Để phản ánh đúng thông tin cho người sử dụng báo cáo tài chính, cuối mỗi niên độ kế toán phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho với những mặt hàng điện thoại có giá trị thị trường nhỏ hơn giá gốc. Điều này cũng đảm bảo tuân thủ nguyên tắc thận trọng. Việc lập dự phòng dựa vào 2 căn cứ: Giá hàng tồn kho trong niên độ kế toán và dự báo giá thị trường của hàng hóa đó sẽ giảm trong năm sau. Ta có công thức cụ thể như sau:
Mức dự phòng giảm = Số lượng hàng x (Giá đơn vị - Giá đơn vị ) giá hàng hóa kỳ tới tồn mỗi loại ghi sổ thị trường cuối kỳ
Sau khi tính toán được mức dự phòng, kế toán định khoản: Nợ TK 632 ( chi tiết hàng hóa): Ghi tăng giá vốn
Sang năm, nếu hàng hóa được bán mà không bị giảm giá thì kế toán vẫn phản ánh giá vốn của hàng hóa đó nhưng đồng thời còn phải hoàn nhập số dự phòng này: Nợ TK 159: Số dự phòng đã trích
Có TK 632 ( chi tiết hàng hóa): Ghi giảm giá vốn
Cuối niên độ kế toán tiếp theo, để tính mức dự phòng cần trích lập, ta so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ tới. Xảy ra hai trường hợp sau:
- Số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập, kế toán tiến hành trích thêm số chênh lệch
Nợ TK 632 ( chi tiết hàng hóa): Ghi tăng giá vốn Có TK 159: Số dự phòng cần trích thêm
- Số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch
Nợ TK 159: Số dự phòng đã trích
Có TK 632 ( chi tiết hàng hóa ): Ghi giảm giá vốn
Ví dụ:
Ngày 31/3/2007, trong kho Chi nhánh còn 20 chiếc điện thoại Nokia 5200 với giá ghi sổ là 2,500,000 đồng. Tại thời điểm đó, giá thị trường của chiếc điện thoại này là 2,400,000 đồng.
Khi đó lập dự phòng cho Nokia 5200 vào quý II là:
20 x ( 2,500,000 – 2,400,000) = 2,000,000 đồng Kế toán ghi:
Nợ TK 632 ( N 5200): 2,000,000 Có TK 159: 2,000,000
Ngày 30/6/2007, bán hết 20 cái điện thoại trên với giá 2,450,000 đồng. Tổng mức giảm giá: ( 2,500,000 – 2,450,000 ) x 20 = 1,000,000 đồng
Khi đó, số dự phòng còn lại trong quý II này là 1,000,000 đồng
Tại thời điểm này trong kho còn 10 chiếc Nokia 5200 với giá ghi sổ vẫn là 2,500,000 đồng.
Khi đó lập dự phòng trong quý III năm 2007 cho Nokia 5200 là: ( 2,500,000 – 2,450,000 ) x 10 = 500,000 đồng
Ta thấy số dự phòng cần lập này nhỏ hơn số dự phòng còn lạo từ quý trước. Kế toán tiến hành hoàn nhập:
Nợ TK 159: 500,000
Có TK 632 ( N 5200): 500,000