Căn cứ vào những chứng từ gốc về tiêu thụ ( như: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho,…) kế toán nhập số liệu vào máy tính. Cứ 10 ngày, phần mềm sẽ tự động lập một chứng từ ghi sổ rồi vào các sổ cái TK 156, 632, 511. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ gốc này,phần mềm cũng vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn để từ đó tiếp tục vào các bảng tổng hợp chi tiết bán hàng, giá vốn.Cuối kỳ, khi khóa sổ, máy tính sẽ tự động lên bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán.
Trong quá trình hạch toán, có sự đối chiếu giữa kế toán chi tiết ( sổ cái tài khoản) và kế toán tổng hợp ( sổ tổng hợp chi tiết tài khoản) để đảm bảo sự khớp đúng.
Chú thích: Ghi hàng ngày Cuối tháng Đối chiếu 2.2.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng * Tài khoản sử dụng
Trong phần hành kế toán hàng hóa của Chi nhánh kinh doanh Hà Nội, kế toán sử dụng những tài khoản chính sau:
- TK 156: Hàng hóa: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng hóa trong kho Chi nhánh. TK 156 được chi tiết thành 2 tài khoản sau:
Hóa đơn bán hàng
Bảng tổng hợp hóa đơn bán hàng
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản 156,632,511,911
Sổ tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết bán hàng, giá vốn
TK 1561: Chi phí thực tế mua hàng hóa TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 511 được chi tiết theo doanh thu từng sản phẩm, dịch vụ, từng cửa hàng
- TK 632: Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để theo dõi giá thành thực tế của hàng hóa mà Chi nhánh đang kinh doanh
2.2.2.2 Chứng từ sử dụng
Một bộ chứng từ dùng để ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa bao gồm: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu bán hàng kiêm đề nghị xuất kho ( phiếu xuất kho), biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng.
Do ở Chi nhánh tốn tại 2 hình thức bán buôn và bán lẻ, do vậy phiếu xuất kho cũng được sử dụng linh hoạt trong 2 trường hợp này.
- Phiếu xuất kho theo Mẫu số 02- VT ban hành theo quyết định số 15/QĐ- BTC cuả Bộ tài chính: Xuất bán hàng hóa cho đại lý, khách hàng, hợp đồng kinh tế ( hình thức bán buôn).
Phiếu xuất kho này gồm 03 liên: Liên 01 ( Màu trắng); Liên 02 ( Màu hồng); Liên 03( Màu xanh).
Căn cứ vào Phiếu bán hàng kiê đề nghị xuất kho đã được các bộ phận duyệt, căn cứ bộ phận kho xuất kho hàng hóa và dùng Phiếu xuất kho theo Mẫu số 02- VT làm chứng từ lưu hành hàng hóa trên thị trường:
Liên 01: Bộ phận kho lưu giữ để theo dõi, đối chiếu
Liên 02: Bộ phận kho kẹp cùng Biên bản bàn giao hàng hóa cho khách hàng và nộp Phòng tài chính 1 lần / tuần.
Liên 03: Giao cho Đại lý, cửa hàng
- Phiếu xuát kho hàng gửi đại lý theo Mẫu 04 HĐL- 4LL- 01 ban hành theo Quyết định 15/QĐ- BTC: Mẫu chứng từ này được sử dụng vào nghiệp vụ: Xuất hàng hóa gửi bán tại cửa hàng, đại lý của Chi nhánh ( hình thức bán lẻ).
Phiếu xuất kho này gồm 04 liên: Liên 01 ( Màu trắng); Liên 02 ( Màu hồng); Liên 03( Màu xanh); Liên 04 ( Màu vàng)
Căn cứ vào đề nghị xuất kho, Chi nhánh xuất hàng hóa gửi bán tại các Cửa hàng, đại lý trực thuộc, được Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền phê duyệt, bộ phận kho sẽ xuất hàng hóa và dùng Phiếu xuất kho hàng hóa gửi Đại lý theo Mẫu số 04 HĐL- 04LL- 01 làm chứng từ lưu hành hàng hóa trên thị trường, như sau:
Liên 01: Bộ phận kho lưu giữ để theo dõi, đối chiếu
Liên 02: Chuyển trả về đại lý, cửa hàng là căn cứ hạch toán Liên 03: Chuyển trả về Phòng tài chính hạch toán, 1 lần/ tuần.
