian có đợc ngời mua thanh toán hay không.
- T vấn cho khách hàng trong việc lựa chọn Ngân hàng mở, Ngân hàng thanh toán hay Ngân hàng trả tiền. Nên chọn các Ngân hàng có uy tín, có quan hệ thanh toán tốt với BIDV, tốt nhất là chọn các Ngân hàng đại lý của BIDV.
- T vấn cho khách hàng trong việc chấp nhận các điều kiện của L/C sao cho có lợi nhất bởi thanh toán viên là những ngời có nhiều kinh nghiệm hơn cả trong việc nhận định những điều khoản nào dễ gây ra sai sót nhất. Ngân hàng cũng nên khuyên khách hàng lựa chọn cách thức đòi tiền bằng điện vì thời gian thu hồi tiền về sớm hơn và an toàn hơn đòi tiền bằng th.
- T vấn cho nhà xuất khẩu khi bộ chứng từ có bất hợp lệ.
Dù BIDV không thực hiện việc thanh toán hay chiết khấu bộ chứng từ nh- ng với tinh thần trách nhiệm, Ngân hàng nên giúp đỡ khách hàng để tránh trờng hợp chứng từ phải sửa đi sửa lại nhiều lần. Với những bộ chứng từ có sai sót nghiêm trọng, nên cố vấn cho khách hàng chuyển sang hình thức nhờ thu.
Trong thực tế, nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam do cha hiểu rõ thanh toán trong TDCT với những u thế của nóvề trách nhiệm của Ngân hàng phát hành và quyền lợi của ngời hởng khi xuất trình chứng từ cho nên khi biết bộ chứng từ có sai sót thì thờng yêu cầu Ngân hàng chuyển chứng từ đi để thanh toán theo phơng
thức nhờ thu. Nếu làm nh vậy sẽ gây bất lợi cho nhà xuất khẩu, dễ dẫn đến những mâu thuẫn. Vì vậy, tuy quyền chọn gửi bộ chứng từ thanh toán theo phơng thức nào là của ngời hởng nhng Ngân hàng với bề dày trong thanh toán quốc tế cũng nh có trình độ hiểu biết về phơng thức TDCT cần đa ra những lời khuyên có lợi nhất cho khách hàng và thuận tiện cho Ngân hàng trong quá trình thanh toán.
ι Với các đơn vị nhập khẩu.
- Khi khách hàng đến với Ngân hàng để xin mở L/C, Ngân hàng nên lu ý khách hàng những điểm có thể có sai sót khi làm đơn để khách hàng dễ dàng và nhanh chóng thực hiện.
- Ngân hàng nên t vấn cho khách hàng khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu nên lựa chọn điều kiện thơng mại nào, nên đa những điều khoản và điều kiện nào vào trong L/C sao cho an toàn, có lợi cho đơn vị và thuận tiện cho Ngân hàng sau này.
- T vấn cho đơn vị chọn loại L/C, thời gian mở L/C sao cho đúng thời hạn hợp đồng và hạn chế tối đa thời gian ký quỹ. Cố vấn cho các đơn vị nên thoả thuận với đối tác hạn chế mở L/C xác nhận vì nó vừa giảm uy tín Ngân hàng, vừa gây ứ đọng vốn của doanh nghiệp tại Ngân hàng nớc ngoài. Trong trờng hợp ngời bán nhất định đòi hỏi xác nhận thì phải yêu cầu họ chịu phí.
- Nếu có thể, Ngân hàng nên cung cấp những thông tin về đối tác cho nhà nhập khẩu để họ có ý thức đề phòng, hạn chế bớt khả năng thiếu trung thực của ngời bán.
2.2. Cải tiến chất l ợng nghiệp vụ.2.2.1. Thanh toán hàng hoá xuất khẩu. 2.2.1. Thanh toán hàng hoá xuất khẩu.
BIDV cần giữ sự thận trọng hợp lý khi đóng vai trò là Ngân hàng thông báo L/C. Đối với những văn bản mở, sửa L/C, Ngân hàng cần xác định tính chân thực dựa vào chữ ký trên văn bản nhận đợc có đúng với mẫu chữ ký hay không. Việc xác định tính chân thực đó thực tế chỉ dựa vào cảm quan của ngời kiểm tra. Đây chính là khe hở để bọn lừa đảo quốc tế hoạt động vì giả mạo một chữ ký giống nh thật không phải là không thực hiện đợc. Vậy nên Ngân hàng cần thận trọng và hạn chế sử dụng L/C gửi qua con đờng th tín. Khi gặp phải trờng hợp có sự nghi ngờ, Ngân hàng cần phải yêu cầu một bức điện xác nhận có mã khoá của Ngân hàng gửi th. Đây là một biện pháp đơn giản, hiệu quả và ít tốn kém chi phí.
Bên cạnh việc đối phó với sự lừa đảo, Ngân hàng cũng nên có những biện pháp tạo điều kiện thuận lợi cho ngời xuất khẩu nhằm thiết lập mối quan hệ thân thiết giữa Ngân hàng và khách hàng. Ví dụ nh việc giúp đỡ các doanh nghiệp xuất khẩu tạo vốn bằng cách thơng lợng với bên đối tác mở các L/C theo điều kiện ứng trớc tiền hàng, tức là áp dụng L/C điều khoản đỏ. Phía bên nớc ngoài sẽ mở L/C tại BIDV và BIDV sẵn sàng bảo lãnh nguồn tiền ứng trớc này. Trong xuất khẩu, việc ổn định thị trờng và thiết lập bạn hàng tin cậy là rất quan trọng. Nếu làm đợc nh vậy, không những BIDV đã vì quyền lợi khách hàng mà còn hạn chế bớt những rủi ro có thể làm phát sinh tranh chấp.
