Trong kinh doanh thường xuyên xảy ra việc đi chiếm dựng vốn và bị chiếm dụng vốn. Chi nhánh cũng khuyến khích khách hàng bằng việc trả chậm. Nhưng tình trạng này kéo dài và không được quản lý chặt chẽ thì Chi nhánh sẽ rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn. Và từ đó sẽ dẫn đến những rủi ro về thanh toán, lãi suất và bỏ lỡ các cơ hội đầu tư. Để khắc phục tình trạng trên, Chi nhánh cần quản lý chặt chẽ hơn các khoản phải thu khách hàng.
Đề xuất:
- Nghiên cứu cẩn thận về khả năng tài chính của khách hàng để xác định thời hạn thanh toán hợp lý.
- Ghi rõ điều khoản thanh toán trên hợp đồng. Phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận thực hiện hợp đồng và kế toán công nợ.
- Thực hiện chế độ chiết khấu thanh toán với khách hàng. - Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi:
Cuối niên độ kế toán, kế toán in ra từ phần mềm kế toán bảng nợ quá hạn và tuổi nợ, đồng thời in cả thư xác nhận công nợ gửi tới khách hàng. Từ đó kế toán tiến hành lập dự phòng như sau:
Trong đó: Tỷ lệ phải thu khó đòi được xác định như sau:
Tỷ lệ dự phòng 30% giá trị khoản nợ với khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm
Tỷ lệ dự phòng 50% giá trị khoản nợ với khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
Tỷ lệ dự phòng 70% giá trị khoản nợ với khoản nợ quá hạn từ 2 năm đến 3 năm
Có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Khi xóa nợ ghi Có TK 004 Nếu nợ khó đòi thu được thì ghi Nợ TK 111, 112
Có TK 711
Đồng thời ghi Nợ TK 004
Ví dụ
Ngày 30/6/2007 Công ty cố phần Việt Anh có một khoản nợ quá hạn 3 năm có giá trị là 100,000,000 đồng và đây là khoản nợ duy nhất quá hạn trên 2 năm.
Số dự phòng cần trích cho khoản nợ này là:
TK 131 TK 642 TK 139 Lập dự phòng Số được bù đắp bằng quỹ dự phòng Hoàn nhập dự phòng Số tiền còn thiếu Xóa nợ
Kế toán ghi:
Nợ TK 642: 70,000,000
Có TK 139: 70,000,000
Ngày 30/9/2007, công ty CP Việt Anh đã trả 10,000,000 đồng, kế toán sẽ trừ vào số dự phòng.
Nợ TK 139: 10,000,000
Có TK 131: 10,000,000
Đồng thời tại thời điểm này Chi nhánh quyết định xóa sổ Nợ TK 139: 20,000,000
Có TK 131: 20,000,000 Và ghi: Nợ TK 004: 100,000,000
Trường hợp quỹ dự phòng không đủ bù đắp số nợ cần xóa thì sẽ trích thêm từ chi phí quản lý doanh nghiệp.