Liên 04: Dùng để đối chiếu số lượng thực giao cho bên vận chuyển và số lượng thực nhận tại đại lý, cửa hàng: đối chiếu số liệu giữa Phòng tài chính và Phòng kế hoạch. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.3 Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa
Do Chi nhánh tập trung chủ yếu vào phương thức bán buôn, do đó dưới đây em xin trình bày kế toán chi tiết tiêu thụ loại hàng hóa điện thoại di động theo phương thức bán buôn.
Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Viễn thông Viettel Hà Nội đi theo trình tự sau đây:
Ví dụ:
Ngày 22/6/2007, công ty cổ phần LiHa Việt Nam ký một hợp đồng mua điện thoại di động tại Chi nhánh Viễn thông Hà Nội. Bao gồm: 100 cái điện thoại Nokia 1200, đơn giá chưa thuế 420,000 đồng/cái; 50 cái điện thoại Samsung X200., đơn giá chưa thuế 1,200,000 đồng/ cái.Phương thức thanh toán là thanh toán sau 30 ngày.
Khi đó căn cứ vào hợp đồng, ngày 23/6/2007 thủ kho sẽ xuất kho, sau đó kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền rồi lập hóa đơn GTGT, gồm 3 liên. ( Liên 1:Lưu, Liên 2: Giao cho khách hàng, Liên 3: Nội bộ).
Biểu 2.3 Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ Ngày 23 tháng 6 năm 2007
Quyển số: 0120
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Viễn thông Viettel Hà Nội Địa chỉ: Số 108, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.
Số tài khoản: 2000201074181, NH Công thương Hà Nội Điên thoại: 38642066. MST: : 0100109106002
Họ tên người mua hàng: Công ty cổ phần LiHa Việt Nam Địa chỉ: Số 100, Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản: 9000564398470, NH Công thương Hà Nội Điện thoại: 2789006. MST: 0101452549
Hình thức thanh toán: chuyển khoản. STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Nokia 1200 Chiếc 100 420,000 42,000,000 2 Samsung X200 Chiếc 50 1,200,00 0 60,000,000 Cộng tiền hàng: 102,000,000
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 10,200,000 Tổng cộng tiền thanh toán:112,200,000
Số tiến viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu hai trăm ngàn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn bán hàng ( Hóa đơn GTGT) kế toán vào Bảng kê hóa đơn bán hàng, cuối tháng được sử dụng để vào chứng từ ghi sổ. Bảng kê hóa đơn bán hàng là sổ tổng hợp tất cả các hóa đơn bán hàng trong
Mẫu số:01 GTKT-3LL-01
Được sử dụng theo công văn số: 8397/CT- A, ngày 08/8/2005 của Cục thuế TP Hà Nội
Ký hiệu: TM/2006T
Bảng kê hóa đơn bán hàng
Biểu 2.4 Mẫu bảng kê hóa đơn bán hàng
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Từ ngày 1/6/2007 đến ngày 30/6/2007
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Số (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
lượng
Đơn giá Thành tiền
SH NT … 0078006 23/6 Bán cho CTCP LiHa VN, Nokia 1200 100 420,000 42,000,000 Thuế GTGT 4,200,000 Tổng 46,200,000 0078006 23/6 Bán cho CTCP LiHa VN, Samsung X200 50 1,200,000 60,000,000 Thuế GTGT 6,000,000 Tổng: 66,000,000 … Tổng cộng 6,150,000,000
Sáu tỷ, một trăm năm mươi nghìn đồng/.
Người lập biểu Trưởng phòng tài chính ( đã ký) ( đã ký)
Chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán hàng và các hóa đơn kế toán lập chứng từ ghi sổ.( 5 ngày lập một chứng từ ghi sổ). Riêng chứng từ ghi sổ với giá vốn và doanh thu thì lập theo tháng.
