+ Các công việc đã thực hiện trong tháng. + Các công việc sẽ thực hiện tháng sau.
Thông tin về một vấn đề nằm rải rác trong các báo cáo chuyên đề, báo cáo định kỳ của các đơn vị chuyên môn, vì vậy để tổng hợp các thông tin nhỏ đó thành một hệ thống vấn đề, các cán bộ đã thực hiện như sau :
+ Tổng hợp thông tin theo một trật tự logic nhất định :
Thông tin được trình bày theo trình tự đi từ cái chung, cái khái quát đến cái riêng, cái cụ thể. Nguyên tắc này được áp dụng triệt để trong việc tổng hợp thông tin và xây dựng bố cục của báo cáo, kế hoạch cũng như trình bày từng vấn đề trong báo cáo, kế hoạch đó.
Về bố cục báo cáo, đối với các báo cáo 6 tháng , 1 năm về Tình hình thực hiện công việc cơ quan BCN , trước khi đưa ra những thông tin về kết quả công việc trong từng lĩnh vực hoạt động cụ thể , bao giờ các báo cáo cũng có phần nhận xét qua về tình hình chung. Trong
phần Tình hình chung này có nêu về các diễn biến, sự kiện trong, ngoài nước có tác động đến ngành công nghiệp và tóm tắt qua việc triển khai thực hiện các giải pháp nhằm hạn chế những tác động khách quan đó.Sau đó, báo cáo mới đưa ra các thông tin về thực hiện và kết quả công việc đạt được trong từng lĩnh vực :
1. Tình hình chung.
2.Hoạt động sản xuất kinh doanh, trong đó có :
- Giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành. - Sản phẩm chủ yếu.
- Xuất nhập khẩu
- Hoạt động chính của các ngành
3.Tình hình thực hiện đầu tư :
- Giá trị thực hiện đầu tư - Các thủ tục đầu tư.
- Sự điều chỉnh các chi phí đầu tư do tác động của tăng giá vật liệu xây dựng.
4. Công tác quản lý nhà nước.
- Những mặt làm được - Những mặt chưa làm được
Tương tự như vậy, trong chương trình làm việc, kế hoạch 6 tháng, kế hoạch năm, các cán bộ cũng tiến hành tổng hợp thông tin đi từ cái khái quát là mục tiêu chung cơ quan bộ cần đạt được rồi mới đi đến cái cụ thể là nhiệm vụ và giải pháp trong từng lĩnh vực để đạt được những mục tiêu trong kế hoạch đã đề ra :
1.Mục tiêu chung 2.Giải pháp.
- Về sản xuất kinh doanh. - Về đầu tư xây dựng.
- Về công tác quản lý nhà nước.
Việc tổng hợp, trình bày thông tin trong từng vấn đề cũng được tuân thủ theo quy tắc đi từ những điểm khái quát chung, tổng thể rồi mới đề cập đến những vấn đề cụ thể hơn, chi tiết hơn.
Ví dụ : Tại Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành và cải cách hành chính của BCN trong tháng 3/2005, phần tình hình sản xuất công nghiệp được báo cáo như sau : “Giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành tháng 03/2005 ước đạt 36271,3 tỷ đồng, tăng 13,4% so với
thực hiện tháng 3/2004, cộng chung 3 tháng đầu năm 2005, toàn ngành công nghiệp đạt 101262,9 tỷ đồng, tăng 14,4% so với cùng kỳ năm trước. Trong đó :
Khu vực quốc doanh TW tăng 8,8% (các doanh nghiệp thuộc Bộ tăng 6,6%).
Khu vực quốc doanh địa phương tăng 6,0% Khu vực ngoài quốc doanh tăng 25,5%
Khu vực có vốn đầu tư nước ngoài tăng 12,5%”.[Phụ lục]
Như vậy, báo cáo cho thấy cái nhìn tổng quát về giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành trong 3 tháng đầu năm rồi mới dẫn dắt đến giá trị sản xuất công nghiệp của từng khu vực cụ thể đóng góp vào giá trị toàn ngành.
Phần xuất nhập khẩu cũng trình bày từ kim ngạch xuất khẩu hàng hoá cả nước rồi mới đến tình hình xuất khẩu hành hoá của riêng các doanh nghiệp thuộc BCN.
