- Thông tin đầu ra.
3.2.2) Tiếp tục củng cố và ứng dụng triệt để công nghệ thông tin phục vụ cho công tác VP.
vụ cho công tác VP.
BCN luôn đi đầu trong các cơ quan quản lý TW trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ hoạt động của VP nói riêng và toàn cơ quan bộ nói chung. Mạng LAN và Website BCN cùng hệ thống các phần mềm quản lý công văn đi đến, quản lý công việc đã đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của bộ , góp phần cải cách hành chính. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm cũng có những hạn chế nhất định như đã nêu trên. Để khắc phục những
hạn chế này, VP cùng phối hợp với Trung tâm tin học có những biện pháp hoàn thiện chương trình phần mềm và hiệu quả sử dụng như sau:
- Hoàn thiện chương trình để đảm bảo việc nhập dữ liệu nhanh và chính xác, đối với các tên đơn vị, các cụm quen thuộc hay sử dụng để đăng nhập cần được mặc định cho phép gõ tắt sử dụng tiện ích như Auto text, Auto Correct như trong Word. Tất cả các máy tính cá nhân của các cán bộ VP đều phải chuyển phông chữ của chương trình từ TCVN3 sang Unicode để có thể trao đổi và truyền tải thông tin qua mạng.
- Để hỗ trợ cho công tác xử lý thông tin của các phòng ban chuyên môn, BCN cần nghiên cứu các phần mềm sử dụng trong phân tích kinh tế, tài chính; phân tích thị trường; quản lý nguồn lực; phân tích hình thái hoạt động…vừa tạo điều kiện cho các cán bộ chuyên môn tiết kiệm công sức trong xử lý thông tin chuyên ngành, vừa đảm bảo độ tin cậy và chính xác của thông tin cung cấp cho LĐB.
- Bộ phải có những quy định và kiểm tra nghiêm ngặt về việc nhập thông tin về ý kiến chỉ đạo và tình hình giải quyết công việc trên máy tính, nhằm tạo thói quen sử dụng mạng nội bộ trong cách giải quyết công việc cho các chuyên viên, khuyến khích việc trao đổi thông tin qua mạng giữa các phòng ban, đơn vị. Như vậy, cán bộ VP và các cán bộ chuyên môn sẽ giảm thiểu được những giao tiếp không cần thiết đồng thời tiết kiệm trang thiết bị, hạn chế nạn giấy tờ trong cơ quan theo đúng chỉ thị về giảm công văn giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan hành chính CP vừa ban hành tháng 4/2006.
- Các văn bản có nội dung liên quan đến nhau được lưu trên mạng nội bộ cần có sự liên kết với nhau, từ văn bản này, các cán bộ VP có thể tìm và truy cập tới những văn bản khác trong cùng một hồ sơ hoặc cùng phản ánh một vấn đề qua những từ khoá được in đậm trên văn bản để kết nối theo dạng hyper text link. Công cụ tìm kiếm văn bản trên trang điện tử BCN hiện chưa hỗ trợ chức năng này. Việc tạo liên kết giữa các văn bản sẽ giúp các cán bộ VP tìm kiếm tất cả các văn bản cùng liên quan đến một vấn đề nhanh chóng, nắm bắt thông tin toàn diện và khái quát hơn.
Hoàn thiện phần mềm tiện ích được ứng dụng trên trang điện tử BCN sẽ giúp các cán bộ VP gặp nhiều thuận lợi hơn trong việc sử dụng trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho công việc và hoạt động quản lý của LĐB.