Như những nhận xét, đánh giá về tiền tương và trả lương tại bưu điện tỉnh Nam Định đã nêu ở chương 2, mặc dù bưu điện tỉnh Nam Định đã có những cải tiến, đổi mới trong công tác tiền lương nhưng vẫn tồn tại những bất hợp lý trong hệ thống tiền lương của đơn vị như vẫn mang yếu tố bằng cấp, chưa chú trọng đến việc trả lương theo công việc cũng như hiệu quả công việc của từng cá nhân. Hệ số cấp bậc và hệ số phức tạp công việc vẫn mang tính bình quân, đề cao yếu tố tập thể, chưa tạo động lực thúc đẩy cá nhân trong cùng một nhóm công việc như nhau. Để khắc phục những tồn tại, bất hợp lý này, điều quan trọng đầu tiên là Bưu điện cần xây dựng cho mình một hệ thống bản mô tả công việc có hiệu quả, điều mà trước đó bưu điện tỉnh chưa thực hiện một cách đầy đủ và hợp lý.
Bản mô tả công việc là một văn bản nêu ra nghĩa vụ, trách nhiệm, những yêu cầu về trình độ, năng lực đối với nhân viên. Văn bản này dựa trên sự phân tích công việc, những trình độ, kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc của nhân viên và mục đích triển khai công việc của người lãnh đạo. Bản mô tả công việc còn đề cập tới điều kiện, công cụ, trang thiết bị làm việc, kiến thức, các kỹ năng cần thiết, và cả mối quan hệ, sự liên quan tới các vị trí khác.
Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Nó có vai trò như sau: - Bản mô tả công việc có vai trò làm cơ sở để tuyển dụng và giao việc: Bản mô tả công việc giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhân viên thì biết chính xác mình phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ. Bản mô tả công việc sẽ là tài liệu quan trọng đính kèm Hợp đồng Lao động. Nó thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được.
- Bản mô tả công việc làm cơ sở để đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch
lương: Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ,
điều kiện và môi trường làm việc … đã được mô tả trong bản mô tả công việc để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động. Những chức danh có cùng giá trị công việc được
xếp vào cùng một nhóm lương. Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương.
- Bản mô tả công viêc làm cơ sở để đánh giá việc thực hiện và hoàn thành
công việc của người lao động: Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu của công việc,
định kỳ người quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc. Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ đó, sẽ đề ra được mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp và tìm ra những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện một cách cụ thể. Kết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương và đề bạt cán bộ.
- Bản mô tả công việc là cơ sở để phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức,
phân công lao động: Thông qua hệ thống các Bản mô tả công việc, người quản lý có
thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng lắp trong giao việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động so với yêu cầu của công việc, sự dư thừa và thiết hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh. Từ đó, cùng với các phương pháp phân tích khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Các nội dung cơ bản trong một bản mô tả công việc gồm có:
- Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả. Phần này thường được trình bày trước tiên và có thể bổ sung thông tin liên lạc của nhân viên, tên và thông tin liên liên lạc của người giới thiệu.
- Trách nhiệm công việc: Nêu ngắn gọn lý do cần có của vị trí công tác. Liệt kê
trách nhiệm công việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ trọng phần trăm thời gian thực hiện (tổng cộng là 100%). Các trách nhiệm cần được viết rõ làm việc gì? làm như thế nào? và mục đích cần đạt được của công việc đó?
- Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc: Đây là những yêu cầu đầu vào của công việc, những yêu cầu này không phải là thâm niên hay bằng cấp của người lao động hiện có mà là theo yêu cầu của công việc.
- Tiêu chuẩn đánh giá: Các tiêu chí, phương pháp đánh giá hiệu quả công việc. - Vị trí trong tổ chức : Chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai? về việc gì?
- Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức: Nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc.
- Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý: Về con người, chi tiêu, sử dụng thiết bị và tiếp cận thông tin v..v.
- Điều kiện và môi trường làm việc: Mô tả rõ về điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp v..v.
- Sự cam kết và xác nhận: Của cả người quản lý và nhân viên.
Khi xây dựng và sử dụng hệ thống bản mô tả công việc, bưu điện tỉnh cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Bản mô tả công việc không nên được soạn thảo và phê duyệt một cách hình thức, mà phải dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng các vị trí công việc, theo các nguyên tắc xây dựng tổ chức.
- Cần thường xuyên bổ sung thông tin vào bản mô tả công việc theo từng quý hoặc tháng.
- Cần rà soát lại mục tiêu, xem xét lượng thời gian mà người lao động đầu tư vào công việc của mình để đảm bảo bản mô tả công việc luôn phản ánh đúng công việc thực tế.
- Cần sử dụng bản mô tả công việc như một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý và đánh giá nhân viên, quyết định mức lương, thưởng và xem xét quỹ thời gian làm việc của họ.
- Mặc dù bản mô tả công việc phân định rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên, nhưng cần có sự linh động để tạo điều kiện cho nhân viên cảm thấy thoải mái tham gia các công việc khác cũng như giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm và tự tin, chủ động trong công việc.