- Thông tin đầu ra.
3.2.5) Nâng cao chất lượng của các công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin.
cạnh những công tác tổ chức nguồn dữ liệu như tiếp nhận văn bản đến, nộp lưu công văn đi của bộ phận văn thư, lưu văn bản trên mạng nội bộ do Trung tâm tin học tiến hành khá tốt, hai nguồn dữ liệu có thể cung cấp thông tin có giá trị là tài liệu trong hồ sơ công việc và thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan lại chưa được thực hiện theo đúng quy định.
Trước hết, các cán bộ cần được nâng cao nhận thức về ý nghĩa của việc lập hồ sơ công việc và thu nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng các đơn vị nên thường xuyên đôn đốc, giám sát, kiểm tra việc thực hiện công tác này của các cán bộ. Ngoài ra, cơ quan Bộ có thể tổ chức kiểm tra chéo giữa các đơn vị việc thực hiện công tác lập hồ sơ, chất lượng của hồ sơ và việc thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đơn vị nào không chấp hành nghiêm túc và đúng quy định cần được chấn chỉnh và nhắc nhở kịp thời.
Hồ sơ công việc được lập cần phải được biên mục cụ thể, rõ ràng, các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp hợp lý, theo đúng trình tự giải quyết công việc.
Bộ phận lưu trữ thuộc VP chỉ thu nhận tài liệu lưu trữ sau khi đã lập thành hồ sơ, kiên quyết không thu nhận tài liệu trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Sau khi thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị , các cán bộ lưu trữ phải nhanh chóng thực hiện các công tác chỉnh lý và xây dựng công cụ tra cứu để tài liệu được đưa vào phục vụ cho việc khai thác, sử dụng của các cán bộ khi cần cung cấp thông tin cho LĐB. Bộ phận lưu trữ cũng nên tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng phong phú hơn như công bố những tài liệu có ý nghĩa, có giá trị hiện lưu trữ bộ đang bảo quản để các đơn vị, các cán bộ biết tìm đến khai thác, sử dụng. Thu thập và xử lý nguồn dữ liệu này có thể đưa lại cho LĐB những quyết định chiến lược phát triển ngành đồng thời nâng cao nhiệm vụ chức năng tham mưu của VP đối với hoạt động quản lý của LĐB.
VP BCN cần phải phối hợp với Trung tâm tin học đẩy nhanh tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ ngành” để sớm đưa phần mềm vào sử dụng. Các tài liệu lưu trữ được quản lý trên phần mềm cần sắp xếp theo hồ sơ công việc, được hệ thống theo khung phân loại nhất định để tiện lợi cho việc tra tìm và sử dụng.
Tổ chức nguồn dữ liệu khoa học, có chất lượng sẽ mang lại thông tin chính xác đáng tin cậy, giúp các cán bộ không mất quá nhiều công sức để thu thập và xử lý .
3.2.5) Nâng cao chất lượng của các công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. thông tin.
Các cán bộ VP BCN nên hoàn thiện hơn nữa các kỹ năng thu thập thông tin của mình. Cụ thể, thông tin trong các cuộc họp cần được tập trung ghi chép vào một cuốn sổ “Biên bản họp giao ban”. Các cán bộ VP BCN nên mở rộng hơn nữa các hình thức thu thập thông tin, trong đó thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ cần được khai thác và sử dụng một cách triệt để. Thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ cũng cần được thay đổi, tài liệu nên được khai thác theo hồ sơ để đảm bảo thông tin thu thập được đầy đủ, khái quát, phản ánh trọn vẹn một vấn đề.
Các cán bộ cũng nên tạo cho mình thói quen thu thập thông tin sẵn có trên mạng nội bộ và mạng Internet, không dựa dẫm vào văn bản vừa tốn công sức cho việc quản lý và tốn diện tích cất giữ . Đối với thông tin cần sử dụng nhiều lần, các cán bộ có thể tạo riêng những thư mục trên máy tính cá nhân, đặt tên thư mục theo vấn đề, lưu giữ các file sau khi download để có thể sử dụng cho những lần sau. Trước khi download thông tin trên mạng cần diệt virus để đảm bảo các thông tin lưu giữ trên máy không bị virus xâm nhập và phá hoại.
- Công tác xử lý thông tin .
Để nâng cao tính chủ động của cán bộ VP BCN trong việc xác định độ tin cậy của thông tin bên cạnh phương pháp xác định độ tin cậy dựa vào nguồn cung cấp và báo cáo thẩm định của các cán bộ chuyên môn, các cán bộ VP cũng cần phải trang bị cho mình kiến thức về lĩnh vực mình hoạt động. Cụ thể, cán bộ phụ trách giúp việc LĐB quản lý ngành công nghiệp nào nên thường xuyên đọc báo, tạp chí, sách chuyên ngành để cập nhật thông tin về ngành công nghiệp đó, làm quen với các từ ngữ, thuật ngữ chuyên ngành, nắm được những khái niệm, kiến thức cơ bản . Từ đó nâng cao hiểu biết, nhạy cảm trong việc phát hiện ra những thông tin trái ngược với thực tế hoặc chưa chính xác, chưa đủ độ tin cậy để kiểm định lại trước khi cung cấp cho LĐB.
