B. BÁO CÁO CỦA CÁC ĐƠN VỊ
2.2.2) Xác định độ tin cậy của thông tin.
Như đã trình bày ở chương 1, yêu cầu quan trọng nhất đảm bảo chất lượng của thông tin cung cấp cho nhà quản lý đó chính là tính chính xác, đáng tin cậy của thông tin. Thông tin được cung cấp đầy đủ, kịp thời nhưng không chính xác cũng không thể giúp nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn , hợp lý. Hơn nữa, thông tin không chính xác còn đưa lại những quyết định sai lầm, làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của cả cơ quan. Vì vậy, việc xác định độ tin cậy của thông tin thu thập trước khi cung cấp là công việc các cán bộ tổng hợp nhất thiết phải tiến hành để đảm bảo chất lượng thông tin cung cấp cho LĐB.
Theo quy định của Bộ, thông tin trước khi đến tay LĐB bao giờ cũng được qua sự kiểm định chặt chẽ về mặt thể thức và nội dung của các chuyên viên tổng hợp. Chuyên viên giúp việc cho lãnh đạo nào chịu trách nhiệm kiểm tra độ tin cậy của thông tin trước khi cung cấp cho lãnh đạo đó. Ví dụ : Chuyên viên giúp việc cho Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực kế hoạch sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu thường xuyên phải tiếp nhận những văn bản từ các cơ quan khác gửi đến hoặc từ các đơn vị thuộc bộ( Vụ kế hoạch, Vụ hợp tác quốc tế…) khi được yêu cầu báo cáo phải xác định mức độ chính xác, đáng tin cậy của thông tin, số liệu trên các văn bản này.
Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy rằng các cán bộ tổng hợp ở đây sử dụng những phương pháp sau để xác định độ tin cậy của thông tin :
- Xác định độ tin cậy của nguồn cung cấp thông tin .
- Tham khảo ý kiến của các chuyên viên các Vụ phụ trách chuyên môn. - Đối chiếu, so sánh thông tin cùng phản ánh một vấn đề giữa các nguồn cung cấp khác nhau.
Trong đó, hai phương pháp xác định độ tin cậy của thông tin qua độ tin cậy của nguồn cung cấp và tham khảo ý kiến của các cán bộ chuyên môn trong Vụ được các cán bộ thường xuyên sử dụng để xác định độ tin cậy của thông tin thu thập được qua nhiều hình thức khác nhau : qua văn bản, qua truyền miệng, qua mạng nội bộ và mạng Internet. Hai phương pháp này là cách xác định độ tin cậy thông tin một cách gián tiếp thông qua độ tin cậy nguồn cung cấp và ý kiến
của các chuyên gia. Đây là thao tác bắt buộc các cán bộ tổng hợp phải tiến hành để kiểm định độ chính xác và tin cậy của thông tin trước khi cung cấp.
• Xác định độ tin cậy của nguồn cung cấp thông tin :
Xác định độ tin cậy của nguồn cung cấp thông tin ở đây mới chỉ đảm bảo phần nào độ chính xác của thông tin được cung cấp. Những nguồn thông tin đáng tin cậy thường cung cấp những thông tin chính xác, có căn cứ, phản ánh sự việc hiện tượng đúng theo thực tế khách quan, không xuyên tạc và bóp méo sự thật. Những nguồn thông tin đáng tin cậy là những nguồn có đầy đủ căn cứ pháp lý, được cơ quan nhà nước quy định, chứng nhận có thẩm quyền cung cấp những thông tin đó.
- Đối với thông tin là tài liệu văn bản :
Trên thực tế, việc xác định độ tin cậy của nguồn cung cấp thông tin bằng văn bản đến được tiến hành ngay từ khâu tiếp nhận văn bản ở bộ phận Văn thư Bộ.