2.2.2. Thanh toán hàng hoá nhập khẩu.
Luôn có những bất trắc đe doạ Ngân hàng trong khi thực hiện việc thanh toán - đó là hành vi lừa đảo từ phía các nhà xuất khẩu để nhận tiền của Ngân hàng. Để tự bảo vệ mình Ngân hàng cần tạo ra một vị thế an toàn khi đóng vai trò là Ngân hàng mở/xác nhận L/C.
- Trớc khi mở L/C, Ngân hàng cần phải kiểm tra hết sức kỹ lỡng tình hình tài chính, khả năng thanh toán, đạo đức kinh doanh của doanh nghiệp yêu cầu mở L/C đồng thời dự đoán khả năng tài chính của họ trong tơng lai để đa ra những phán quyết phù hợp. Ngân hàng cũng phải luôn cập nhật thông tin về các Ngân hàng đại lý qua các đại diện của Việt Nam ở nớc ngoài để tránh mọi rủi ro đạo đức có thể xảy ra.
- Trớc khi cho bên bán đợc rút tiền theo chứng từ, Ngân hàng mở L/C cần liên hệ chặt chẽ với bên mua, nắm vững các thông tin xem xét bên bán đã giao hàng nh thế nào để kịp thời xử lý những điểm nghi vấn.
- L/C cần quy định: ngay khi giao hàng bên bán phải dùng phơng tiện nhanh nhất (telex, fax, điện báo...) thông báo cho bên mua và Ngân hàng mở L/C biết số lợng hàng đã giao lên tàu chở hàng, số vận đơn,... Khi cần thiết, bên mua và Ngân hàng mở có thể phối hợp, thông qua các trung gian hoặc các phơng tiện thông tin riêng của mình để xác minh lại nội dung thông báo giao hàng nói trên, nếu có lừa đảo, Ngân hàng có thể phát hiện sớm.
- Một số hợp đồng nhập số lợng hàng hoá lớn với phẩm chất quy cách kỹ thuật cao, số tiền lớn, L/C nên quy định việc thanh toán thực hiện nhiều lần, tại những thời điểm khác nhau và cần giữ lại một phần tiền sẽ thanh toán theo kết quả giám định hàng hoá tại cảng đến. Đối với thiết bị máy móc, thời điểm thanh toán cuối cùng có thể là thời điểm nghiệm thu hoặc cuối thời hạn bảo hành.
- Thanh toán theo bảo đảm của Ngân hàng: Trờng hợp cần thiết L/C nên quy định khi xuất trình chứng từ để thanh toán ngời bán phải xuất trình một th bảo lãnh của một Ngân hàng có uy tín đợc bên mua chấp thuận bảo lãnh rằng trong thời hạn 30 ngày (hoặc 45 ngày) kể từ ngày thanh toán nếu bên mua phát hiện chứng từ có mâu thuẫn với điều kiện, điều khoản L/C hoặc vi phạm hợp đồng gây tổn thất cho bên mua trên 10% trị giá L/C, Ngân hàng bảo lãnh chịu trách nhiệm bồi hoàn số tiền tơng ứng cho bên mua thông qua Ngân hàng của bên mua khi nhận đợc khiếu nại có bằng chứng kèm theo.
Một biện pháp tình thế nhng rất hữu hiệu thờng đợc Ngân hàng sử dụng khi nhận thấy có những dấu hiệu lừa đảo từ phía ngời xuất khẩu là cố gắng tìm ra lỗi của bộ chứng từ đòi tiền đang nghi ngờ để lấy lý do ngừng thanh toán đợi xác minh sự thật.
Ngân hàng có thời gian hợp lý để kiểm tra chứng từ trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đợc chứng từ. Nhng khi nghi ngờ có sự thiếu trung thực, Ngân hàng cần có nhiều thời gian hơn để xem xét, quyết định mọi việc vì các yếu tố, quan hệ ngoài th tín dụng không phải là lĩnh vực quen thuộc của Ngân hàng.
Những biện pháp trên đây sẽ giúp cho hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu an toàn hơn nhng sẽ gây nhiều khó khăn trong quan hệ với bạn hàng, vì vậy cần đợc áp dụng linh hoạt trong những trờng hợp cụ thể.
2.3. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ thanh toán.
Phơng thức thanh toán TDCT ngày càng đợc sử dụng rộng rãi vì trong ph- ơng thức đó Ngân hàng không chỉ đóng vai trò là trung gian thanh toán mà còn là ngời tài trợ đắc lực cho hoạt động xuất nhập khẩu thông qua nghiệp vụ chiết khấu chứng từ ứng trớc tiền hàng cho ngời bán và tài trợ cho nhập khẩu bằng việc cung cấp các khoản tín dụng để thanh toán tiền hàng cho ngời mua, bảo lãnh nhận hàng. Tuy nhiên công tác thanh toán xuất nhập khẩu bằng phơng thức TDCT tại BIDV vẫn còn nhiều điểm phải xem xét.
Thứ nhất, Ngân hàng đang hạn chế các L/C trả chậm. Đây chỉ là biện pháp tình thế chứ không phải là giải pháp tốt để hạn chế tình trạng nợ quá hạn gây ra