II. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG VÀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI TẬP ĐOÀN
1. Sơ lược hệ thống tuyển dụng của tập đoàn FPT
1.2.1 Quy trình tuyển dụng nhân viên
Giai đoạn 1: giai đoạn tuyển mộ
Thông qua hoạch định nhân sự ứng với từng giai đoạn cụ thể, trưởng bộ phận gửi yêu cầu tuyển dụng (bao gồm cả bản mô tả công việc) tới phòng tuyển dụng xem xét. Phòng tuyển dụng tập trung yêu cầu các đơn vị, gửi tổng kết yêu cầu tuyển dụng cho trưởng phòng nhân sự xem xét và ký duyệt. Sau đó, trưởng phòng nhân sự đơn vị sẽ trao đổi với trưởng phòng nhân sự công ty thành viên cấp cao hơn về hoạch định nhân sự đơn vị mình và việc chấp nhận yêu cầu tuyển dụng.
Sau khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận, phòng nhân sự bộ phận có liên quan xác định kênh thông báo tuyển mộ, thông thường có 4 nhóm kênh:
Thông qua mạng và các tài liệu nội bộ, đơn vị đăng tải nhu cầu tuyển dụng của mình. Các hình thức tuyên truyền phổ biến: các bảng tin, thông báo qua hệ thống thư điện tử của nhân viên, thông báo qua các trang web, các diễn đàn trao đổi của nhân viên và qua các tờ báo nội bộ của mỗi đơn vị (ví dụ như FPT có tờ báo Chúng ta, công ty hệ thống thông tin FIS có tờ báo FIS link,….)
Đối tượng hướng tới là toàn thể cán bộ nhân viên FPT có nhu cầu và mong muốn chuyển đổi môi trường làm việc. Vị trí tuyển dụng khá đa dạng, nên thu hút được sự quan tâm của nhân viên từ nhiều cấp độ.
- Kênh tuyển sinh viên:
Thông qua các trường học, các câu lạc bộ, đoàn thanh niên để giới thiệu về vị trí tuyển. Cách làm phổ biến nhất, phòng tuyển dụng sẽ gửi thông báo về vị trí tuyển dụng qua hệ thống thư điện tử của sinh viên, để những sinh viên nào có nhu cầu, có thể đăng ký tham gia. Những sinh viên nào được đánh giá cao về kết quả học tập, công tác đoàn thể,… sẽ được cán bộ tuyển dụng trực tiếp liên lạc, đề nghị cơ hội việc làm tại FPT.
- Kênh báo chí, Internet:
Tác dụng chính chỉ để thông báo đại trà về kế hoạch tuyển mộ của đơn vị. Phương pháp này ít được FPT sử dụng, vì tính hiệu quả và đặc thù đối tượng phòng tuyển dụng tập đoàn hướng tới
- Dữ liệu ứng viên FPT
Dữ liệu ứng viên từ các vòng thi trước cũng được sử dụng phục vụ công tác xác định kênh tuyển mộ. Một phần trong số các dữ liệu này đến từ những ứng viên có năng lực, nhưng do lần thi trước không đạt kết quả tốt cho bài thi. Việc sử dụng nguồn dữ liệu ứng viên nội bộ càng khẳng định việc doanh nghiệp quan tâm đến người lao động hơn.
BIỂU ĐỒ 9: QUY TRÌNH TUYỂN CHỌN NHÂN SỰ TẠI FPT
Giai đoạn 2: Tuyển chọn ứng viên
- Bước 1: Lựa lọc hồ sơ dự tuyển
Công ty đề xuất hìn thức hồ sơ mẫu, các ứng viên có thể trình bày trên hồ sơ đó hoặc tự sáng tạo ra hồ sơ trên cở sở những thông tin cần thiết mà phòng tuyển dụng yêu cầu (thông qua hồ sơ mẫu). Hồ sơ ứng viên có thể gửi cho doanh nghiệp thông qua các hồ sơ tự do, các hồ sơ trong các chương trình liên quan tới tuyển dụng (hội chợ việc làm, hội thảo nghề nghiệp,….)
Hồ sơ của ứng viên được chuyển về phòng nhân sự đơn vị liên quan. Sau đó, phòng nhân sự đơn vị tập trung đủ số hồ sơ cần thiết, đảm bảo tỷ lệ lựa chọn qua các vòng thi, gửi thông báo lên công ty tổng để tiến hành thi tuyển, đồng thời liên lạc với ứng viên thông báo về lịch thi. Những hồ sơ bị loại là những hồ sơ không có đầy đủ
với vị trí liên quan tại FPT. Ở bước này, thường chỉ có 5-10% số ứng viên bị loại do vấn đề hồ sơ không đáp ứng được nhu cầu.