Để kiểm tra độ tin cậy của nguồn cung cấp thông tin từ các văn bản gửi đến cơ quan bộ , các cán bộ phải kiểm tra đầy đủ các yếu tố thể thức của văn bản bao gồm : tên tác giả văn bản xem xét mối quan hệ giữa cơ quan đó với BCN để xác định cơ quan đó có trách nhiệm và thẩm quyền cung cấp những thông tin trong văn bản hay không. Ví dụ : Thông tin từ CP, VPCP là nguồn thông tin chỉ đạo đáng tin cậy. Sau đó, tiến hành xem xét văn bản có đến đúng hạn, ngày đến có cách xa so với ngày tháng trên văn bản hay không để đảm bảo những thông tin trong văn bản là chính xác, không lạc hậu phản ánh đúng tình hình thực tế . Đặc biệt, những yếu tố đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy của nguồn cần phải được kiểm tra cặn kẽ, đó là chữ ký của thủ trưởng và dấu cơ quan ban hành văn bản. Những văn bản đáng tin cậy là những bản chính, bản gốc có chữ ký tươi và dấu đỏ hoặc là bản sao được xác nhận có giá trị như bản chính của cơ quan ban hành . Fax được gửi tới cơ quan chỉ được coi là văn bản thông báo tạm thời những tình hình khẩn cấp cần sự chỉ đạo của LĐB, các cán bộ có thể gọi điện kiểm tra xem có phải cơ quan đó gửi Fax đến bộ hay không và yêu cầu nhanh chóng gửi văn bản chính thức có đầy đủ yếu tố thể thức để đảm bảo độ tin cậy của thông tin được thông báo. Đối với những văn bản từ các đơn vị trong cơ quan giúp LĐB soạn thảo trước khi trình LĐB ký duyệt, các chuyên viên tổng hợp ngoài việc kiểm tra về mặt thể thức văn bản theo Quyết định số 4162/QĐ- BCN của Bộ trưởng BCN ngày 21 tháng 12 năm 2005 v/v Ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của BCN, để đảm bảo độ tin cậy về mặt nội dung, các cán bộ phải kiểm tra văn bản trình ký có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị soạn thảo ở sau chữ cuối
cùng của phần nội dung. Chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị đảm bảo nội dung văn bản do chuyên viên soạn thảo đã được Lãnh đạo đơn vị thông qua trước khi trình LĐB ký.Như vậy, thông tin đã qua sự kiểm định về mặt chính xác và tin cậy của người có hiểu biết sâu sắc về chuyên môn, nghiệp vụ.
Ví dụ : Quyết định số 1140/QĐ-BCN ngày 04 tháng 5 năm 2006 do Vụ Tài chính kế toán giúp Bộ trưởng soạn thảo v/v Xác định giá trị phồn vốn nhà nước và phê duyệt quá trình công tác cổ phần hoá của Công ty tư vấn thiết kế và dịch vụ đầu tư tại thời điểm chuyển sang công ty cổ phần hoá . Bản dự thảo Quyết định có chữ ký nháy của Vụ trưởng Vụ Tài chính kế toán và phiếu trình giải quyết công việc Vụ trưởng có ghi ý kiến : “ Vụ Tài chính kế toán đã sửa đổi, bổ sung điều 4 trong Quyết định về thực hiện bàn giao LD Nguyễn Du. Kính trình Thứ trưởng duyệt”. Như vậy, văn bản đã được sửa đổi, bổ sung và có xác nhận của Lãnh đạo đơn vị nên những thông tin trong văn bản là thông tin đáng tin cậy, phù hợp với sự chỉ đạo của LĐB.
Việc xác định độ tin cậy của thông tin trong tài liệu lưu trữ gặp ít khó khăn và phức tạp hơn so với các thông tin từ nguồn cung cấp khác bởi trước khi được đưa vào khai thác, sử dụng, tài liệu đã qua bước tổ chức khoa học, trong đó khâu xác định giá trị của tài liệu lưu trữ được các cán bộ quan tâm,tiến hành một cách cẩn trọng. Những tài liệu lưu trữ thực sự có giá trị, đảm bảo đầy đủ cơ sở pháp lý của thông tin trong tài liệu mới được giữ lại phục vụ cho khai thác sử dụng. Tuy nhiên, việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ mới chỉ được tiến hành bởi các cán bộ lưu trữ chứ chưa có sự phối hợp của các cán bộ phụ trách công việc chuyên môn của các Vụ vì vậy cũng ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng và độ tin cậy của tài liệu đưa vào sử dụng. - Đối với những thông tin được thu thập qua truyền miệng, đặc biệt là hình thức trao đổi thông tin qua điện thoại, thông tin có độ tin cậy không cao do không trực tiếp gặp được người cung cấp thông tin vì vậy cách tốt nhất để đảm bảo độ tin cậy của thông tin đó là các cán bộ phải tìm hiểu và nắm chắc chức năng , nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận trong và ngoài cơ quan để có thể tìm chính xác người cung cấp thông tin đáng tin cậy. Cụ thể, các cán bộ cần biết người cung cấp thông tin cho mình là ai, chức danh , chức năng, nhiệm vụ của người đó để xem xét liệu người đó có trong tay thông tin mình cần hay không. Các cán bộ có thể xin sự chỉ đạo trực tiếp của LĐB hoặc hỏi đồng nghiệp xung quanh để biết được người có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy.
