Xây dựng và hoàn thiện những Quy định chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin.

Một phần của tài liệu CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VP BCN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB (Trang 91 - 93)

- Thông tin đầu ra.

3.2.1) Xây dựng và hoàn thiện những Quy định chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin.

công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin.

Xây dựng và hoàn thiện thể chế, quy định là một trong những yêu cầu quan trọng nhất để công tác này đi vào hoạt động quy củ và nghiêm túc. Xây dựng những quy định cụ thể và rõ ràng còn giúp cho các cán bộ có cơ sở , hướng dẫn thực hiện , biết được nhiệm vụ của mình yêu cầu của công việc đặt ra và cách thức tiến hành công việc đó.

Các quy định chỉ đạo, hướng dẫn VP trong việc thực hiện công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần phải được xây dựng rõ ràng và cụ thể.Hiện nay, việc quy định nhiệm vụ và vai trò của VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin được quy định rải rác tại Quy chế làm việc của BCN trong từng hoạt động riêng lẻ của cơ quan BCN.Nhiệm vụ này còn được quy định chưa rõ ràng và mờ nhạt. Vì vậy, trong mỗi công tác của bộ có sự góp mặt của VP trong việc chuẩn bị thông tin, tài liệu phục vụ hoạt động của LĐB hay của cơ quan nên có một phần riêng quy định rõ trách nhiệm của VP hoặc Chánh VP. Trong đó có quy định cụ thể về những công việc cụ thể VP phải tiến hành, nếu cần có thể cần quy định về cách thức tiến hành.

Ví dụ : Trong công tác kiểm tra về mặt thủ tục, thể thức và nội dung văn bản của các đơn vị chuyên môn trước khi trình ký, Quy chế nên có những quy định về cách thức thẩm tra về mặt thủ tục như : Nếu hồ sơ đề án, công việc trình không đúng theo quy định VP bộ thông báo các đơn vị trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng biết. Về mặt thể thức, nếu nội dung đề án, công việc trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ trưởng hoặc hồ sơ chưa có đủ văn bản làm căn cứ để có thể ra quyết định, VP trả lại văn bản cho đơn vị trình và nêu rõ lý do trả lại.Về nội dung, nếu thông tin trong văn bản trình ký còn có những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau về quan điểm xử lý giữa các đơn vị có liên quan, VP bộ có thể gửi văn bản lấy thêm ý kiến các đơn vị khác để xử lý và báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực quyết định.

Hay trong công tác chuẩn bị hội họp, các quy định cũng không nên dừng lại ở nhiệm vụ chung chung của VP như “VP phối hợp với các đơn vị chuyên môn chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp” mà cần quy định tách biệt riêng nhiệm vụ của VP bao gồm : thông báo cho những đơn vị những báo cáo cần thiết phải chuẩn bị, những báo cáo nào cần thông qua LĐB bộ duyệt trước khi báo cáo tại cuộc họp, in ấn tài liệu, ghi biên bản trong cuộc họp, tổng hợp báo cáo LĐB về kết quả thực hiện kết luận của cuộc họp đó. Như vậy, công việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP mới được quy định cụ thể trong từng giai đoạn tổ chức cuộc họp từ khâu chuẩn bị, trong khi họp và kết thúc cuộc họp.

Để tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin an toàn, bảo mật, BCN cần xây dựng quy chế cụ thể về phân quyền sử dụng, truy cập mạng LAN đối với từng nhóm đối tượng sử dụng trong cơ quan. Các nhóm đối tượng có thể được chia ra như sau:

Bộ trưởng và thư ký giúp việc bộ trưởng, Trưởng phòng Tổng hợp được xem các công việc của toàn cơ quan Bộ, công việc của Thứ trưởng giao đến các đơn vị, xem nội dung giải quyết cùng quá trình chỉ đạo công việc.

Thứ trưởng và chuyên viên giúp việc thứ trưởng : Xem các công việc của Thứ trưởng giao đến đơn vị phục trách, Ý kiến chỉ đạo chuyển công văn đến thành công việc cho các đơn vị, Xem nội dung giải quyết và quá trình chỉ đạo giải quyết các đơn vị mình phụ trách.

Văn thư cơ quan và cán bộ tổng hợp giữ kiêm văn thư phòng Tổng hợp được truy cập phần mềm Quản lý văn bản đi – đến.

Như vậy mới đảm bảo thông tin được cung cấp cho đúng người đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết, không bị thất thoát, sửa chữa, thay đổi bởi những người không có thẩm quyền xử lý.

