IV. HOẠT ĐỘNG TUYỂN CHỌN NHÂN SỰ
5. Tiến trình tuyển chọn nhân viên
Tiến trình thực hiện tuyển chọn nhân viên thông thường trải qua tám bước. Tuy nhiên, tùy thuộc vào những yếu tố bên ngoài và bên trong, các doanh nghiệp có thể bỏ bớt một vài giai đoạn nào đó hoặc đảo lộn thứ tự.
BIỂU ĐỒ 3: TIẾN TRÌNH TUYỂN CHỌN NHÂN VIÊN
5.1 Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên, các công ty chuẩn bị rất kỹ. Ngoài những chuẩn bị có tính cách vật chất như tiền bạc, phòng ốc, các mẫu trắc nghiệm, phỏng vấn, các công ty rất chú trọng đến bảng mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc.
Nhờ có bảng mô tả này mà cấp quản trị biết sẽ cần loại ứng viên có những những tiêu chuẩn nào. Và cũng nhờ bảng mô tả công việc, các chuyên gia sẽ soạn thảo các mẫu trắc nghiệm, các mẫu phỏng vấn thích hợp.
Như vậy, trước khi tiến hành tuyển lựa chính thức, điều quan trọng là công ty phải làm bảng mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc nếu công ty chưa có bảng này, hoặc công ty phải rà xét lại bảng mô tả này xem có đáp ứng với tình huống mới không.
5.2 Xem xét hồ sơ xin việc
Bước đầu tiên trong tiến trình tuyển chọn bao gồm việc xem xét hồ sơ xin việc do chính ứng viên tự thiết kế hoặc mẫu đơn do công ty soạn thảo.
Có công ty lại kết hợp phỏng vấn, phân tách dữ kiện và coi tướng số hoặc chữ viết luôn một lúc. Họ nghiên cứu kỹ lý lịch, đơn xin việc kết hợp với phân tích chữ viết và chữ ký để loại bỏ một số ứng viên không đạt yêu cầu…
5.3 Trắc nghiệm
Tùy từng loại công việc, các ứng viên sẽ trải qua một số trắc nghiệm khác nhau. Thông thường, các ứng viên sẽ trải qua trắc nghiệm các kỹ năng cơ bản, và trắc nghiệm về cảm tính. Những trắc nghiệm còn lại sẽ được kết hợp vào giai đoạn phỏng vấn sau.
5.4 Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi các hồ sơ được xem xét sơ bộ và ứng viên đã đạt cuộc thi trắc nghiệm, công ty sẽ thông báo cho ứng viên được chọn đến tham dự các giai đoạn tuyển lựa kế tiếp. Đây là lần đầu tiên ứng viên được tiếp xúc với công ty một cách chính thức, do đó các tiếp viên cần phải tế nhị, tránh cho ứng viên e dè, thiếu thoải mái,….
Đây là giai đoạn lọc lựa sơ khởi để loại các ứng viên không đủ yêu cầu. Sau khi phỏng vấn về cá tính và nhân cách phỏng vấn viên có thể hỏi thẳng một số câu hỏi về chuyên môn một cách tổng quát.
Công ty có thể kiểm tra lại tất cả những dữ kiện mà ứng viên đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Ngoài ra, công ty có thể yêu cầu ứng viên bổ túc một số tài liệu còn thiếu để ứng viên có thể chứng minh được sự trung thực của mình.
Trong buổi phỏng vấn sâu, trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm chính. Họ sẽ cùng cán bộ nhân sự cố gắng giữ không khí phỏng vấn thật thoải mái cho ứng viên.
Trong thực tế, các nhà phỏng vấn luôn phối hợp rất nhiều hình thức phỏng vấn một cách linh hoạt, cũng như phối hợp cùng các phương pháp trắc nghiệm để tăng tính hiệu quả của công việc.
5.6 Sưu tra lý lịch
Sau khi đã trắc nghiệm và phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu, nhà quản trị nên kiểm tra lị tất cả những điều mà ứng viên trình bày có đúng sự thật không. Ngoài ra, nhà quản trị cần tìm hiểu thêm đôi nét về ứng viên qua một người nào đó có quen biết ứng viên.
Sưu tra lý lịch không có nghĩa là công ty sẽ đến trao đổi với công an về ứng viên, mà họ sẽ trao đổi với những đơn vị mà ứng viên từng có quan hệ. Ví dụ như công ty có thể gửi mẫu tường trình tới cho giáo viên cũ, hoặc cán bộ phụ trách trực tiếp của ứng viên để nhận thông tin phản hồi và đối chiếu.
5.7 Khám sức khỏe và quyết định tuyển dụng
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình khám sức khỏe khác nhau, nhằm đảm bảo việc ứng viên được lựa chọn không chỉ đáp ứng về chuyên môn, về kỹ năng công việc mà họ còn đảm bảo sức khỏe, không bị dị tật có thể phục vụ công việc. Ngoài ra, việc khám sức khỏe còn đảm bảo công ty không phải bỏ ra những khoản chi phí để theo dõi bệnh tình của nhân viên, cũng như các khoản phí phát sinh khác có liên quan tới sức khỏe làm việc của nhân viên.
Các công ty lớn thường có bác sĩ, các công ty nhỏ có thể mời bác sĩ đến. Các bác sĩ sẽ giúp cho việc kiểm tra sức khỏe của nhân viên được tiến hành trong điều kiện chính xác nhất.
5.8 Sử dụng phiếu ghi điểm
Cuộc phỏng vấn sẽ thất bại nếu kết quả không được ghi nhận trong một loại hồ sơ nào đó. Phiếu điểm là một trong những hồ sơ mà phỏng vấn viên hay sử dụng. Tuy nhiên, trong các cuộc phỏng vấn, điểm số có thể bị đánh giá thiếu chính xác do tính chủ quan của các phỏng vấn viên. Thông thường, kết quả cuối cùng thường là trung bình cộng của điểm toàn bộ các phỏng vấn viên áp dụng đối với từng ứng viên riêng rẽ. Để tránh những nhầm lẫn, phiếu ghi điểm nên được hoàn tất trước khi bắt đầu phỏng vấn một ứng viên mới. Phiếu ghi điểm có thể được xếp vào hồ sơ và trở thành tài liệu quan trọng trong việc đánh giá ứng viên.
Có nhiều dạng phiếu ghi điểm khác nhau, có công ty theo kiểu đánh số thứ tự 1 đến 5 cho từng loại yếu tố, lại có những công ty áp dụng chữ A, B, C,… cũng có công ty tính điểm theo số học. Tùy theo thói quen và trường phái các công ty tự thiết kế hệ thống cho điểm.