Theo hóa đơn trên, giá vốn của 2 loại điện thoại trên được ghi nhận theo giá bình quân cả tháng như cách tính đã trình bày ở trên. Ở đây ta ghi nhận giá vốn của Nokia 1200 là 354,000 đồng/cái. Giá vốn của Samsung X200 là 1,000,000 đồng/cái. Giá vốn này chưa bao gồm chi phí thu mua.
TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Doanh thu được ghi nhận theo đúng giá trên hóa đơn. Đơn giá chưa thuế: Nokia 1200 là 420,000 đồng/cái. Samsung X200 là 1,000,000 đồng/cái.
Biểu 2.5 Chứng từ ghi sổ số 1070
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 1070
Ngày 30 tháng 6 năm 2007
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Nội dung Số hiệu TK Số tiền
Số CT N/T Nợ Có
… PX
1910
30/6 Giá vốn bán ĐTDĐ Nokia 1200
632 1561 35,400,000 PX
1910
30/6 Giá vốn bán ĐTDĐ Samsung X200
632 1561 50,000,000 …
Tổng cộng 2,650,000,000
Hai tỷ, sáu trăm năm mươi triệu đồng/.
Kèm theo 01 Bảng kê và 01 Phiếu xuất kho kiêm đề nghị mua hàng.
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Biểu 2.6 Chứng từ ghi sổ số 1071 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 1071
Ngày 25 tháng 6 năm 2007
Đơn vị tính: đồng TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN
ĐỘI Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số CT N/T Nợ Có
… HĐ
0078006
25/6 Doanh thu bán ĐTDĐ Nokia 1200
131 511 42,000,000
Thuế GTGT 131 33311 4,200,000
HĐ 0078006
25/6 Doanh thu bán ĐTDĐ Samsung X200
131 511 60,000,000
Thuế GTGT 131 33311 6,000,000
…
Tổng cộng 6,150,000,000
Sáu tỷ, một trăm năm mươi nghìn đồng/.
Kèm theo 01 Bảng kê và 01 hóa đơn GTGT.
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ chi tiết.
Sổ chi tiết hàng hóa
Biểu 2.7 Sổ chi tiết hàng hóa
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Số: 560
Tên hàng hóa: Điện thoại Nokia 1200 Đơn vị tính: chiếc
Kho: 01 chi nhánh Từ ngày 01/6/07 đến 30/6/07
Đơn vị tính: đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ Nội dung Đơn giá Nhập Xuất Tồn
TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số CT NT SL TT SL TT SL TT 1/6 Tồn đầu tháng 350,000 50 17,500,000 … PX 1910 25/6 Xuất bán cho CTCP LiHa VN 354,000 100 35,400,000 … Cộng nhập Cộng xuất 354,000 280 99,120,000 Tồn cuối tháng 354,000 70 24,780,000
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa
Căn cứ vào các sổ chi tiết hàng hóa, phần mềm sẽ chuyển số liệu lên bảng tổng hợp chi tiết tất cả các loại hàng hóa điện thoại trong kho.
Biểu 2.8 Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG HÓA Tài khoản: 156
Tháng 6/2007
Đơn vị tính: đồng
STT Tên hàng hóa Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ …
TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
21 Samsung X200 …
Cộng 905,000,000 1,976,000,000 2,650,000,000 231,000,000 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người lập Tưởng phòng tài chính ( ký và ghi họ tên) ( ký và ghi họ tên)
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Biểu 2.9 Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tến tài khoản: Giá vốn hàng bán TK 632 Tên hàng hóa: Điện thoại di động Nokia 1200
Tháng 6/2007
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải
TK đối ứng
Ghi Nợ TK 632 Ghi Có TK
632
SH NT SL
(chiếc) Đơn giá Thành tiền
… PX 1910 25/6 Bán cho CTCP 1561 100 354,000 35,400,000 TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
LiHa VN … BPB 05/6 30/6 Phân bổ chi phí thu mua 1562 5,644,000
Phát sinh trong tháng 280 104,764,000
Lũy kế đầu quý 297,360,000
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán
Biểu 2.10: Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Số hiệu tài khoản: 632 Tháng 6/2007
Đơn vị tính: đồng
STT Mã hàng
Tên hàng hóa Số phát sinh
Nợ Có … 20 N 1200 Nokia 1200 104,764,000 21 S X200 Sam sung X200 47,500,000 22 N 70 Nokia N70 52,500,000 23 N 5200 Nokia 5200 25,000,000
Chi phí thu mua trong tháng 60,000,000 …
Cộng số phát sinh 2,710,000,000
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN
ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Sổ chi tiết bán hàng
Đây chính là sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi doanh số bán hàng tiêu thụ trong tháng của từng mặt hàng. Và từ các sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết doanh thu hàng bán sẽ biết được kết quả tiêu thụ trong tháng của chi nhánh.
Biểu 2.11 Sổ chi tiết bán hàng
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Số: 150
Tên hàng hóa: Điện thoại di động Nokia 1200 Tháng 6/2007
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối Doanh thu SH NT SL cái ĐG TT 77978 05/6 Bán cho CT Thế giới di động 131 80 420,000 33,600,000
77990 13/6 Bán cho siêu thị Big C (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
131 40 420,000 16,800,000
78999 15/6 Bán cho Siêu thị điện thoại
131 60 420,000 25,200,000
78006 25/6 Bán cho CTCP LiHa VN
131 100 420,000 42,000,000
Cộng phát sinh trong tháng 280 117,600,000
- Doanh thu thuần 117,600,000
TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
- Lãi gộp 18,480,000
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng
Căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng, phần mềm tự động chuyển số liệu vào bảng tổng hợp chi tiết bán hàng để lên được doanh thu bán hàng trong cả tháng.
Biểu 2.12 Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tháng 6/2007
Đơn vị: đồng
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số
lượng Giá vốn Doanh thu thuần Lãi gộp
… 20 Nokia 1200 cái 280 99,120,000 117,600,000 18,480,000 21 Samsung X200 cái 50 50,000,000 47,500,000 2.500.000 … CP thu mua 60,000,000 Cộng 2,710,000,000 6,150,000,000 3,440,000,000
TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
2.2.4 Kế toán tổng hợp
Cuối mỗi quý và cuối kỳ, kế toán in ra sổ tổng hợp, hay chính là Sổ cái. Ở phần hành này, kế toán in ra sổ cái TK 156, sổ cái TK 632 và sổ cái TK 511 Sổ cái tài khoản 156
Biểu 2.13: Sổ cái tài khoản 156
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Hàng hóa, TK 156 Quý II/2007 Đơn vị: đồng NTG S CTGS Diễn giải TK đối Số tiền SH NT Nợ Có … 30/6 1070 30/6 Bán cho CTCP LiHa VN, Nokia 1200 131 18,900,000 30/6 1070 30/6 Bán cho CTCP LiHa VN, Samsung X200 131 47,500,000 … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
30/6 1080 30/6 Chi phí thu mua 111 60,000,000
Cộng số phát sinh trong tháng 6 2,710,000,000
Kết chuyển giá vốn 911 2,710,000,000
Cộng lũy kế quý II 911 8,130,000,000
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Chi nhánh Viễn thông Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Sổ cái tài khoản 632
Biểu 2.14 Sổ cái tài khoản 632
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán, TK 632 Quý II/2007 Đơn vị: đồng NTG S CTGS Diễn giải TK đối Số tiền SH NT Nợ Có … 30/6 1070 30/6 Bán cho CTCP LiHa VN, Nokia 1200 1561 18,900,000 30/6 1070 30/6 Bán cho CTCP LiHa VN, Samsung X200 1561 47,500,000 … 30/6 BPB0 5/6
30/6 Chi phí thu mua 1562 60,000,000
Cộng số phát sinh trong tháng 6 2,710,000,000
Kết chuyển giá vốn 911 2,710,000,000
Cộng lũy kế quý II 911 8,130,000,000
NGƯỜI LẬP BIỂU TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Sổ cái tài khoản 511
Biểu 2.15 Sổ cái tài khoản 511
TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN