B. BÁO CÁO CỦA CÁC ĐƠN VỊ
2.2.3) Tổng hợp và phân tích thông tin.
Sau khi tiến hành phân loại thông tin thành những vấn đề cụ thể, xác định độ tin cậy của thông tin đó, để thông tin trở nên hoàn chỉnh, được sắp xếp, trình bày một cách khoa học, có hệ thống đòi hỏi cán bộ phải tiến hành các bước tổng hợp thông tin.
Tổng hợp nghĩa là tập hợp đầy đủ toàn bộ những điều, những sự kiện đang còn rải rác tập trung lại làm một. Như vậy, có thể hiểu rằng, tổng hợp thông tin chính là đưa tất cả thông tin còn nằm rải rác từ nhiều nguồn khác nhau vào thành một hệ thống vấn đề, sự kiện lớn khái quát, bao trùm những thông tin nhỏ hơn. Nếu phân loại thông tin với mục đích chia nhỏ các thông tin đó ra thành các vấn đề, nội dung cụ thể để thấy được cái khung của thông tin cần tổng hợp thì ngược lại, tổng hợp chính là công việc góp nhặt, tập hợp những thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định để làm rõ từng nội dung của khung thông tin đó.
Đây là một trong những công việc khó khăn nhất trong công tác xử lý thông tin. Để có thể tổng hợp thông tin có số lượng lớn, nội dung
liên quan đến nhiều vấn đề, được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi các cán bộ phải có trình độ hiểu biết rộng, nắm được nhu cầu thông tin của Lãnh đạo và có khả năng thâu tóm, khái quát vấn đề cao.
Nhiệm vụ đặt ra cho các cán bộ tổng hợp thông tin là phải lựa chọn được những thông tin cần thiết để tổng hợp, tóm tắt và khái quát thông tin đó một cách ngắn gọn tuy nhiên vẫn phản ánh được trọn vẹn vấn đề cần cung cấp.
• Lựa chọn thông tin là bước đầu tiên của tổng hợp thông tin. Lựa chọn thông tin là chọn ra những thông tin đáp ứng yêu cầu nhất của nhà quản lý. Lựa chọn thông tin giúp cho cán bộ tổng hợp thông tin không bị rối trước khối lượng thông tin quá lớn, giới hạn được phạm vi thông tin cần tổng hợp. Kết quả mang lại là LĐB được cung cấp những thông tin có chọn lọc, không gặp phải tình trạng quá tải về thông tin , mất thời gian và công sức xử lý những thông tin dư thừa.
Để lựa chọn được thông tin trước khi tổng hợp, các cán bộ phải dựa vào những yêu cầu sau :
Yêu cầu lựa chọn thông tin để tổng hợp phải phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin của LĐB : Dựa trên yêu cầu của Lãnh đạo, các cán bộ sẽ xác định những thông tin nào cần tổng hợp thông báo, những thông tin nào không cần thiết và loại bỏ.
Ví dụ : LĐB yêu cầu cho biết về tình hình ban hành VBQPPL của BCN từ năm 2001-2005, các cán bộ nhanh chóng xác định giới hạn thông tin cần cung cấp : giới hạn vấn đề : Số lượng và chất lượng VBQPPL do bộ ban hành, giới hạn thời gian : từ năm 2001-2005, sau đó lựa chọn thông tin phù hợp qua các báo cáo tổng kết của VP. Cụ thể, các cán bộ tổng hợp phải lựa ra những thông tin sau:
- Tổng số lượng VBQPPL Bộ ban hành trong 5 năm 2001-2005. - Số lượng VBQPPL bộ ban hành trong từng năm từ 2001 đến 2005 - Nội dung chủ yếu các VBQPPL đề cập.
- Trình tự, thủ tục , thời gian ban hành có theo đúng quy định của Nhà nước và của Bộ hay không.
- Chất lượng của các VBQPPL xét cả mặt thể thức lẫn nội dung.
Khi LĐB yêu cầu cho biết về công tác thanh tra của bộ, các cán bộ phải thu thập thông tin từ Báo cáo công tác quản lý nhà nước của BCN bao gồm rất nhiều mục , trong đó công tác thanh tra cần chọn lọc ra những vấn đề sau để báo cáo:
- Số lượng cuộc thanh kiểm tra của Bộ theo chỉ đạo của CP, Tổng Thanh tra CP.
