) Công tác cung cấp thông tin.
2.3.1) Hình thức cung cấp thông tin.
VP đáp ứng nhu cầu thông tin của LĐB qua hai hình thức cung cấp thông tin: cung cấp thông tin định kỳ và cung cấp thông tin theo yêu cầu của LĐB.
• Thời gian cung cấp thông tin định kỳ.
Hiện nay, Quy chế làm việc của BCN vẫn chưa quy định chế độ thông tin báo cáo của các đơn vị cho LĐB , đây là một thiếu sót BCN cần phải lưu tâm. Việc thiếu đi những quy định rõ ràng , cụ thể về chế độ thông tin báo cáo của các đơn vị cho LĐB đã khiến VP gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập, tập hợp thông tin báo cáo từ các đơn vị để tổng hợp . Các quy định thời gian cung cấp thông tin
định kỳ nằm rải rác trong các nội dung của Quy chế về Chương trình công tác, Tổ chức hội họp và Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan BCN. Những thông tin định kỳ VP phải cung cấp cho LĐB bao gồm : Chương trình công tác của Bộ, Báo cáo kết quả xử lý công việc được giao, cung cấp thông tin cho những cuộc họp định kỳ, Lịch làm việc và các công văn đến hàng ngày cần trình LĐB.
- Chương trình công tác của Bộ :
+ Chương trình công tác năm : VP Bộ có trách nhiệm tổng hợp trình LĐB ký gửi VP CP đăng ký những công việc của Bộ trước ngày 15 tháng 11 hàng năm.
+ Chương trình công tác quý được trình Bộ trưởng chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý.
+ Chương trình công tác tháng trình LĐB chậm nhất ngày 25 hàng tháng.Nếu tiến độ thực hiện chương trình công tác của các đơn vị trong tháng bị chậm, VP có trách nhiệm theo dõi và báo cáo Bộ trưởng trước ngày 20 hàng tháng.
+ Chương trình công tác tuần trình LĐB duyệt và gửi các đơn vị vào chiều thứ sáu hàng tuần.
- Báo cáo xử lý các công việc được giao của các đơn vị được VP tổng hợp thành trình LĐB mỗi tuần, tháng, quý , 6 tháng và hàng năm. Đây là công tác VP vẫn tiến hành thường xuyên nhưng hiện nay vẫn chưa có quy định nào trong quy chế làm việc của Bộ đề cập tới nhiệm vụ này của VP. Các báo cáo này được trình LĐB vào các cuộc họp định kỳ của Bộ. Theo các cán bộ tổng hợp cho biết, báo cáo chính thường được gửi cho LĐB trước 10 ngày, báo cáo chuyên đề của các gửi trước 5 ngày để LĐB có đủ thời gian nghiên cứu.
- Phối hợp với các Vụ chuyên môn chuẩn bị tài liệu các cuộc họp định kỳ của LĐB : Họp sơ kết 6 tháng vào nửa đầu tháng 7; Họp tổng kết năm vào tháng Giêng hàng năm ; Họp sơ kết quý vào tuần đầu của mỗi quý; Họp giao ban tháng vào thứ hai tuần đầu của tháng ; Họp giao tuần thứ hai hàng tuần.Việc nắm được thời gian tổ chức các cuộc họp sẽ giúp VP chủ động trong việc đôn đốc, thông báo cho các đơn vị chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết cho các cuộc họp.
- Thông báo lịch làm việc hàng ngày cho LĐB.
- Tiếp nhận và chuyển giao những công văn đến hàng ngày cho LĐB xem xét giải quyết, thời hạn không quá một ngày kể từ khi công văn được đăng ký tại Văn thư Bộ. Đối với công văn có mức độ khẩn, chuyển ngay cho LĐB ngay sau khi đăng ký công văn.
Cung cấp các thông tin định kỳ một cách đều đặn của VP cho LĐB đã giúp LĐB nắm được tình hình triển khai công việc, tổng kết hoạt động của cả cơ
quan bộ trong một giai đoạn nhất định. Tuy nhiên, việc báo cáo công tác của Bộ theo định kỳ phụ thuộc rất lớn vào ý thức và sự tự giác của các đơn vị trong việc nộp báo cáo kết quả xử lý công việc cho VP tổng hợp thông tin báo cáo.
• Cung cấp thông tin theo yêu cầu của LĐB.
