6 Bố cục của đề tài
3.4 Giảm thiểu chi phí quản lý, hạn chế vốn lưu động bị chiếm dụng và cĩ biện pháp
biện pháp phịng ngừa những rủi ro
- Giảm thiểu chi phí quản lý của cơng ty một cách tốt nhất.
Việc giảm chi phí bàn hàng và chi phí quản lý gĩp phần làm tăng lợi nhuận của cơng ty, cơng ty muốn hoạt động của mình cĩ hiệu quả hơn nữa thì phải đề ra giải pháp cụ thể cho việc quản lý chi phí này, đĩ là:
Thứ nhất, Giảm thiểu số nhân viên quản lý ở các phịng ban sao cho phù hợp vừa đảm bảo
được hiệu quả quản lý vừa khơng ngừng gia tăng doanh thu.
Thứ hai, điều chỉnh hướng tới chi phí quản lý nhỏ nhất cĩ thể được, cơng ty nên cĩ giải pháp huy động vốn tối ưu để giảm được chi phí sử dụng vốn.
- Hạn chế vốn lưu động bị chiếm dụng nhằm thu hồi vốn nhanh, tăng vịng quay của vốn.
Trong điều kiện hiện nay, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các cơng ty co xu hướng ngày càng tăng. Lượng vốn bị chiếm dụng này khơng những khơng sinh lãi mà cịn làm giảm vịng quay của vốn, hạn chế sử dụng vốn của cơng ty. Do vậy cần thực hiện các biện pháp sau để hạn chế vốn bị chiếm dụng trong khâu lưu thơng.
Thứ nhất, trước khi ký hợp đồng, cơng ty cần nắm tình hình tín dụng của khách hàng về các
mặt sau:
+ Báo cáo tài chính, cơng ty cĩ thể đề nghị khách hàng cung cấp thơng tin tài chính như bảng tổng kết tài sản, báo cáo thu nhập, một số tỷ lệ như lợi nhuận vốn, tốc độ luân chuyển tài sản ngắn hạn.
+ Báo cáo tín dụng về tình hình thanh tốn của khách hàng với các doanh nghiệp khác để xem xét lịch sử thanh tốn của khách hàng như trả tiền cĩ đúng hạn hay khơng, cĩ gây rắc rối trong việc trả tiền,…
+ Quan hệ tín dụng với các ngân hàng của khách hàng.
Thứ hai, khi ký kết hợp đồng, cơng ty cần thỏa thuận trong hợp đồng cĩ phần phạt hành chánh nếu khách hàng trả chậm tùy vào giá trị lơ hàng, thời gian khách hàng trả chậm. Làm như vậy sẽ đảm bảo cả hai bên đều cĩ trách nhiệm hơn trong vấn đề thanh tốn của mình.
Thứ ba, là khi xảy ra tranh chấp hợp đồng, cả cơng ty và khách hàng cần phải nhanh chĩng
giải quyết dứt điểm khơng để xảy ra tình trạng chi phí cho việc giải quyết tranh chấp lớn hơn giá trị hợp đồng hoặc để gây ra tình trạng ứ đọng vốn lâu, mất uy tín của cơng ty với khách hàng hiện tại cũng như trong tương lai. Nếu cả hai phía khơng giải quyết được thì cĩ thể đưa ra tịa và chi phí này do hai bên chịu. Mặc khác, phía cơng ty phải luơn sẳn sàng tạo các điều kiện cần thiết để khi khách hàng yêu cầu đáp ứng ngay và đúng tiến độ trong hợp đồng đã ký kết, đồng thời cơng ty cũng cần mạnh dạn để khuyến khích khách hàng thực hiện đúng thời hạn trong hợp đồng, nhằm tăng tốc độ tiêu thụ và thu hút khác hàng ngày càng đơng.
Thứ tư, mục tiêu kinh doanh của cơng ty cũng như tất cả các doanh nghiệp khác là lợi
nhuận và khơng ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đĩ, cơng ty cịn cĩ trách nhiệm là đảm bảo cơng ăn việc làm cho một số lao động tương đối lớn. Do đĩ trong những năm qua, đơi lúc cơng ty đã phải ký kết những hợp đồng khơng mấy đem lại hiệu quả kinh tế, thậm chí chấp nhận hịa. Như vậy muốn tạo ra cơ chế thu hồi nhanh vốn, bảo tồn được vốn, tăng vịng quay vốn địi hỏi phải cĩ một hệ thống đồng bộ bởi chúng là các chỉ tiêu mang tính chất tổng nợ, ở đây khơng những là vấn đề việc làm cho người lao động mà cịn rất nhiều yếu tố khác nữa.
Tuy nhiên chúng ta cũng cần thấy rằng khơng phải thu tiền ngay sẽ cĩ lợi, nhất là đối với các bạn hàng nằm trong diện ưu tiên. Khi đĩ cơng ty nên cho phép khách hàng trả chậm nhưng vẫn phải đảm bảo thu hồi đúng thời hạn và chi phí cho việc khách hàng thanh tốn chậm là nhỏ nhất.
- Cĩ biện pháp phịng ngừa những rủi ro cĩ thể xảy ra
Khi đã kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, cơng ty luơn luơn phải nhận thức được rằng mình phải sẵn sàng đối phĩ với mọi sự thay đổi, biến động phức tạp cĩ thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Những rủi ro bất thường trong kinh doanh như: Nền kinh tế lạm phát, giá cả thị trường tăng lên,… mà nhiều khi nhà quản lý khơng lường hết được. Vì vậy, để hạn chế phần nào những tổn thất cĩ thể xảy ra, cơng ty cần phải thực hiện các biện pháp phịng ngừa để khi vốn kinh doanh nĩi chung và vốn lưu động nĩi riêng bị hao hụt, cơng ty cĩ thể cĩ ngay nguồn bù đắp, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Cụ thể, các biện pháp mà cơng ty cĩ thể áp dụng là:
- Mua bảo hiểm hàng hĩa đối với những hàng hĩa đang đi đường cũng như hàng hĩa nằm trong kho.
- Trích lập quỹ dự phịng tài chính, quỹ nợ phải thu khĩ địi, quỹ dự phịng giảm giá hàng bán tồn kho.
Việc cơng ty tham gia bảo hiểm tạo ra một chỗ dựa vững chắc, một tấm lá chắn tin cậy về kinh tế, giúp cơng ty cĩ điều kiện về tài chính để chống đỡ mọi rủi ro cĩ hiệu quả , nếu tổn thất bất ngờ xảy ra thì cơng ty vẫn khơng ảnh hưởng nhiều đến vốn lưu động.
- Cuối kỳ, cơng ty cần kiểm tra, rà sốt, đánh giá lại vật tư hàng hĩa, vốn bằng tiền, đối chiếu sổ sách kế tốn để xử lý chênh lệch.
PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