Việc tổ chức tốt nguồn dữ liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của LĐB. Những công việc có liên quan đến tổ chức nguồn dữ liệu như Tiếp nhận và Quản lý văn bản đi- đến, lập hồ sơ công việc, nộp lưu công văn đi , thu thập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ, tổ chức hệ thống điện thoại trung tâm, quản trị mạng nội bộ nhìn chung đã được cơ quan bộ quan tâm và thực hiện khá tốt trong những năm gần đây.
Thông tin VP BCN cung cấp phục vụ hoạt động LĐB đến từ rất nhiều nguồn từ trong và ngoài cơ quan , với khối lượng lớn tính cả cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp đến cơ quan cấp dưới lên tới 3000
đầu mối. Thông tin đề cập đến nhiều nội dung phong phú, phức tạp. Nguồn dữ liệu được chọn lọc để cung cấp cho LĐB đã qua các khâu thu thập, xử lý của nhiều bộ phận khác nhau thuộc VP để đảm bảo thông tin đến tay LĐB phù hợp với chức năng quản lý và thẩm quyền giải quyết. Mỗi nguồn dữ liệu có những giá trị nhất định đối với việc ra quyết định quản lý của LĐB. Nguồn dữ liệu phản ánh sự kiện diễn biến tại hiện tại giúp LĐB có thể thấy được tình hình, tiến độ thực hiện công việc cùng những phát sinh mới cần phải xử lý, giải quyết kịp thời. Còn đối với nguồn dữ liệu quá khứ cung cấp những căn cứ pháp lý cho các quyết định quản lý hoặc giúp LĐB tổng kết, đánh giá tình hình, dựa vào đó các quyết định quản lý chiến lược được đưa ra. Vì vậy, không chỉ chăm lo cho việc tổ chức cơ sở dữ liệu hiện hành như tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi đến, lập hồ sơ công việc mà VP còn có những biện pháp tổ chức khoa học nguồn dữ liệu, thông tin quá khứ như thu thập, bổ sung, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ. Tài liệu lưu trữ được qua các bước phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu cơ bản như mục lục hồ sơ và sắp tới, phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ của ngành” được đưa vào sử dụng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ VP thu thập được nguồn dữ liệu chính xác,đáng tin cậy một cách dễ dàng, ít rườm rà, thủ tục. VP BCN luôn tìm cách khai thác triệt để và quản lý hiệu quả mọi nguồn cung cấp thông tin để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho nhu cầu thông tin của LĐB.