- Tình hình chấn chỉnh những sai phạm tại các đơn vị thuộc Bộ. - Công tác tiếp công dân của Thanh tra Bộ.
- Tổng số đơn khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị và số lượng từng loại.
- Nội dung khiếu nại, tố cáo, phản ánh.
- Tình hình xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo, phản ánh. - Công tác tự thanh kiểm tra của các đơn vị thuộc bộ. - Công tác đấu tranh phòng chống tiêu cực, tham nhũng.
Yêu cầu thứ hai trong lựa chọn thông tin để tổng hợp báo cáo là phải chọn thông tin mang tính mới mẻ, cập nhật. Yêu cầu của thông tin tổng hợp phải ngắn gọn , xúc tích nhưng vẫn phải nêu được những nét chính của sự việc, hiện tượng. Để làm được việc này, bước phân loại thông tin trước khi tổng hợp là vô cùng cần thiết. Việc sắp xếp, phân loại thông tin theo vấn đề có thể giúp cán bộ phát hiện ra những thông tin trùng thừa đã được tổng hợp, thông báo. Những thông tin này có thể được loại bỏ để đảm bảo hạn chế tối đa lượng thông tin không cần thiết cung cấp cho lãnh đạo.
Ví dụ : Để tổng hợp thông tin về tình hình xuất khẩu những sản phẩm công nghiệp chủ yếu, các thông tin về một số thị trường tiềm năng hàng hoá Việt Nam mới xâm nhập vào được lựa chọn để thông báo cụ thể : thị trường Hoa Kỳ, EU, Singapore, Australia, thị trường Châu Phi và Châu Đại Dương. Bên cạnh đó thông tin về một số mặt hàng mới ( gỗ và linh kiện điện tử) làm tăng từ 4 lên 7 mặt hàng có kim ngạch xuất khẩu hơn 1 tỷ USD cũng được lựa chọn đưa vào báo cáo.
Để lựa chọn đựoc thông tin mới mẻ đòi hỏi các cán bộ phải theo dõi chặt chẽ thông tin nào đã được thông báo, thông tin nào là nổi bật, đáng quan tâm. Việc đọc kỹ và hiểu các báo cáo chuyên đề của các đơn vị chuyên môn cũng giúp các cán bộ nhanh chóng tìm ra những thông tin mới mẻ, cập nhật, phản ánh sự thay đổi, phát triển nhanh chóng của ngành để cung cấp cho LĐB.
Yêu cầu cuối cùng của việc lựa chọn thông tin tổng hợp là thông tin nổi bật và điển hình. Báo cáo từ các đơn vị chuyên môn được trình bày vô cùng chi tiết, cặn kẽ tới từng vấn đề , tuy nhiên để tổng hợp thành báo cáo tháng, quý, năm cần đưa lại cái nhìn khái quát về tình hình, diễn biến hoạt động của các ngành cho LĐB. Vì vậy, toàn bộ những thông tin được liệt kê trong báo cáo của các đơn vị không thể đưa hết vào để làm dẫn chứng, chứng minh cho những nhận định về sự việc và hiện tượng. Chỉ một vài thông tin nổi bật, điển hình được
lọc ra để đưa vào báo cáo giúp LĐB vừa khái quát tình hình thực tế, vừa nắm được một số diễn biến cụ thể đáng lưu tâm.
Ví dụ : Trong Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành và cải cách hành chính của BCN tháng 6/2005. Để lấy dẫn chứng cho nhận định “ Một số doanh nghiệp có kim ngạch xuất khẩu lớn và tăng trưởng khá”, báo cáo không liệt kê tất cả kim ngạch xuất khẩu của công ty, doanh nghiệp thuộc Bộ mà chỉ chọn lọc một vài các dẫn chứng là các TCT lớn phụ trách ngành công nghiệp trọng điểm, có đóng góp đáng kể trong tỷ trọng công nghiệp : TCT Than Việt Nam, TCT Dệt may, TCT Hoá chất, Công ty Cổ phần Sữa.
Cũng tại Báo cáo này có điểm qua về tình hình chỉ đạo điều hành của LĐB trong tháng 6 năm 2005, LĐB tham dự rất nhiều các cuộc họp định kỳ và họp để giải quyết công việc, các hội nghị và các buổi làm việc, tuy nhiên, chỉ một vài cuộc họp và hội nghị quan trọng và điển hình trong tháng được nêu trong báo cáo. Đó là những cuộc họp để báo cáo cơ quan cấp trên là CP, Quốc hội, các cuộc họp với các đối tác nước ngoài quan trọng, cuộc họp giải quyết những dự án hiện đang là trọng điểm. Trung bình 1 tháng Bộ trưởng có khoảng 16 cuộc họp, trong đó báo cáo chỉ điểm qua 5-6 cuộc họp, tuỳ vào mức độ quan trọng của các cuộc họp đó.
