B. BÁO CÁO CỦA CÁC ĐƠN VỊ
2.2.1) Phân loại thông tin.
Phân loại thông tin là bước đầu tiên của quá trình xử lý thông tin và là bước mọi bộ phận, cán bộ thuộc VP BCN phụ trách công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý của LĐB đều phải thực hiện.
Phân loại thông tin chính là việc tách riêng những thông tin có đặc điểm chung ( cùng phản ánh một vấn đề, một lĩnh vực,cùng có mức độ cấp thiết cần phải thông báo…) thành một nhóm để phân biệt với những nhóm thông tin khác. Mục đích của việc phân loại thông tin là để nhận ra giá trị đích thực của thông tin : thông tin chỉ đạo hay thông tin báo cáo, thông tin quan trọng hay thông tin chỉ mang tính thông báo để biết. Qua đó, những vấn đề được phản ánh qua thông tin thu thập được cũng được làm rõ.
Thông tin được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm, nội dung, hình thức thông tin và yêu cầu dùng tin. Thông tin được phân loại theo lĩnh vực hoạt động : thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội. Phân loại theo thời gian: Thông tin phản ánh quá khứ, thông tin hiện tại, thông tin dự đoán tương lai. Phân loại theo kênh thông tin : Thông tin tài liệu, văn bản, thông tin truyền miệng, thông tin qua mạng Internet… Có rất nhiều cách thức phân loại thông tin, điều quan trọng là mỗi cán bộ, mỗi bộ phận phải chọn cho mình một cách phân loại phù hợp nhất trên cơ sở nhiệm vụ được giao.Với khối lượng thông tin lớn đến từ nhiều nguồn và nội dung vô cùng phong phú, VP nhất thiết phải tiến hành phân loại thông tin, tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành các bước như xác định độ tin cậy, lựa chọn, sắp xếp, tổng hợp và hệ thống hoá thông tin trước khi cung cấp.
Ví dụ : Sau khi tiếp nhận công văn đến, các công văn được phân loại theo mức độ khẩn của công văn sẽ giúp cán bộ VP lựa chọn, xác định được những công văn cần thông báo trước và trình tự thông báo những công văn đó cho LĐB: thông tin khẩn, quan trọng được thông báo trước những thông tin thường và ít quan trọng hơn. Phân loại theo kênh thông tin sẽ giúp cán bộ VP xác định được phương pháp xác định độ tin cậy của thông tin bởi mỗi kênh thông tin có mức độ tin cậy và cách xác định khác nhau, phương pháp xác định độ tin cậy của kênh thông tin tài liệu văn bản phải khác với phương pháp xác định độ tin cậy của kênh thông tin truyền miệng.
Cụ thể, các bộ phận, đầu mối thông tin thuộc VP BCN tiến hành phân loại thông tin theo các tiêu chí sau:
• Bộ phận Văn thư Bộ:
Văn thư Bộ nơi đầu tiên tiếp nhận mọi thông tin cần cung cấp cho LĐB. Công văn gửi cho LĐB bao gồm nhiều thể loại, từ nhiều cơ
quan gửi đến ở trong tình trạng lộn xộn. Tại bộ phận văn thư, công văn qua các bước phân loại của cán bộ văn thư và phân loại sơ bộ của Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ.
Cán bộ phụ trách công văn đến tiến hành phân loại công văn theo công văn gửi đích danh cá nhân, đơn vị thuộc Bộ và công văn cần có ý kiến chỉ đạo của LĐB. Loại gửi đích danh cá nhân, đơn vị thuộc Bộ sau khi đăng ký được chuyển trực tiếp vào ô nhận công văn của đơn vị đó. Đối với loại gửi LĐB, văn thư tiếp tục phân loại công văn theo các khối cơ quan gửi đến, theo mức độ khẩn và mức độ mật của công văn.
- Trước hết, công văn được phân theo khối cơ quan: + Các Bộ, cơ quan ngang Bộ
+ Đảng đoàn
+ Khối cơ quan địa phương ( bao gồm công văn các UBND, HĐND, Sở Công nghiệp…)
+ Khối doanh nghiệp ( Doanh nghiệp, TCT, Công ty, Trường thuộc Bộ quản lý)
+ Khối cơ quan ngoài ngành ( Các cơ quan, Tổ chức chính trị xã hội khác)
+ Khối nước ngoài ( Đại sứ quán các nước tại Việt Nam, Tổng lãnh sự quán, VP đại diện nước ngoài đóng tại Việt Nam…)
+ VP CP.
Cách phân loại này dựa trên nguồn gửi văn bản đến cơ quan BCN. Trong đó CP là cơ quan quản lý cấp trên của BCN, BCN thường xuyên tiếp nhận thông tin chỉ đạo trực tiếp từ VPCP nên số lượng công văn đến hàng ngày chiếm số lượng lớn, được phân loại ra một khối cơ quan riêng biệt.
Sau đó công văn lại tiếp tục được phân loại theo mức độ mật và mức độ khẩn. Công văn khẩn được để vào cặp màu đỏ có dán nhán “ Công văn trình Lãnh đạo VP xử lý gấp” được ưu tiên trình Lãnh đạo VP trước những công văn thông thường khác.
Đối với tập công văn đi, Văn thư phụ trách công văn đi phân loại và sắp xếp văn bản theo tên loại văn bản và thời gian ban hành văn bản:
Ví dụ : Tập Quyết định Quy phạm pháp luật của BCN tháng 4/2006 Tập Quyết định cá biệt của BCN tháng 4/2006
Tập công văn thường của BCN tháng 4/2006 Tập công văn mật của BCN tháng 4/2006.
Việc phân loại công văn lưu như trên giúp cho việc tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi khi có yêu cầu sử dụng.
Công văn đến sau khi làm thủ tục đăng ký được chuyển cho Trưởng phòng Văn thư – lưu trữ có nhiệm vụ giúp Chánh VP tiến hành phân loại sơ bộ, loại bớt những công văn không cần thiết trình LĐB , có thể gửi trực tiếp cho các Vụ chuyên môn xử lý. Lúc này , công văn được phân loại ra thành những công văn gửi tới các đơn vị chuyên môn trực tiếp xử lý và công văn cần trình LĐB để xin ý kiến chỉ đạo của Chánh VP.
• Lãnh đạo VP:
Mục đích phân loại công văn của Chánh VP nhằm phân công văn đến cụ thể đến từng đơn vị thuộc bộ và từng đồng chí LĐB xử lý. Đối với những công văn đến cần trình LĐB được Chánh VP phân loại theo thẩm quyền giải quyết công việc của mỗi thành viên LĐB. Dựa vào sự phân công trong LĐB, Chánh VP đọc nội dung công văn, xem xét công văn đề cập tới lĩnh vực, vấn đề, phạm vi địa lý quản lý ngành công nghiệp của LĐB nào thì ghi Phiếu xử lý công văn chuyển cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng đó. Công văn sẽ được chia :
- Công văn trình Bộ trưởng. - Công văn trình các Thứ trưởng. - Công văn trình toàn bộ LĐB
LĐB được phân công quản lý công nghiệp theo lĩnh vực hoạt động, các ngành công nghiệp và theo địa giới hành chính vì vậy các tiêu chí Chánh VP kết hợp sử dụng để phân loại công văn là nội dung vấn đề công văn đề cập, điạ điểm sản sinh công văn và tác giả ban hành văn bản.
Ví dụ : Những công văn cần trình Bộ trưởng :
Các công văn đề cập đến các lĩnh vực chiến lược, quy hoạch và cân đối lớn trong phát triển công nghiệp; tổ chức - cán bộ, thanh tra, pháp chế; cải cách hành chính; thi đua - khen thưởng - kỷ luật ; Công văn đề cập đến ngành Năng lượng, Dầu khí; Điện lực, các chương trình kỹ thuật-kinh tế về tự động hoá và công nghệ vật. Công văn do 3 tỉnh Bình Định, Phú Yên, Khánh Hoà và 11 tỉnh, thành phố duyên hải miền Trung và Tây Nguyên trực thuộc TW ( Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên - Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Ninh Thuận, Kon Tum, Gia Lai, Đắk Lắk, Đắc Nông).
Việc phân loại công văn này đòi hỏi Lãnh đạo VP phải nắm vững được chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan cũng như trách nhiệm, thẩm quyền xử lý công việc của từng đồng chí LĐB mới đảm bảo chuyển công văn đến đúng người, đúng địa chỉ có trách nhiệm giải quyết .
• Phân loại thông tin do các chuyên viên phòng Tổng hợp tiến hành còn phức tạp và tỉ mỉ hơn rất nhiều. Việc sử dụng tiêu chí nào để phân loại thông tin còn tuỳ thuộc vào nội dung thông tin đề cập và yêu cầu cung cấp thông tin của LĐB.
Đối với những công văn đến yêu cầu cung cấp hàng ngày nhận được sau khi có sự phân công xử lý của Chánh VP, các chuyên viên tổng hợp giúp việc cho vị LĐB sẽ nhận công văn cần trình LĐB đó và tiến hành phân loại. Tiêu chí phân loại đầu tiên các cán bộ sử dụng là phân loại công văn theo tầm quan trọng và mức độ khẩn của thông tin cần báo cáo. Theo đó, công văn đến được phân loại thành hai nhóm :
- Nhóm công văn quan trọng, mức độ khẩn cần báo cáo xử lý gấp, bao gồm:
+ Những thông tin quan trọng, đề cập đến những vấn đề nổi cộm đang trong quá trình xử lý mà Lãnh đạo cần được thông báo thường xuyên.
Ví dụ : Công văn đề cập đến tiến trình hoạt động Ban Quản lý dự án thuỷ điện Sơn La về tình hình di dân tái định cư.
+ Những văn bản có dấu Khẩn, Thượng khẩn, Hoả tốc.
+ Fax gửi đến gấp để thông báo tình hình, xin phép trình văn bản chính thức sau.
+Những văn bản từ cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp có yêu cầu hạn trả lời, phúc đáp sớm.
Ví dụ : Công văn số 1096/CV-VPCP của VPCP ngày 02 tháng 3 năm 2006 v/v yêu cầu khẩn trương trình đề án điều chỉnh giá điện.
- Nhóm công văn thông thường khác: Công văn đề cập những sự việc không nghiêm trọng, chỉ để thông báo, để biết.
Phân loại thông tin theo cách này giúp các cán bộ , chuyên viên tổng hợp sắp xếp một cách hợp lý và khoa học các công văn cần trình LĐB, công văn quan trọng cần có ý kiến chỉ đạo gấp của LĐB được trình lên trước, công văn ít quan trọng hơn được sắp xếp sau đảm bảo cho tính kịp thời cho những quyết định của LĐB.
Đối với thông tin báo cáo tình hình triển khai công việc của cả Bộ được cán bộ tổng hợp từ các báo cáo của các đơn vị, tuỳ vào nội dung thông tin đề cập trong 22 báo cáo từ các Cục, Vụ , Viện, thông tin được chia theo vấn đề.
Cụ thể, Báo cáo về công tác chỉ đạo điều hành và cải cách hành chính của BCN trong tháng 6/2005 được chia thành 3 vấn đề chính : Kết quả sản xuất kinh doanh ; Công tác chỉ đạo điều hành của LĐB ;Công tác cải cách hành chính trong tháng 6/2005.
Tiếp đó, các vấn đề được chia nhỏ hơn thành các mặt hoạt động: -Kết quả sản xuất kinh doanh:
+ Sản xuất công nghiệp + Xuất nhập khẩu + Đầu tư xây dựng cơ bản.
-Công tác chỉ đạo điều hành của LĐB trong tháng 6/2005. + Hoạt động chỉ đạo điều hành của Bộ trưởng BCN. + Hoạt động chỉ đạo điều hành của các Thứ tưởng BCN. -Công tác cải cách hành chính.
+ Các công việc đã thực hiện liên quan tới CCHC trong tháng 6/2005.
+ Các công việc sẽ thực hiện liên quan tới CCHC trong tháng 7/2005.
Tuỳ vào mức độ thông tin yêu cầu được trình bày trong các báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng đầu năm và báo cáo tổng kết năm mà số lượng vấn đề báo cáo đề cập được chia nhỏ để báo cáo cụ thể hơn.
Ví dụ : Báo cáo sơ kết tình hình hoạt động ngành công nghiệp 6 tháng đầu năm, tại phần “Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh” được chia làm nhiều vấn đề cụ thể và chi tiết hơn so với nội dung này tại báo cáo tháng.
- Kết quả sản xuất kinh doanh. + Tình hình chung
+ Giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành. / TW, Địa phương
/ Khu vực kinh tế nhà nước, ngoài nhà nước, có vốn đầu tư nước ngoài. + Sản phẩm chủ yếu / Điện. /Than /Thép, sản phẩm thép … + Xuất nhập khẩu
/ Xuất khẩu : Cả nước, Các doanh nghiệp thuộc Bộ /Nhập khẩu : Cả nước, Các doanh nghiệp thuộc Bộ
+ Hoạt động chính của các ngành
/ Ngành Năng lượng – Dầu khí
/ Ngành Công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm
…
Việc phân loại thông tin giúp cho cán bộ biết được cách thức xử lý thông tin tiếp theo : thông tin được xác định giá trị như thế nào, hệ thống, sắp xếp để trình bày ra sao. Phân loại thông tin theo vấn đề còn giúp cho cán bộ tổng hợp thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, không bỏ sót bất cứ yếu tố nội dung nào cấu thành lên một vấn đề, đưa lại cái nhìn khái quát, toàn diện về sự vật, sự việc, hiện tượng cho LĐB.