- Bước 2: Kiểm tra kiến thức cơ bản
Do đặc thù các nhóm công việc có những yêu cầu khác nhau, nên về các ứng viên sẽ trải qua các bài thi khác nhau. Đặc thù tập đoàn hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực Công nghệ thông tin, nên ứng viên sẽ thường trải qua 3 môn thi: IQ + GMAT + TOEIC. Một số vị trí như Marketing, Bán hàng,…. sẽ thi nhóm môn EQ + GMAT + TOEIC. Điểm số cũng sẽ do từng đơn vị quy định, thông thường là 50% điểm thi/môn đối với FPT tổng, và các công ty thành viên sẽ lấy điểm này làm gốc để xác định mức điểm thi cho từng vị trí, từng đơn vị của mình. Kết quả của vòng thi này sẽ đánh giá liệu ứng viên có nhu cầu học hỏi, có những kiến thức cơ bản phục vụ công việc hay không.
- Bước 3: Vòng thi phỏng vấn
Sau khi ứng viên trải qua vòng thi các kiến thức cơ bản, ứng viên sẽ tham gia vòng thi phỏng vấn. Tại vòng phỏng vấn này, ứng viên sẽ trải qua hai bài phỏng vấn (trong một số trường hợp, hai bài phỏng vấn này sẽ được gộp vào làm một): một bài phỏng vấn kiến thức chuyên môn, cá tính và một bài phỏng vấn về sự gắn bó với doanh nghiệp và cơ chế đãi ngộ phù hợp.
Bài phỏng vấn đầu tiên sẽ có sự tham gia của trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển cùng một cán bộ nhân sự. Hình thức tuyển sẽ áp dụng đa dạng, thông thường là hình thức phỏng vấn có chuẩn bị từ trước do trưởng bộ phận thiết kế câu hỏi. Trong suốt quá trình phỏng vấn, cán bộ nhân sự cố gắng giữ không khí thân thiện, cởi mở đồng thời trao đổi qua với ứng viên về công ty và về những vấn đề hiện tại của công ty. Kết quả cuối cùng là sự thống nhất của trưởng đơn vị và cán bộ nhân sự, trong đó trưởng đơn vị đóng vai trò chủ yếu.
Bài phỏng vấn về cơ chế đãi ngộ được áp dụng khi ứng viên được chấp nhận qua bài phỏng vấn chuyên môn. Tại bài phỏng vấn này, cán bộ phụ trách nhân sự và trưởng (hoặc phó) đơn vị sẽ trao đổi với ứng viên về cơ hội nghề nghiệp về định hướng công việc và về các cơ chế đãi ngộ mà ứng viên nhận được nếu tham gia vào công ty. Các ứng viên tham gia dự tuyển, nhất là những ứng viên trẻ tuổi và có kỹ
năng, họ thường có nhiều dự tính khác nhau, trong đó có cả việc so sánh mức đãi ngộ giữa các cơ hội việc làm,… việc trao đổi thẳng thắn sẽ giúp cán bộ nhân sự và đại diện bộ phận xác định được khả năng gắn bó của ứng viên, qua đó đánh giá mức độ thành công của đợt tuyển dụng. Trong suốt buổi trao đổi, nhân viên phỏng vấn sẽ trao đổi thẳng thắn về những vấn đề hiện tại, về đãi ngộ của doanh nghiệp; một số cán bộ phỏng vấn có kinh nghiệm, còn có thể tư vấn thêm cho ứng viên trẻ tuổi về các cơ hội nghề nghiệp, và đưa cho họ những lời khuyên đắt giá. Trong trường hợp ứng viên không phù hợp với doanh nghiệp, hoặc không muốn gắn bó với doanh nghiệp, đợt tuyển dụng cán bộ nhân viên mới sẽ được chuẩn bị.
- Bước 4: Hoàn thành yêu cầu về hồ sơ
Sau khi ứng viên trải qua các vòng thi, ứng viên sẽ hoàn thành nốt các yêu cầu về hồ sơ.Hồ sơ bao gồm: Phiếu khám sức khỏe, sơ yếu lý lịch và các bằng cấp có liên quan. Giai đoạn này chỉ đóng vai trò phụ trong quá trình đánh giá ứng viên.
Phiếu khám sức khỏe được sử dụng, nhằm đảm bảo ứng viên không bị dị tật, và không gặp trở ngại trong quá trình thực hiện công việc. Đối với những công việc thông thường, phiếu khám sức khỏe có thể được chứng nhận từ bất cứ bệnh viện nào; một số công việc đặc thù, ứng viên sẽ phải tới kiểm tra sức khỏe tại các bệnh viện do công ty chỉ định, hoặc công ty sẽ mời bác sỹ tới kiểm tra ngay tại công ty.
Các hồ sơ khác phục vụ cho quá trình quản lý, bao gồm Sơ yếu lý lịch, các bản công chứng, các bằng cấp,…. Các hồ sơ này sau đó sẽ được chuyển sang phòng Tổ chức và quản lý nhân sự để tiện cho quá trình theo dõi và đánh giá nhân viên.
- Bước 5: Ký hợp đồng thử việc
Sau khi ứng viên hoàn thành các yêu cầu còn lại, ứng viên được đề nghị tham gia ký hợp đồng thử việc 2 tháng với công ty (hoặc học việc 6 tháng nếu chưa có bằng Đại học, cao đẳng,….). Về cơ bản , giai đoạn này cũng chính là giai đoạn đào tạo của nhân viên – trong giai đoạn này, ứng viên sẽ tham gia vào các dự án khác nhau, dưới sự hỗ trợ của cán bộ phụ trách trực tiếp, giúp họ hòa nhập dần với môi trường, thử sức với nhóm công việc mới và đánh giá mức độ phù hợp với công việc của mình. Kết thúc giai đoạn, nếu ứng viên đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng và có nhu cầu
muốn đóng góp cho công ty, ứng viên sẽ được ký hợp đồng chính thức với các đãi ngộ tối đa dành cho nhân viên.
Hồ sơ của những ứng viên không phù hợp với các vòng thi, sẽ được chuyển vào Kho dữ liệu ứng viên, được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 2 năm. Trong thời gian này, bất cứ đơn vị nào khác thuộc FPT có nhu cầu tuyển dụng, đều có thể truy cập vào để lấy thông tin phục vụ cho công tác tuyển dụng.
1.2.2 Quy trình tuyển dụng các cán bộ cấp cao
Quy trình tuyển dụng cán bộ cấp cao, tại FPT đó là “Quy trình Cầu hiền”
Giai đoạn 1: Tuyển mộ
Dựa vào nhu cầu mở rộng hoạt động của tập đoàn, cũng như sự thiếu hụt của các cán bộ lãnh đạo, tại những vị trí nhất định, trưởng phòng nhân sự công ty lên kế hoạch tuyển dụng. Tuy nhiên, do đặc thù của việc tuyển dụng cán bộ cấp cao, nên các biện pháp tuyển mộ sẽ có những khác biệt nhất định đối với phương pháp tuyển mộ nhân viên thông thường. Ba nguồn ứng viên được quan tâm trong quá trình thông báo tuyển dụng:
Nguồn ứng viên nội bộ: thông qua giới thiệu của các cán bộ nhân viên có uy tín, phòng tuyển dụng sẽ tiếp cận những cán bộ nhân viên được đánh giá cao, trao đổi với họ về những cơ hội việc làm mới
Nguồn ứng viên Head-hunting: thông qua giới thiệu bên ngoài doanh nghiệp, qua thông tin ứng viên mới rời doanh nghiệp cũ, …. cán bộ nhân sự sẽ liên lạc với ứng viên, và đề xuất cơ hội việc làm mới
Nguồn ứng viên từ Dữ liệu ứng viên trong những lần tuyển dụng trước đây.
Kết thúc giai đoạn tuyển mộ khi phòng tuyển dụng đảm bảo duy trì tỷ lệ chọn tối thiểu (3 ứng viên lấy 1 vị trí)
Giai đoạn 2: Tuyển dụng
BIỂU ĐỒ 10: QUY TRÌNH TUYỂN CHỌN CÁN BỘ CẤP CAO FPT
- Bước 1: Duyệt hồ sơ ứng viên
Sau khi liên lạc với ứng viên và nhận hồ sơ về ứng viên, cán bộ tuyển dụng sẽ phối hợp cùng với các giám đốc, các cán bộ chuyên trách, nghiên cứu hồ sơ ứng viên. Trong quá trình này, các thông tin ứng viên nêu ra, bao gồm kinh nghiệm, các sự kiện tham gia, các kỹ năng tích lũy được, sẽ được phân tích khá kỹ. Những thông tin quan trọng được đánh dấu cẩn thận, phục vụ giai đoạn phỏng vấn sau đó.
Thông thường, sau khi đánh giá qua hồ sơ xin việc, các giám đốc sẽ đánh dấu những thông tin quan trọng, và sau đó, cán bộ tuyển dụng sẽ tham gia việc xác minh thông tin. Hình thức xác minh chủ yếu thông qua trao đổi điện thoại với cán bộ phụ trách trước đây của ứng viên. Các thông tin thu được, sẽ giúp quá trình đánh giá ứng viên chính xác hơn.
Trong cuộc phỏng vấn này, Hội đồng phỏng vấn thông thường có 3 thành viên: Trưởng phòng nhân sự cấp liên quan, thành viên ban Tổng giám đốc và trưởng/phó bộ phận chuyên môn có liên quan.
Những câu hỏi cũng khá đa dạng, ngoài những câu hỏi chung về cuộc sống, cá tính,… các ứng viên sẽ tiếp tục trải qua các câu hỏi về chuyên môn, và về hiểu biết và gắn bó với công ty. Cùng với đó, ứng viên cũng sẽ tham gia một số bài tập tình huống mô phỏng. Trong bài tập này, ứng viên sẽ có một khoảng thời gian nhất định để chuẩn bị cho câu trả lời. Tính sáng tạo và khả thi của các đề xuất từ ứng viên, cũng như kế hoạch mà ứng viên đưa ra để thực hiện sẽ là tiêu chí đánh giá tốt nhất về ứng viên. Trong một số trường hợp khác, sẽ diễn ra phỏng vấn nhóm, hội đồng phỏng vấn sẽ dựa vào quan điểm và cách thức ứng viên bảo vệ quan điểm của mình trước những ý kiến khác, để đánh giá về cá tính của ứng viên. Điểm mạnh nhất trong phỏng vấn nhóm là các ứng viên được bộc lộ quan điểm một cách tự nhiên, được trao đổi thẳng thắn với nhau; và phản ảnh trung thực nhất giá trị của họ thông qua tương tác nhóm.
- Bước 3: Ứng viên chuẩn bị hồ sơ và gửi lại phòng Nhân sự cấp cao
Sau khi ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn, ứng viên sẽ hoàn thành những thủ tục còn lại của hồ sơ, trước khi chuyển sang giai đoạn thử việc. Hồ sơ bao gồm phiếu khám sức khỏe, sơ yếu lý lịch, các văn bằng có liên quan và chứng nhận của các đơn vị đã từng làm việc trước đây. Giai đoạn này không khác giai đoạn Hồ sơ đối với tuyển nhân viên thông thường.
- Bước 4: Ứng viên tham gia giai đoạn thử thách 2 tháng
Giai đoạn thử việc (hay gọi là thử thách) là giai đoạn bắt buộc trong việc đánh giá ứng viên, nhất là với các đối tượng cán bộ cấp cao. Trải qua giai đoạn thử thách (thường kéo dài 2 tháng), các ứng viên này sẽ đánh giá khá sâu sắc về doanh nghiệp, họ cũng xác định được cơ hội học tập và thăng tiến của mình, và có thể quyết định gắn bó lâu hơn hoặc tìm cơ hội tại đơn vị khác. Trong giai đoạn này, ứng viên được phụ trách từ 5-10 dự án ở nhiều cấp độ. Ứng viên thông qua đội ngũ nhân lực cấp dưới, tiến hành thực hiện dự án và báo cáo kết quả.
Đối với việc đánh giá cán bộ cấp cao, sẽ được thực hiện thông qua Đánh giá toàn diện (tại FPT là Đánh giá 3600). Trong đánh giá này, cán bộ phụ trách trực tiếp, cán bộ phụ trách cấp cao hơn và nhân viên cấp dưới gần nhất với ứng viên, sẽ tham gia đóng góp ý kiến. Việc tổng hợp ý kiến này, sẽ giúp đưa ra đánh giá cuối cùng về ứng viên. Trong trường hợp ứng viên thỏa mãn các yêu cầu về vị trí tương đương, hợp đồng chính thức sẽ được ký kết và ứng viên trở thành nhân viên chính thức của công ty, hưởng toàn bộ chế độ đãi ngộ đối với cán bộ cấp cao (cán bộ Cầu hiền)