Lựa chọn thông tin để tổng hợp, thông báo sẽ giúp cán bộ chọn được những thông tin chính xác, mới mẻ, nổi bật, phản ánh bản chất sự việc, hiện tượng, đồng thời hạn chế lượng thông tin trùng, thừa, không cần thiết phải cung cấp cho LĐB. Việc xác định độ tin cậy của thông tin kết hợp với các bước lựa chọn thông tin đã mang lại những thông tin có chất lượng cao, đáp ứng tốt nhất mục đích sử dụng thông tin của LĐB.
• Sau khi thông tin được qua các bước phân loại, xác định giá trị, lựa chọn , thông tin cần được tổng hợp, tóm tắt sao cho phù hợp nhất với mục đích sử dụng tin của LĐB. Tổng hợp, tóm tắt thông tin trước khi cung cấp là việc làm vô cùng cần thiết giúp LĐB tiết kiệm thời gian, công sức khi tiếp cận thông tin và nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng.
Có rất nhiều cách tổng hợp và tóm tắt thông tin. Tuỳ từng vào đặc điểm của dữ liệu thu thập được và yêu cầu thông tin của LĐB mà các thông tin được tổng hợp và tóm tắt theo các phương pháp khác nhau. Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy các cán bộ tổng hợp đã thu nhặt và tóm tắt thông tin theo các cách như sau:
Đối với văn bản đến từ cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới khi được yêu cầu phải tóm tắt, các cán bộ tập trung vào những yêu cầu, đề nghị và nhiệm vụ BCN phải thực hiện được nêu trong các văn bản đó để LĐB có thể thấy rõ những nhiệm vụ của
bộ do cơ quan cấp trên giao, những công việc cần giải quyết để có thể nhanh chóng ra những quyết định quản lý kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc.
Ví dụ : Tại công văn số 60/TB-VPCP của VPCP ngày 15 tháng 04 năm 2005 v/v Thông báo kết luận của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, CP dài 5 trang, trong đó Nhiệm vụ giao BCN được cán bộ tổng hợp tóm tắt chưa đầy 1 trang, Công văn số 61/TB-VPCP cũng chỉ tóm tắt thành 8 dòng [Phụ lục].Trong bản tóm tắt có nêu những công việc thuộc hoạt động riêng BCN phải tiến hành trong tháng 4/2005, những công việc BCN phải phối hợp với các Bộ, ngành khác thực hiện và trình CP vào cuộc họp sau. Bản tóm tắt này giúp LĐB có thể bao quát những công việc Bộ phải đảm nhiệm và hoàn tất từ đó giúp LĐB điều hành, chỉ đạo công việc của bộ đáp ứng yêu cầu cơ quan quản lý cấp trên, cho quyết định về trình tự giải quyết công việc một cách hợp lý, chuẩn bị báo cáo lên cơ quan cấp trên theo đúng hạn định.
Đối với những văn bản do cơ quan trực thuộc bộ gửi lên báo cáo tình hình thực hiện công việc mỗi tháng, mỗi quý hay cả năm, các cán bộ thường tiến hành tổng hợp thông tin theo các cách sau: Tổng hợp thông tin theo trình tự thời gian, Tổng hợp thông tin theo không gian, Tổng hợp thông tin theo vấn đề và Tổng hợp thông tin theo trình tự nêu vấn đề- nguyên nhân-giải pháp (nếu có).
- Tổng hợp thông tin theo trình tự thời gian.
Được áp dụng với những thông tin kế hoạch, chương trình làm việc ngắn như tháng, tuần và báo cáo tổng kết tình hình thực hiện trong thời giai đoạn thực hiện dài 5-10 năm. Sở dĩ như vậy là vì chương trình , kế hoạch làm việc theo tuần, tháng yêu cầu phải đưa ra những công việc cụ thể để triển khai mục tiêu, kế hoạch quý và năm đặt ra nên thời gian được xác định rõ ràng và cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp thông tin.