Cung cấp thông tin đột xuất theo yêu cầu của LĐB là công việc thường xuyên các cán bộ VP phải đảm nhiệm. Nếu những thông tin định kỳ có ý nghĩa giúp xây dựng khung chương trình làm việc và tổng kết công tác bộ thì những thông tin cung cấp theo yêu cầu của LĐB là những căn cứ, cơ sở để LĐB trực tiếp ra những quyết định , chỉ đạo giải quyết công việc hàng ngày.
Như đã trình bày ở chương 1, quản lý là hoạt động luôn biến đổi do những tác động khách quan và quyết định quản lý chủ quan của con người, để ứng phó với sự thay đổi đó, nhà quản lý luôn cần tới thông tin.Bên cạnh nhiệm vụ cung cấp những thông tin một cách định kỳ cho LĐB, các cán bộ VP cũng luôn phải sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu thông tin LĐB theo yêu cầu, không định trước. Đáp ứng những nhu cầu thông tin do yêu cầu đột xuất của LĐB mới thực sự là thước đo đánh giá hiệu quả của VP trong công tác cung cấp thông tin. Khác với thông tin cung cấp định kỳ, VP có quy định về thời gian và được chuẩn bị trước về mặt nội dung thông tin cung cấp, cung cấp thông tin theo yêu cầu phụ thuộc vào sự biến chuyển của hoạt động quản lý khó có thể lường trước. Cung cấp thông tin theo yêu cầu là công việc VP phải tiến hành thường xuyên hơn hình thức cung cấp thông tin định kỳ. Như vậy, việc đáp ứng nhu cầu thông tin của LĐB mọi lúc, mọi thời điểm một cách nhanh chóng và kịp thời mà vẫn đảm bảo chất lượng của thông tin quả thực là một thách thức đối với các cán bộ VP BCN.
Yêu cầu về thông tin của LĐB vô cùng phong phú, các cán bộ tổng hợp phải nắm chắc được nguồn thông tin cần thu thập mới có thể thực hiện tốt công tác này. Trong hoạt động quản lý, ngoài những báo cáo định kỳ, LĐB còn cần tới những thông tin báo cáo về tình hình giải quyết các công việc được giao của các Vụ chuyên môn. Ví dụ : Báo báo của Vụ TCKT về kế hoạch giám sát tài chính năm 2006 của BCN , Báo cáo kết quả kiểm tra thực trạng hàng dự trữ quốc gia tại Công ty vật liệu nổ công nghiệp.
VP lúc này nhận nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc quá trình lập báo cáo của các đơn vị, khi báo cáo hoàn tất, các đơn vị nộp về phòng Tổng hợp để kiểm tra về mặt thể thức và nội dung trước khi cung cấp cho LĐB. Ngoài ra đối với các quyết định quản lý các Vụ chuyên môn được giao nhiệm vụ giúp LĐB soạn thảo cũng phải được VP trình
LĐB không quá một ngày sau khi phòng Tổng hợp nhận được hồ sơ trình ký văn bản.
Ngoài những cuộc họp định kỳ, VP phải phối hợp với các đơn vị chuyên môn chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, các buổi làm việc để giải quyết công việc của LĐB .
Ví dụ : Họp với cơ quan cấp trên : Họp Thường vụ Quốc hội, Họp CP; Họp với các cơ quan địa phương : Làm việc với UBND tỉnh Đồng Nai về dự án đường ống Phú Mỹ và Nhà máy điện Nhơn Trạch, Họp trong cơ quan bộ để giải quyết công việc : Họp ban soạn thảo Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực dầu khí… Thông tin theo yêu cầu cũng có thể là những thông tin về tiến độ giải quyết công việc được giao của các đơn vị : đơn vị đã hoàn tất việc sửa đổi , bổ sung văn bản theo đúng sự chỉ đạo hay chưa.Thông tin về các VBQPPL làm căn cứ cho các quyết định quản lý chính xác, phù hợp với đường lối chủ trương của nhà nước. Hay những thông tin, sự kiện biến động, nổi bật có liên quan đến ngành công nghiệp. Nhìn chung thông tin được cung cấp theo yêu cầu của LĐB vô cùng phong phú. Để đáp ứng được yêu cầu về thông tin của LĐB đòi hỏi VP luôn phải theo dõi sát xao tình hình giải quyết công việc của các đơn vị chuyên môn, tổ chức cơ sở dữ liệu thật tốt như lập hồ sơ công việc, thu thập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cơ quan, thường xuyên cập nhật VBQPPL mới của các cơ quan cấp trên và của Bộ lên mạng nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng khi Lãnh đạo có yêu cầu sử dụng.