Trình tự tổng hợp các vấn đề giúp đi từ cái chung đến cái riêng cho phép người sử dụng tin có được cái nhìn toàn cảnh đồng thời đánh giá được những đóng góp của ngành, của các bộ phận vào tổng thể + Bên cạnh liệt kê, trình bày thông tin , số liệu kết hợp cả so sánh, đối chiếu với các thông tin, số liệu khác.
Thông tin tổng hợp không chỉ mang tính chất phản ánh sự kiện, hiện tượng tại thời điểm hiện tại mà còn được phân tích, so sánh, đối chiếu với những thông tin trong quá khứ, giúp LĐB nhận thấy được những điểm khác biệt, sự tăng trưởng hay suy giảm trong các lĩnh vực hoạt động của Bộ, dễ dàng hơn cho việc hoạch định chiến lược tiếp theo. Đây chính là điểm khác biệt giữa tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cấp chiến lược với tổng hợp thông tin phục vụ cho các đối tượng dùng tin khác.
So sánh giúp cho việc đánh giá tình hình sâu sắc hơn phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc : các đơn vị so sánh cùng chất, cùng loại , đối tượng so sánh phải thống nhất, thời gian được so sánh phải đảm bảo cùng với thời gian đưa ra so sánh ( cùng tháng, cùng năm, cùng kỳ…). Để làm rõ bản chất và giá trị các thông tin, các cán bộ đã sử dụng những hình thức so sánh sau:
/ So sánh kết quả thực hiện trong kỳ với kết quả kỳ trước đó để thấy được bước phát triển, suy giảm , diễn biến của tình hình đồng thời kiểm định hiệu quả của các quyết định quản lý.
Ví dụ : “Kim ngạch xuất khẩu hàng hoá cả nước tháng 6 đạt 2550 triệu USD, tăng 8,2% so với tháng 6/2004, cộng chung sáu tháng đầu năm đạt 14.439 triệu USD, tăng 17,4% so với cùng kỳ”.
/ So sánh kết quả thực hiện với kế hoạch đặt ra nhằm đánh giá mức độ hoàn tất kế hoạch và chỉ tiêu phấn đấu đề ra.
Ví dụ : “…vốn đầu tư xây dựng cơ bản thực hiện trong 6 tháng đầu năm đạt 23.797 tỷ đồng, bằng 35,8% kế hoạch năm, trong đó vốn ngân sách đạt 5127 tỷ đồng, bằng 27,2% kế hoạch, vốn tín dụng đạt 1602 tỷ đồng, bằng 28,3% kế hoạch, các vốn khác đạt 17.068 tỷ đồng, bằng 40,7 % kế hoạch năm”.
/ So sánh giữa các bộ phận trong tổng thể nhằm theo dõi diễn biến từng bộ phận, nghiên cứu đóng góp của từng bộ phận vào trong tổng thể.
Ví dụ : “ Khu vực kinh tế nhà nước chuyển dịch theo hướng phù hợp hơn với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, tiếp tục giữa vai trò chủ đạo của ngành với tỷ trọng 34,3% tăng 8,7% , trong đó Doanh nghiệp nhà nước TW chiếm tỷ trọng 25,2% ( Doanh nghiệp thuộc BCN chiếm tỷ trọng 21,1%) và Doanh nghiệp địa phương chiếm tỷ trọng 9,1% giảm 2%”.
Các cách so sánh được vận dụng trong quá trình tổng hợp, phân tích thông tin được chọn lọc từ các báo cáo của các Vụ chuyên môn. Các báo cáo của các Vụ càng chi tiết, rõ ràng và chính xác càng tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ trong việc tổng hợp những thông tin chuyên ngành phức tạp nhưng lại vô cùng cần thiết đối với nhà quản lý.
- Tổng hợp thông tin theo trình tự nêu sự việc, hiện tượng – nguyên nhân – giải pháp (nếu có).