Ví dụ : Thông tin về chương trình làm việc tuần của LĐB được tổng hợp từ chương trình làm việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng từ thứ hai đến thứ sáu, theo thứ tự thời gian các buổi trong ngày : buổi sáng, buổi chiều. [Phụ lục]
Ngược lại, báo cáo tổng kết 5 –10 năm lại cần nêu kết quả thực hiện công việc theo từng giai đoạn, có khi từng năm để có thể so sánh , đánh giá, nhận xét những bước tiến bộ, phát triển hay sự suy giảm, đi xuống trong kết quả công việc thực hiện giữa các giai đoạn và các năm khác nhau. Từ đó giúp LĐB có thể đưa ra những biện pháp thúc đẩy phát triển và khắc phục những suy giảm, yếu kém .
Ví dụ : Báo cáo tình hình sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp và bộ phận doanh nghiệp từ năm 1992 đến 2005 được chia làm 2 giai đoạn :
+ Giai đoạn 1992-2002 : sắp xếp đổi mới 45 doanh nghiệp
+ Giai đoạn 2002-6/2005 : sắp xếp đổi mới 211 doanh nghiệp và bộ phận doanh nghiệp nhà nước.
Việc phân chia các giai đoạn để tổng hợp thông tin trong báo cáo yêu cầu phải nghiên cứu đặc điểm của từng giai đoạn, những tác động làm nên sự biến đổi của từng giai đoạn, tạo thành đặc trưng của giai đoạn ấy để phân biệt với các giai đoạn khác. Công việc này do các chuyên viên các Vụ am hiểu về chuyên môn phụ trách, VP giữ nhiệm vụ dựa vào sự phân chia giai đoạn tổng hợp những thông tin đã được báo cáo từ các Vụ sao cho cô đọng, xúc tích và nêu được những thông tin nổi bật, điển hình trong các giai đoạn đó.
- Tổng hợp thông tin theo không gian .
Thường sử dụng để tổng hợp những thông tin về công việc nhiều do đơn vị , nhiều địa phương báo cáo.
Mỗi đồng chí LĐB được phân công phụ trách quản lý công nghiệp trên phạm vi lãnh thổ nhất định. Thư ký Bộ trưởng và chuyên viên tổng hợp giúp việc cho các thứ trưởng cần phải thu thập thông tin trong các báo cáo từ các Sở Công nghiệp Lãnh đạo mình quản lý, tổng hợp tình hình phát triển công nghiệp địa phương theo vùng lãnh thổ hay đơn vị hành chính, bao gồm 5 khối:
+ Khối các tỉnh duyên hải miền Trung và Tây Nguyên.
+ Khối 14 tỉnh, thành phố trực thuộc TW vùng đồng bằng sông Hồng.
+ Khối 7 tỉnh miền Đông Nam Bộ và Thành phố Hồ Chí Minh. + Khối 13 tỉnh , thành phố thuộc TW miền Tây Nam Bộ.
+ Khối 14 tỉnh miền núi phía Bắc.
Tổng hợp thông tin theo không gian còn được áp dụng đối với báo cáo công tác tuần của Bộ. Qua báo cáo của các đơn vị thuộc Bộ, cán bộ tổng hợp theo báo cáo thành báo cáo chung công tác tuần của cả cơ quan Bộ theo từng đơn vị [ phụ lục]
+ Vụ Kế hoạch
+ Vụ Năng lượng và dầu khí +Vụ Luyện kim và Hoá chất …
Đây là cách tổng hợp thông tin khá dễ dàng, giúp LĐB đánh giá tình hình thực hiện công việc của các đơn vị , tình hình hoạt động, sản xuất, kinh doanh từng vùng lãnh thổ trên cả nước từ đó so sánh, đối chiếu với kế hoạch đặt ra và có sự điều chỉnh sự chỉ đạo giải quyết công việc của các đơn vị và mức đầu tư vào các vùng sao cho hợp lý. - Tổng hợp thông tin theo vấn đề.
Đây là cách tổng hợp thông tin khó và phức tạp nhất nhưng lại là cách tổng hợp thông tin mang lại cái nhìn toàn diện, khái quát mọi mặt của diễn biến, sự kiện cho Lãnh đạo. Tổng hợp theo vấn đề thường được áp dụng để trình bày thông tin trong kế hoạch, chương trình làm việc và các báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động của cơ quan BCN.
Ví dụ : Báo cáo công tác tháng của BCN được tổng hợp theo trình tự các vấn đề như sau: