Một bộ chứng từ dùng để ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa bao gồm: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu bán hàng kiêm đề nghị xuất kho ( phiếu xuất kho), biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng.
Do ở Chi nhánh tốn tại 2 hình thức bán buôn và bán lẻ, do vậy phiếu xuất kho cũng được sử dụng linh hoạt trong 2 trường hợp này.
- Phiếu xuất kho theo Mẫu số 02- VT ban hành theo quyết định số 15/QĐ- BTC cuả Bộ tài chính: Xuất bán hàng hóa cho đại lý, khách hàng, hợp đồng kinh tế ( hình thức bán buôn).
Phiếu xuất kho này gồm 03 liên: Liên 01 ( Màu trắng); Liên 02 ( Màu hồng); Liên 03( Màu xanh).
Căn cứ vào Phiếu bán hàng kiê đề nghị xuất kho đã được các bộ phận duyệt, căn cứ bộ phận kho xuất kho hàng hóa và dùng Phiếu xuất kho theo Mẫu số 02- VT làm chứng từ lưu hành hàng hóa trên thị trường:
Liên 01: Bộ phận kho lưu giữ để theo dõi, đối chiếu
Liên 02: Bộ phận kho kẹp cùng Biên bản bàn giao hàng hóa cho khách hàng và nộp Phòng tài chính 1 lần / tuần.
Liên 03: Giao cho Đại lý, cửa hàng
- Phiếu xuát kho hàng gửi đại lý theo Mẫu 04 HĐL- 4LL- 01 ban hành theo Quyết định 15/QĐ- BTC: Mẫu chứng từ này được sử dụng vào nghiệp vụ: Xuất hàng hóa gửi bán tại cửa hàng, đại lý của Chi nhánh ( hình thức bán lẻ).
Phiếu xuất kho này gồm 04 liên: Liên 01 ( Màu trắng); Liên 02 ( Màu hồng); Liên 03( Màu xanh); Liên 04 ( Màu vàng)
Căn cứ vào đề nghị xuất kho, Chi nhánh xuất hàng hóa gửi bán tại các Cửa hàng, đại lý trực thuộc, được Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền phê duyệt, bộ phận kho sẽ xuất hàng hóa và dùng Phiếu xuất kho hàng hóa gửi Đại lý theo Mẫu số 04 HĐL- 04LL- 01 làm chứng từ lưu hành hàng hóa trên thị trường, như sau:
Liên 01: Bộ phận kho lưu giữ để theo dõi, đối chiếu
Liên 02: Chuyển trả về đại lý, cửa hàng là căn cứ hạch toán Liên 03: Chuyển trả về Phòng tài chính hạch toán, 1 lần/ tuần.
Liên 04: Dùng để đối chiếu số lượng thực giao cho bên vận chuyển và số lượng thực nhận tại đại lý, cửa hàng: đối chiếu số liệu giữa Phòng tài chính và Phòng kế hoạch.