Mỗi một ngành nghề, mỗi công việc đều có những hình thức đào tào khác nhau, có rất nhiều phương pháp đào tạo đa dạng, phong phú phù hợp với các công việc khác nhau. Các nhà quản trị có thể áp dụng nhiều phương pháp mới mà lại đem hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Cũng có khá nhiều công ty mạnh dạn đưa ra các giải pháp đào tạo mới khoa học, đơn giản mà hiệu quả kinh tế cao hơn. Hiện nay công ty đã áp dụng nhiều phương pháp phổ biến như: đào tạo tại nơi làm việc, đào tạo tại các trường chính quy, theo chỉ bảo kèm cặp… cũng đem lại hiệu quả khá cao cho doanh nghiệp.
Ngoài ra do công ty chủ yếu về xây dựng, có các trụ sở, chi nhánh, xí nghiệp ở khắp nơi trong cả nước và công việc có tính luân chuyển. Vì vậy, nếu áp dụng phương pháp đào tạo là cử đi học ở các trường chính quy sẽ gặp nhiều khó khăn. Do vậy, công ty có thể tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn ngay
tại các chi nhánh, xí nghiệp. Như vậy, vừa giảm chi phí đào tạo mà hiệu quả đào tạo lại cao, khuyến khích người lao động hăng hái tham gia. Bên cạnh đó, công ty cần thường xuyên kiểm tra; giám sát công tác đào tạo như: thông qua báo cáo, tổ chức các cuộc điều tra đột xuất đến tận nơi, tận đơn vị đào tạo. Riêng đối với việc đào tạo cán bộ quản lý cấp cao lại cần đưa ra các phương pháp đào tạo khác sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn của họ.
Có một số phương pháp như:
- Đào tạo trong phòng thí nghiệm:
Các cuộc hội nghị, hội thảo học tập các giảng viên cần đưa ra các bài tập tình huống cụ thể để mọi người cùng đưa ra ý kiến giải quyết vấn đề một cách khoa học, hợp lý.
- Tổ chức các buổi thảo luận chuyên đề, các hội nghị:
Để các học viên có thể học cách trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau, nhưng phương pháp này để thực hiện một cách hiệu quả thì cần phải có một nhà quản trị cấp cao có năng lực, kinh nghiệm thực sự để có thể điều khiển các buổi thảo luận thành công.
Việc áp dụng nhiều phương pháp sẽ giúp cho các học viên có thể lựa chọn nhiều phương pháp khác nhau, từ đó có thể đánh giá ưu nhược điểm của từng phương pháp và đưa ra các giải pháp thích hợp. Muốn công đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt hiệu quả cao thì:
+ Nhà quản trị cần phải cung cấp cho các học viên ngay từ đầu các kiến thức về những vấn đề, nội dung, chương trình mà mình sẽ được đào tạo trong quá trình học.
+ Các giáo viên hướng dẫn thường xuyên đưa ra các ví dụ minh học điển hình cho các học viên có thể nắm vững những vấn đề sẽ được đào tạo trong quá trình học.
+ Giảng viên cần giải quyết các vấn đề kể cả lý thuyết lẫn thực hành giúp cho học viên không tò mò thắc mắc về một vấn đề nào đó.
+ Cung cấp thường xuyên cho các học viên nhiều tình huống mẫu, áp dụng những kiến thức, kỹ năng quen thuộc cho học viên, tránh sự bỡ ngỡ, có thể phân chia khối lượng chương trình học thành những phần phù hợp để học viên có thể nắm rõ những vấn đề học tránh rơi vào tình trạng thụ động, hiểu vấn đề một cách chung chung…
Bên cạnh đó các học viên cần:
+ Tham gia tích cực vào chương trình đào tạo, thường xuyên mở các buổi thảo luận, nghiên cứu hay tổ chức các cuộc thi giữa các nhóm với nhau giúp họ có kiến thức đào tạo.
+ Học viên phải thường xuyên kiểm tra lại kiến thức đã học, thường xuyên áp dụng vào thực tế công việc để tránh sự nhầm lẫn, tránh quên những vấn đề đã học.
3.3.3 Sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí phục vụ cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Kinh phí cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty Xây dựng Lũng Lô chủ yếu được trích từ lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, công ty đã phân tích kỹ lưỡng cho công tác đào tạo, tránh tình trạng lãng phí, không hiệu quả.
Đây là một vấn đề mà doanh nghiệp cần phải quan tâm và đưa ra các giải pháp khắc phục ngay vì dù có tiết kiệm nhưng nguồn kinh phí quá hạn hẹp sẽ làm cho công tác đào tạo không đạt hiệu quả cao. Vì vậy trước khi đào tạo các nhà quản trị cần phải hoạch định và thực hiện công tác đào tạo một cách cụ thể, khoa học, rõ ràng. Từ đó doanh nghiệp có thể xin kinh phí đào tạo. Có như vậy, công tác đào tạo mới có thể diễn ra một cách dễ dàng hơn; giúp cho
người lao động nhanh chóng có kiến thức, kỹ năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, tránh sự gián đoạn trong quá trình đào tạo.
Để tăng nguồn kinh phí cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, công ty Xây Dựng Lũng Lô trích một phần kinh phí này từ nguồn lợi nhuận của công ty theo tỷ lệ nhất định. Đồng thời các nhà quản trị trong công ty cần lên kế hoạch một cách khoa học và hợp lý để đề nghị với các cấp lãnh đạo trên để xin kinh phí tăng cường thêm cho hoạt động đào tạo và phát triển.
3.3.4 Một số quy định, quy chế phục vụ cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Để nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề cho người lao động giúp họ có khả năng đáp úng được với các công việc trong doanh nghiệp. Nhà quản trị trong doanh nghiệp đưa ra các quy định, quy chế nghiêm ngặt cho công tác này nhằm đem lại sự ổn định, hiệu quả cho công tác đào tạo.
Cần xây dựng bản quy chế, quy định một cách rõ ràng, từng chi tiết như: + Quy định về số lượng người được cử đi học và số người quản lý các học viên.
+ Quy định về việc ban hành giáo trình, các tài liệu, sách vở phục vụ cho công tác đào tạo.
+ Quy định về những trang thiết bị máy móc, cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
+ Quy định về những tiêu chuẩn, những đánh giá cho người lao động trước và sau khi đào tạo.
+ Những quy định về chế độ, quyền lợi, chính sách mà các học viên được hưởng trong khi tham gia khóa học đào tạo, nhằm tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình trong quá trình làm việc và học tập tại công ty.
3.3.5 Đánh giá khả năng thực hiện công việc và phân tích công việc của người lao động
Nhà quản trị doanh nghiệp cần phải phân tích công việc tiến hành kiểm tra, đánh giá và xác định một cách có hệ thống những nhiệm vụ, kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc trong doanh nghiệp.
Tùy theo từng công việc, từng nhiệm vụ, từng năng lực chuyên môn, trình độ tay nghề của người lao động. Từ đó doanh nghiệp sẽ phân tích công việc đó, bao gồm: những nhiệm vụ gì và người lao động được giao việc phải thực hiện những vấn đề gì có phù hợp với khả năng của họ không?
Để tiến hành việc phân tích, đánh giá có hiệu quả công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cần phải thực hiện bài bản theo các bước sau:
+ Xác định rõ mục tiêu, mục đích sử dụng việc phân tích công việc
+ Xác định rõ những công việc, những chuyên môn, vị trí cần được phân tích. + Tiến hành thực hiện các phương pháp khác nhau sao cho phù hợp với mục tiêu, mục đích của việc phân tích công việc.
+ Tiến hành thu thập các thông tin một cách cụ thể, chính xác, rõ rang.
+ Tổng hợp trên mọi thông tin đã thu thập được ở trên theo mục tiêu chiến lược đã đề ra, phải kiểm tra độ minh bạch, chính xác của thông tin.
+ Phải xây dựng bản mô tả công việc và đưa ra những yêu cầu cụ thể đối với người lao động thực hiện công việc được giao.
Bản mô tả công việc nhằm liệt kê những trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, tiêu chuẩn làm việc, điều kiện làm việc. Bản mô tả công việc bao gồm những thông tin chủ yếu về công việc như:
+ Tên công việc + Mã số công việc + Cấp bậc công việc
+ Người thực hiện công việc + Nhà quản trị lãnh đạo trực tiếp.
+ Địa điểm thực hiện công việc
+ Tầm quan trọng của việc thực hiện công việc
+ Tóm tắt công việc: Tóm tắt chính xác và cụ thể về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của người sẽ thực hiện công việc được giao.
++ Về quyền hạn: Phải xác định rõ những quyền hạn gì mà mỗi cá nhân có được trong quá trình thực hiện công việc như: quyền về việc quyết định tài chính, thời gian, việc giới hạn trong việc chỉ đạo nhân viên của mình, có quyền đưa ra các khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động…
++ Về chức năng, nhiệm vụ: Cần xác định rõ ràng chức năng nhiệm vụ cụ thể cho từng công việc để từ đó giải thích, hướng dẫn công việc cụ thể cho từng chức năng, nhiệm vụ của công việc được giao.
++ Về các mối quan hệ trong công việc: Cần có mối quan hệ gắn bó giữa những người lao động với nhau, cũng như giữa người lao động và nhà quản trị.
++ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc: Nhà quản trị cần chỉ rõ cho người thực hiện công việc nắm rõ được các tiêu chuẩn khi họ thực hiện công việc như: Số lượng, chất lượng sản phẩm, doanh thu, năng suất lao động…
- Điều kiện làm việc:
+ Thời gian, số ca làm việc.
+ Điều kiện thuộc về môi trường vật chất như: trang thiệt bị lao động, chế độ thời gian trong quá trình làm việc.
+ Vệ sinh lao động, an toàn và bảo hộ lao động. + Điều kiện phục vụ cho quá trình lao động.
- Những yêu cầu đối với những người thực hiện công việc thường là: + Trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, các khóa đào tạo đã qua. + Trình độ ngoại ngữ, mức độ nghe, nắm bắt hiểu biết về ngoại ngữ. + Kết quả môn thi và tốt nghiệp đạt được sau quá trình đào tạo.
+ Ngoại hình + Kinh nghiệm + Sức khỏe
+ Tác phong giao tiếp + Tuổi đời
+ Tham vọng cầu tiến
Sau khi đã hoàn tất việc thực hiện bản mô tả công việc, các nhà quản trị cần căn cứ vào bản mô tả này để xác định một cách rõ rang những kiến thức kỹ năng, trình độ chuyên môn cần được đào tạo. Đối với người lao động, đặc biệt là lao động mới, để xác định nhu cầu đào tạo các nhà quản trị thường sử dụng việc phân tích công việc.
Việc đánh giá khả năng thực hiện công việc của người lao động trong Công ty Xây dựng Lũng Lô không được đánh giá thường xuyên và định kỳ. Cho nên, công tác khen thưởng, kỷ luật cũng khá chung chung và chưa được chính xác. Những người làm công tác quản lý không nắm bắt được một cách thực sự cụ thể và chính xác về khả năng, trình độ chuyên môn của người lao động, từ đó làm công tác đào tạo vẫn còn có những sai lệch.
Vì vậy, việc đánh giá khả năng thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện được những sai sót, yếu kém của người lao động. Từ đó giúp nhà lao động triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm phát huy những điểm mạnh, tối thiểu hóa các khuyết điểm.
Để đánh giá khả năng thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên một cách có hiệu quả, nhà quản trị trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các chương trình như:
+ Xác định mục tiêu, nhu cầu đào tạo và phát triển cụ thể trong việc đánh giá khả năng thực hiện công việc.
+ Lựa chọn những phương pháp đánh giá cho phù hợp với từng cá nhân, ngành nghề, công việc cụ thể và nó phụ thuộc vào mục tiêu, chương trình, đối tượng đánh giá. Ví dụ như chủ yếu là đào tạo thì áp dụng phương pháp thang đo đánh giá đồ họa; nếu như nhằm vào mục tiêu là giúp cho công nhân phát triển, có đủ năng lực, trình độ chuyên môn thì áp dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu là thích hợp nhất.
+ Lựa chọn và huấn luyện những người đánh giá: Do đặc điểm của công ty Xây dựng nên công ty sử dụng những người lãnh đạo trực tiếp như: quản đốc phân xưởng, trưởng phòng, phó phòng, phó phòng các ban ngành liên quan đến công tác đào tạo và phát triển để đánh giá thực hiện công việc.
Cho nên, chương trình đào tạo và phát triển phải được phối kết hợp chặt chẽ giữa các cá nhân, các phòng ban và với các nhà quản trị nhằm cho công tác này được thực hiện hiệu quả hơn. Các quản đốc phân xưởng, trưởng phòng, phó phòng các ban ngành liên quan là người có trách nhiệm quản lý quân số, quản lý con người. Do vậy phải học cách trực tiếp đánh giá mọi hoạt động của nhân viên mà mình phụ trách. Họ có thể nắm rõ cấp dưới của mình có hoàn thành công việc hay không.
+ Đánh giá theo mẫu chuẩn đã được ghi trong quá trình thực hiện công việc. + Thu thập thông tin phản hồi từ phía cán bộ công nhân trong doanh nghiệp để trao đổi về nội dung, phạm vi và kết quả đánh giá.
Để đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả các nhà quản trị cần thiết lập phiếu giao công việc (mẫu phiếu 5 phần phụ lục), qua phiếu giao này có thể đánh giá được sự hoàn thành công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty. Phiếu giao này được đưa đến tận tay người lao động; tùy theo tính chất công việc mà phiếu giao có thể là hàng tuần hoặc hàng ngày, tháng nhưng không được quá lâu vì tính chất công việc có thể sẽ thay đổi thường xuyên, người lao động sẽ nhận được phiếu giao đó vào cuối tuần,
cuối tháng. Các nhà quản trị sẽ đánh giá kết quả hoàn thành công việc được giao theo những mức độ khác nhau.
Trưởng, phó phòng ban các công ty xí nghiệp khi đưa ra nhận xét, kết luận và đánh giá thì nên thông qua các cuộc họp, thông qua các phiếu đăng ký công việc được cấp quản trị cấp cao ký, phê duyệt và xác định mức độ hoàn thành. Từ đó tránh thiên vị, đánh giá không khách quan về những người làm việc trong công ty; đánh giá một cách trung thực vì sẽ có nhiều người biểu quyết.
Để đánh giá mức độ hoàn thành, đánh giá năng lực làm việc, trình độ chuyên môn, tay nghề của người lao động; xác đinh những mặt mạnh của họ và những mặt còn hạn chế để giúp các nhà quản trị đưa ra phương pháp đào tạo cho thích hợp với từng người lao động. Nhà quản trị đưa ra phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đó là phương pháp thang đo đánh giá đồ họa (theo mẫu 6 phần phụ lục) nhằm phát huy những mặt mạnh và tối thiểu hóa, loại bỏ điểm yếu của người lao động.
3.3.6 Tạo động lực cho cán bộ công nhân viên trong công ty
Cán bộ công nhân viên mới khi vào làm việc trong công ty đều qua quá trình đào tạo. Và đào tạo nâng cao trình độ cho người lao động là điều kiện không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để bộ máy hoạt động có hiệu quả thì nhà quản trị cần tạo động lực kích thích cho người lao động hăng say với công việc được giao. Bản thân mỗi cá nhân đều có những mặt mạnh, mặt yếu, nhưng làm thế nào để mỗi cá nhân đều có tâm huyết, trung thành với doanh nghiệp, làm việc tận tâm, luôn cố gắng cải thiện mọi hoạt động để đạt năng suất, hiệu quả công việc cao hơn? Đó là vấn đề khó khăn cho các nhà quản trị, để làm được điều đó cần tạo động lực cho người lao động.