Thông tin xử lý cung cấp trong các báo cáo cần được tổng hợp theo hướng phân tích, đánh giá, nhận định về tình hình chứ không chỉ mang tính liệt kê như hiện nay. Các cán bộ tổng hợp có thể yêu cầu các đơn vị chuyên môn lập báo cáo có đầy đủ phân tích tình hình, ví dụ bên cạnh liệt kê những công việc đã thực hiện và chưa thực hiện cần lý giải nguyên nhân khách quan và chủ quan cho những công việc chưa thực hiện theo kế hoạch đặt ra, bên cạnh đó có kiến nghị, đề xuất một số giải pháp để LĐB có thể nghiên cứu, phê duyệt. Những báo cáo chưa đủ chất lượng cần được trả lại cho các đơn vị và nêu rõ lý do trả lại và những yêu cầu thông tin bổ sung, thời hạn cần giao nộp lại để tổng hợp.
Các cán bộ tổng hợp nên đặt ra cho mình một số nguyên tắc trong xử lý thông tin đảm bảo thông tin cung cấp đến tay LĐB vừa ngắn gọn, xúc tích vừa phản ánh đúng thực tế khách quan . Một số nguyên tắc cán bộ tổng hợp có thể tham khảo như nguyên tắc không trùng lặp (thông tin được nhắc đi nhắc lại nhiều lần), nguyên tắc ưu tiên (chỉ những thông tin quan trọng,điển hình, nổi bật mới đưa vào báo cáo làm rõ cho cho các luận điểm trình bày), nguyên tắc thống
nhất (các thông tin phải có mối liên hệ chặt chẽ , đồng nhất không được trái ngược nhau).
- Công tác cung cấp thông tin.
Để nâng cao chất lượng của công tác thông tin , điều quan trọng các cán bộ VP cần phải xác định được mục đích của việc cung cấp thông tin và xem xét hoàn cảnh cung cấp thông tin để lựa chọn được những kênh truyền phù hợp.
Để tránh trường hợp thông tin cung cấp không đủ, còn thiếu sót thường xuyên phải bổ sung lại nhiều lần, các cán bộ phụ trách cung cấp thông tin cần nắm vững yêu cầu thông tin của LĐB, lập ra khung thông tin cần báo cáo đối với hình thức thông tin định kỳ. Đối với báo cáo công tác định kỳ nên xác định cấp độ của báo cáo, cần căn cứ vào nội dung của các cuộc họp để xây dựng báo cáo.
Báo cáo tuần cần điểm qua được tình hình hoạt động trọng tâm của Bộ trong tuần trước và phân công giải quyết những vấn đề còn vướng mắc nên có thể trình bày theo hướng liệt kê công việc.
Báo cáo tháng được tổ chức để nghe các đơn vị báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh ; kết quả thực hiện chương trình công tác tháng trước, biện pháp công tác trọng tâm tháng tới. Vì vậy, nội dung báo cáo phải đề cập tới :
- Tình hình sản xuất kinh doanh.
- Tình hình chỉ đạo, điều hành của LĐB và công tác của các đơn vị thuộc bộ.
- Kết quả thực hiện chương trình công tác tháng trước.
- Các biện pháp thực hiện công tác trọng điểm trong tháng sau.
Báo cáo quý, 6 tháng, năm được tổ chức để sơ kết, tổng kết hoạt động toàn ngành vì vậy bên cạnh lĩnh vực hoạt động của Bộ cần có báo cáo kết quả của các ngành công nghiệp. Thông tin trong báo cáo cần được phân tích, so sánh, đối chiếu với cùng kỳ trước đó để thấy được mức độ tăng trưởng hay suy giảm. Báo cáo cần đề cập đầy đủ và bổ sung thêm các vấn đề sau:
- Tình hình sản xuất kinh doanh : +Giá trị sản xuất công nghiệp
+Tình hình hoạt động trong ngành công nghiệp +Tình hình sản xuất một số sản phẩm chủ yếu + Tình hình xuất nhập khẩu
+ Một số tình hình các ngành
+ Tình hình công nghiệp địa phương
- Tình hình công tác quản lý nhà nước của Bộ: + Công tác xây dựng BQPPL
+ Công tác thanh tra, giải quyết khiếu tố + Công tác tài chính
+ Công tác đổi mới và cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước + Công tác hợp tác quốc tế
+ Công tác khoa học công nghệ.
- Các chủ trương, biện pháp chủ yếu thực hiện trong thời gian tới.
Không chỉ xác định khung thông báo cáo bằng văn bản , cán bộ nên ghi chép lại những thông tin phản hồi của LĐB lấy đó là cơ sở để thu thập và xử lý các thông tin tiếp theo. Như vậy, các cán bộ mới có thể thu thập đầy đủ thông tin, không bỏ sót bất cứ thông tin nào khi được yêu cầu cung cấp.
Ngoài các hình thức cung cấp thông tin truyền thống như trước đây, các cán bộ nên làm quen và sử dụng các hình thức mới như trao đổi qua mạng nội bộ, gửi thư điện tử có những file đính kèm. Các hình thức trao đổi này vừa tiết kiệm thời gian, công sức lại đảm bảo LĐB được cung cấp thường xuyên thông tin về công việc giải quyết tại cơ quan ngay cả khi đi công tác. Tuy nhiên, để đảm bảo bí mật, an toàn trong truyền tải thông tin qua kênh này, Trung tâm tin học cần phải nghiên cứu và nâng cao hơn nữa về độ bảo mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin được truyền tải.