Một trong những chức năng quan trọng của VP là tham mưu, tổng hợp phối hợp cùng với các tổ chức, đơn vị thuộc bộ giúp LĐB thực hiện chức năng quản lý. Vì vậy, nhiệm vụ của VP trong công tác tổng hợp thông tin không chỉ dừng lại ở việc tóm tắt, liệt kê các thông tin nhận được từ các nguồn khác nhau để cung cấp cho LĐB mà còn phải làm rõ và lý giải nguyên nhân nảy sinh sự vật, hiện tượng đi kèm với việc tham mưu một số giải pháp cụ thể để giải quyết vấn đề. Cách tổng hợp thông tin này giúp LĐB nắm được logic của vấn đề, nhanh chóng nắm bắt tình hình sự việc và ra quyết định quản lý dựa trên sự cố vấn của VP và các phòng ban chuyên môn. Thông tin được tổng hợp theo trình tự như sau :
+ Nêu vấn đề:
/ Những mặt chưa làm được +Một số nguyên nhân chủ yếu: / Nguyên nhân khách quan. / Nguyên nhân chủ quan.
+Mục tiêu và giải pháp thực hiện.
Tuy nhiên, hiện nay, thông tin tổng hợp theo phương pháp trên mới chỉ được áp dụng trong các báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan Bộ dài hạn ( 6 tháng hay 1 năm). Hầu hết các báo cáo tuần, tháng, quý mới chỉ dừng lại ở việc liệt kê công việc đã và sẽ thực hiện chứ chưa có sự đánh giá, nhận xét,phân tích tình hình. Sở dĩ VP không thường xuyên tổng hợp thông tin theo trình tự giải quyết trọn vẹn một vấn đề như trên là do báo cáo tình hình thực hiện công việc của các đơn vị chuyên môn chưa được tốt, chưa nêu những nguyên nhân của sự việc và biện pháp để phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động của đơn vị cũng như các biện pháp khắc phục khó khăn, yếu kém đơn vị gặp phải. Vì vậy, VP không có đủ cơ sở để tổng hợp những thông tin theo phương pháp này.
Như vậy, để làm tốt công tác tổng hợp thông tin với mục đích cuối cùng là giúp cho LĐB có được những quyết định nhanh chóng và chính xác đòi hỏi VP BCN phải phát huy hơn nữa tính chủ động của mình trong việc yêu cầu, nhắc nhở các đơn vị chuyên môn chú tâm vào chất lượng báo cáo, thực hiện chế độ thông tin báo cáo thường xuyên và đầy đủ.
Trong thực tế, các cán bộ có thể kết hợp cả 4 cách tổng hợp thông tin : theo thời gian, theo không gian, theo vấn đề, theo trình tự nêu vấn đề- nguyên nhân và giải pháp đối với một báo cáo, kế hoạch dài hạn . Trong đó, tình hình công nghiệp của từng vùng lãnh thổ được báo cáo theo từng giai đoạn, đề cập đến từng vấn đề cụ thể, trong đó có đánh giá kết quả thực hiện, nguyên nhân và giải pháp. Để tổng hợp thông tin này, các chuyên viên, cán bộ tổng hợp phải phối hợp làm việc chặt chẽ với nhau, có sự bàn bạc, phân công nhiệm vụ thống nhất để tạo nên một báo cáo hoàn chỉnh không phải là sự ráp nối giữa các mẩu thông tin đã qua xử lý.
Tổng hợp và phân tích thông tin là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn, phức tạp nhưng lại là công đoạn không thể bỏ qua trong quá trình xử lý thông tin nhằm cung cấp những thông tin cô đọng , khái quát nhất cho nhà quản lý. Công việc này đòi hỏi các chuyên viên, cán bộ tổng hợp phải là người có chuyên môn nghiệp vụ cao đồng thời am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mình, có kinh nghiệm dày dặn trong việc
phát hiện và lựa chọn những thông tin chính xác, thích đáng, sắp xếp, hệ thống ,thâu tóm lại thành một vấn đề.
Từ những thông tin đã qua các bước phân loại, xác định độ tin cậy, tổng hợp và phân tích cẩn trọng trước khi cung cấp đã mang đến hiệu quả dễ nhận thấy trong hoạt động quản lý của LĐB đó là công việc được sự chỉ đạo phân công giải quyết và những quyết định quản lý được đưa ra nhanh chóng, chính xác.