B. BÁO CÁO CỦA CÁC ĐƠN VỊ
2.2) Công tác xử lý thông tin.
Các thông tin sau khi thu thập không phải bao giờ cũng phù hợp với nhu cầu người sử dụng. Những thông tin các cán bộ VP thu nhận được ban đầu mới chỉ được gọi là dữ liệu, chưa qua xử lý. Dữ liệu ấy cần phải qua một quá trình xử lý mới trở thành thông tin. Mục đích của việc xử lý thông tin chính là giúp LĐB phân loại thông tin theo những tiêu chí khác nhau , loại bỏ những thông tin trùng thừa, sắp xếp, hệ thống những thông tin chi tiết, nằm rải rác ở những nguồn cung cấp khác nhau thành những thông tin khái quát hơn giúp lãnh đạo có thể phân tích, nhận định được tình hình và đưa ra quyết định một cách nhanh chóng. LĐB sẽ không mất quá nhiều thời gian để đọc những thông tin đã biết, những thông tin không thuộc thẩm quyền xử lý của mình hoặc bị ngập trong lượng thông tin lớn chưa được tổng hợp. Vì vậy, nhiệm vụ quan trọng của VP BCN sau khi đã thu thập thông tin là phải tiến hành xử lý thông tin để thông tin hoàn chỉnh, phù hợp với yêu cầu của LĐB.
Mỗi bộ phận, đơn vị thuộc VP và ở mỗi khâu trung chuyển thông tin từ khi tiếp nhận đến khi cung cấp đến tay LĐB, việc xử lý thông tin được giới hạn ở mức độ khác nhau tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận đảm nhiệm các khâu đó. Ví dụ : Ở khâu tiếp nhận chuyển giao văn bản đến, bộ phận văn thư tiến hành phân loại thông tin, xác định độ tin cậy thông qua kiểm tra về mặt thể thức văn bản nhưng không phải tổng hợp, phân tích thông tin như các chuyên viên Phòng Tổng hợp.
Qua khảo sát thực tế, các cán bộ VP BCN đã tiến hành các bước xử lý thông tin trước khi cung cấp cho LĐB theo trình tự như sau : Phân loại thông tin; Xác định độ tin cậy của thông tin ; Tổng hợp và phân tích thông tin.Đây là một trong những nhiệm vụ khó khăn, phức tạp nhất của VP, để hoàn tất nhiệm
vụ này đòi hỏi các cán bộ VP BCN phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, hiểu biết về lĩnh vực hoạt động của cơ quan và có kiến thức xã hội sâu rộng, ngoài ra họ còn phải có khả năng tổng hợp, khái quát vấn đề.