Ví dụ : Tại Vụ Công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm, các chuyên viên cán bộ được phân công phụ trách các ngành công nghiệp nhẹ khác nhau, bao gồm : Chuyên viên phụ trách ngành dệt, may, da, giày ;
Ngành sành sứ thuỷ tinh, nhựa; Ngành Rượu, bia , nước giải khát… khi Lãnh đạo có yêu cầu cho biết tinh hình thẩm định giấy phép kinh doanh đối với nước khoáng DAKAI thuộc Công ty Bia Rượu Sài Gòn được tiến hành đến đâu, cán bộ tổng hợp có thể gặp trực tiếp hoặc gọi điện cho chuyên viên chính trực tiếp phụ trách ngành rượu, bia, nước giải khát để có được thông tin báo cáo sát thực và chính xác nhất.
- Đối với các thông tin khai thác từ mạng nội bộ, mạng Intranet hoặc mạng Internet :
Trao đổi và khai thác thông tin qua mạng nội bộ của cơ quan và mạng Internet đã dần trở thành thói quen của các cán bộ VP BCN. Nguồn cung cấp này mang lại thông tin vô cùng phong phú và đa dạng, có thể đáp ứng mọi nhu cầu tìm tin của các cán bộ. Tuy nhiên, độ tin cậy của thông tin qua nguồn cung cấp này không cao vì vậy để khai thác và sử dụng nguồn thông tin này phục vụ hoạt động quản lý luôn đặt ra yêu cầu phải xác định độ tin cậy của các trang Web được truy cập. Để xác định độ tin cậy của các trang Web, các cán bộ căn cứ vào các yếu tố sau :
- Trang Web do cá nhân, cơ quan, tổ chức sáng lập, thiết kế phải được cấp giấy phép cung cấp thông tin, thiết lập trang tin điện tử trên Internet củaCục báo chí - Bộ Văn hoá thông tin . Ngoài trang thông tin nội bộ của BCN, trang Công nghiệp Việt Nam thuộc bản quyền của BCN do Trung tâm tin học thiết kế và các Website liên kết trên hai trang này ( Trang tin điện tử của CP, Đảng Cộng sản Việt Nam, của các Bộ, cơ quan ngang bộ khác…), mọi trang thông tin khác kể cả trong và ngoài nước được cán bộ sử dụng để lấy thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội trong và ngoài nước đều phải được làm rõ cá nhân, cơ quan nào chịu trách nhiệm về mặt nội dung trang Web đó, trang Web có được cấp giấy phép lưu hành của hay không. Ví dụ : Trang tin nhanh Vnexpress thuộc cơ quan chủ quản là Bộ Khoa học Công nghệ, được cấp giấy phép của Bộ Văn hoá thông tin và là trang báo điện tử có nhiều độc giả nhất Việt Nam, vì vậy những thông tin trên trang báo này là khá tin cậy và cập nhật, có thể dùng làm nguồn tham khảo.
- Những thông tin được đưa lên trang Web được thu thập dựa trên cơ sở thực tiễn nào : qua điều tra, phỏng vấn trực tiếp hay phát hành lại từ một Website khác, trong trường hợp thông tin được lấy từ trang Web khác phải kiểm tra lại độ tin cậy của trang cung cấp thông tin gốc.
- Kiểm tra ngày cuối cùng trang Web được cập nhật để đảm bảo trang Web có được cập nhật thường xuyên và liên tục, thông tin thu thập được là thông tin mới nhất. Những trang Web có cơ quan chủ quản đáng tin cậy, được cấp giấy phép lưu hành nhưng không thường xuyên được cập nhật, thông tin lấy trên trang đó có thể lạc hậu, không đáp ứng nhu cầu của người tìm tin.
Độ tin cậy của thông tin phụ thuộc rất lớn vào độ tin cậy của nguồn cung cấp. Việc kiểm tra thông tin cần thiết được thu thập từ cơ quan, tổ chức, cá nhân đáng tin cậy và có trách nhiệm, thẩm quyền cung cấp góp phần đảm bảo độ tin cậy của nội dung thông tin được cung cấp.
• Xác định độ tin cậy của thông tin qua tham khảo ý kiến của các cán bộ chuyên môn:
Xác định độ tin cậy của nguồn cung cấp thông tin mới chỉ là bước ban đầu cần thiết phải tiến hành đối với mọi thông tin thu thập được. Nhiều thông tin cung cấp phục vụ hoạt động của LĐB có nội dung phức tạp, đi sâu vào chuyên ngành yêu cầu cần có hiểu biết và kiến thức chuyên môn về ngành công nghiệp mới có thể phân tích, xác định độ chính xác và tin cậy của thông tin .
Ví dụ : Thông tin, số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thuộc Bộ hay thông tin về tỷ trọng ngành công nghiệp đóng góp vào GDP cả nước cho thấy sự chuyển dịch cơ cấu công nghiệp trong ngành và trong thành phần kinh tế.
Lúc đó, các cán bộ VP cần tham khảo ý kiến của các chuyên viên phụ trách chuyên môn của các Vụ có chức năng giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước các ngành công nghiệp. Các cán bộ có thể xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp từ LĐB về việc giao cho các Vụ phụ trách chuyên môn điều tra, khảo sát, phân tích tình hình. Sau đó, các Vụ chuyên môn có trách nhiệm nộp cho phòng Tổng hợp báo cáo kết quả điều tra, khảo sát và bản thuyết minh cho phương thức thực hiện điều tra, khảo sát, tính toán ra các số liệu được yêu cầu kiểm tra độ tin cậy để cung cấp cho LĐB.
Từ đây, các cán bộ tổng hợp mới tiến hành kiểm tra căn cứ pháp lý lập báo cáo, sự giải trình về các thông tin, số liệu được trình bày trong báo cáo có hợp lý và chặt chẽ , hợp logic và tuân thủ quy định chặt chẽ về thông tin báo cáo hay không.
Ví dụ: Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin trong “Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án Quy hoạch phát triển điện lực tỉnh Sóc Trăng giai đoạn 2006-2010 có xét đến 2015”, các cán bộ Tổng hợp phải thu thập được đầy đủ các văn bản có liên quan đến báo cáo khả thi này do Vụ Năng lượng Dầu khí cung cấp. Các đó có chứa ý kiến, nhận định, phân tích của các chuyên viên phụ trách chuyên môn. Dựa vào Bản thuyết minh chung của Vụ Năng lượng Dầu khí , các cán bộ tổng hợp có thể xác định được :
+ Quyết định số73/2006/QĐ-TTg của TTCP ngày 04 tháng 4 năm 2006 v/v Phê duyệt quy hoạch tổng thể phát triển các ngành công nghiệp Việt Nam theo các vùng lãnh thổ đến 2010, tầm nhìn đến 2020;
+ Quyết định số 42/2005/QĐ-BCN của Bộ trưởng BCN ngày 30 tháng 12 năm 2005 v/v Quy định nội dung, trình tự, thủ tục lập và thẩm định quy hoạch điện lực.
- Những văn bản khác liên quan :
+ Công văn số 12/TTr-UBT của UBND tỉnh Sóc Trăng ngày 21 tháng 10 năm 2005 v/v xin phê duyệt quy hoạch phát triển điện lực giai đoạn 2006-2010, có xét đến 2015 .
+ Công văn số 6480/CV-EVN-KH của TCT Điện lực Việt Nam ngày 13 tháng 12 năm 2005 v/v Kế hoạch quy hoạch phát triển điện lực giai đoạn 2006-2010, có xét đến 2015.
- Báo cáo kết quả điều tra, khảo sát nguồn và lưới điện hiện tại của tỉnh, dự báo nhu cầu điện, nhận xét về kết quả tính toán nhu cầu điện. Trình bày cơ sở tính toán, thiết kế các bản đồ lưới điện…
Từ những văn bản làm cơ sở pháp lý cho việc lập báo cáo nghiên cứu khả thi và sự giải trình về kết quả nghiên cứu, giải trình cơ sở hình