VP BCN cần nhanh chóng hoàn chỉnh Dự thảo Quy chế làm việc mới trình LĐB phê duyệt sao cho phù hợp với ý kiến chỉ đạo của CP về Quy chế làm việc của Bộ, cơ quan ngang Bộ và cơ quan trực thuộc CP mới được ban hành 12/2005. Trong đó, cần chính thức hoá vai trò của VP trong việc tổng hợp thông tin, xây dựng chương trình làm việc của Bộ, chuyển vai trò này từ Vụ Kế hoạch sang VP nhằm làm tăng chức năng, nhiệm vụ của VP đồng thời khẳng định VP BCN chính là nơi tổng hợp, tham mưu, xây dựng chương trình kế hoạch làm việc cho LĐB và cả cơ quan Bộ.

Với những quy định đề cập cụ thể như trên, các cán bộ VP có thể dễ dàng hơn trong việc thực hiện công việc của mình, tránh những sai sót không đáng có do thiếu những quy định về trách nhiệm của VP trong công tác đảm bảo thông tin phục vụ LĐB.

Thứ hai, cần phải bổ sung những quy định về chế độ thông tin báo cáo làm căn cứ, cơ sở để VP thực hiện nhiệm vụ báo cáo lên LĐB và đôn đốc các đơn vị chuyên môn nộp các báo cáo cần thiết để tổng hợp.

Hiện nay, trong quy chế của Bộ chưa có quy định nào về chế độ thông tin báo cáo cũng như thời hạn gửi thông tin báo cáo của các đơn vị chuyên môn về VP tổng hợp để trình LĐB . Đây là một hạn chế cần phải khắc phục ngay để đảm bảo công tác cung cấp thông tin cho LĐB được diễn ra thường xuyên, thống nhất, thông tin đảm bảo được tổng hợp đầy đủ, khái quát tình hình thực hiện công tác của toàn cơ quan BCN.

Quy định chế độ thông tin báo cáo cần đề cập đến các cấp báo cáo : Thứ trưởng báo cáo Bộ trưởng, các đơn vị báo cáo LĐB cùng nội dung thông tin cần báo cáo bao gồm : các thông tin về hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ, thông tin về hoạt động của ngành công nghiệp. Đặc biệt cần có quy định rõ ràng : Các đơn vị có trách nhiệm gửi báo cáo định kỳ về tình hình công tác cho VP để tổng hợp báo cáo lên LĐB. Thời hạn cung cấp thông tin báo cáo của các đơn vị cho VP và thời hạn xử lý, tổng hợp thông tin của VP cho LĐB cũng cần được quy định thêm, tránh tình trạng kéo dài thời gian xử lý,đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý. Trong công tác chuẩn bị tài liệu, báo cáo trong các cuộc họp trình LĐB, cần quy định thời hạn tối đa các đơn vị phải nộp báo cáo về VP, ví dụ trước ít nhất 10 ngày để VP hoàn tất thủ tục trình LĐB.

Thứ ba, cần xây dựng các hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP.

Công tác này hiện vẫn được thực hiện chủ yếu dựa vào tinh thần tự giác và ý thức trách nhiệm của cán bộ. Vì vậy, chắc chắn vẫn không tránh khỏi những sai phạm trong công việc do chưa chấp hành những quy định đã đề ra, đặc biệt trong một số công tác như tiếp nhận chuyển giao văn bản đúng thời hạn, lập hồ sơ công việc, nộp hồ sơ, tài liệu của cán bộ VP vào lưu trữ cơ quan…Vì vậy, VP cần có những quy định về chế độ khen thưởng đối với những cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ để động viên, khuyến khích và ghi nhận sự đóng góp công sức của họ vào trong công việc. Bên cạnh đó, cũng cần có những biện pháp xử lý đối với những trường hợp không chấp hành đúng theo quy chế : nhẹ có thể nhắc nhở, trừ vào lương, thưởng, vi phạm nghiêm trọng để xảy ra hậu quả nặng nề có thể bị cho nghỉ việc, đền bù thiệt hại…Coi việc hoàn thành tốt công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý LĐB là một tiêu chí để xét thi đua khen thưởng không chỉ được áp dụng với các cán bộ VP mà toàn thể các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan bộ để nhanh chóng chấm dứt tình hình chậm trễ trong việc nộp thông tin báo cáo và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Việc xây dựng các quy chế làm việc, quy định, chế độ thông tin báo cáo cần phải được lấy ý kiến đóng góp từ toàn bộ các đơn vị trong cơ quan bộ nhằm hoàn chỉnh , bổ sung quy chế trở nên hợp lý, đảm bảo sự thống nhất và chấp hành nghiêm chỉnh, tự giác sau khi các quy định được ban hành.

Một phần của tài liệu CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VP BCN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB (Trang 91 - 93)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(100 trang)
w