B. BÁO CÁO CỦA CÁC ĐƠN VỊ
VỤ NĂNG LƯỢNG VÀ DẦU KHÍ
…
Qua đó, LĐB có thể dễ theo dõi và tổng kết được những công việc của mình cùng các đơn vị đã làm , đối chiếu, so sánh với chương trình công tác đã đề ra để đánh giá hiệu quả công việc trong tuần . Thông tin được trình bày một cách dễ hiểu, dễ tiếp cận, đáp ứng nhu cầu sử dụng còn phụ thuộc chủ yếu vào việc lựa chọn kênh truyền thông tin sao cho phù hợp với nội dung, tầm quan trọng và mức độ khẩn, mức độ chi tiết của thông tin cần thông báo.
Ví dụ : Thông tin về lịch làm việc, các cuộc họp, buổi làm việc được thông báo bằng văn bản vào cuối tuần trước kết hợp với thông báo trực tiếp vào đầu giờ làm việc mỗi sáng. Hai hình thức này vừa giúp LĐB nắm được toàn bộ những công việc trong tuần và nhớ được trong ngày mình phải giải quyết những việc gì.Trong khi đó, thông tin quan trọng cần có sự chỉ đạo kịp thời của LĐB khi LĐB đi công
tác lại được thông báo bằng điện thoại hoặc email để đảm bảo thông tin đến tay LĐB một cách nhanh chóng và nhận được sự phản hồi cùng ý kiến chỉ đạo, giải quyết kịp thời.
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã mang lại tính phong phú của các loại hình kênh thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin đến nhà Lãnh đạo nhưng ngược lại cũng đặt các cán bộ làm nhiệm vụ cung cấp thông tin trước những thử thách lựa chọn loại kênh truyền nào là phù hợp và đáp ứng được nhu cầu dùng tin của Lãnh đạo một cách tốt nhất.
Có thể thấy rằng, tất cả những yêu cầu về mặt nội dung, thời gian, hình thức của thông tin đều rất quan trọng và được các cán bộ VP BCN làm nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo quan tâm. Trong đó, yêu cầu về nội dung thông tin là quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định đúng đắn hay không của lãnh đạo. Chỉ khi nào đạt được những yêu cầu về thông tin đã nêu trên thì thông tin mới thực sự trở thành một nguồn lực của cơ quan và phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý.
Tiểu kết chương 1:
Phải khẳng định lại một lần nữa rằng thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng và được coi là nguyên liệu không thể thiếu cung cấp bộ máy quản lý được vận hành một cách suôn sẻ và khoa học. Thông tin trong quản lý luôn là thông tin hai chiều, trong đó có sự trao đổi qua lại giữa những người dùng tin và người cung cấp thông tin để đảm bảo quá trình thông tin được diễn ra liên tục và có hiệu quả. Thông tin được chuyển giao giữa nhà quản lý và người giữ nhiệm vụ cung cấp thông tin phải đảm bảo đầy đủ những yêu cầu về mặt chất lượng từ nội dung đến hình thức của thông tin.
Trong các cơ quan,VP chính là đơn vị đảm bảo cung cấp những thông tin có chất lượng, kịp thời và đến tay thủ trưởng, Lãnh đạo cơ quan. Vì vậy, VP còn được gọi là “cửa ngõ” hay “đầu mối thông tin”. Cách gọi VP như vậy không chỉ giới hạn chức năng của trong công tác tổ chức thông tin đơn giản dừng lại ở việc thu nhận, chuyển giao thông tin giữa các đơn vị trong nội bộ cơ quan, giữa cơ quan và các tổ chức bên ngoài mà VP còn có chức năng tổng hợp, xử lý thông tin thu thập được, đáp ứng nhu cầu sử dụng của Lãnh đạo một cách tốt nhất. Cũng giống như mọi VP khác, VP BCN cũng có chức năng thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin cho LĐB. Thực hiện chức năng này đòi hỏi VP BCN phải xác định được nhu cầu thông tin của LĐB, yêu cầu về chất lượng của thông tin cung cấp. Để đáp ứng nhu cầu về thông tin và chất lượng thông tin cần cung cấp, VP BCN phải tổ chức các bộ phận, đầu mối thu thập thông tin và có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể giữa các bộ phận và cán bộ, chuyên viên làm công tác này. Qua hiệu quả thực tế của hoạt động quản lý hay cụ thể hơn là hiệu quả của quyết định quản lý mang lại, người ta có thể đánh giá được chất lượng của thông tin LĐB được cung cấp, hiệu quả hoạt động và đóng góp to lớn của
VP BCN trong công tác đảm bảo thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý.