Tổ chức bộ máy của khách sạn được chia theo chức năng từng bộ phận, thực hiện theo từng nhiệm vụ riêng biệt.
Sơ đồ cơ cấu tổ chứa bộ máy quản lý ở khách sạn ATS: (xem hình 2.1) Bộ máy điều hành từ giám đốc đến các phĩ giám đốc và các bộ phận đều kết hợp chặt chẽ, đi vào chuyên mơn hố cao, nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng các bộ phận. Hai phĩ giám đốc kiểm tra, đơn đốc và nhận báo cáo từ các bộ phận.
- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chính của cơng ty.
- Phĩ giám đốc hành chính: chịu trách nhiệm trước cơng ty về cơng tác tổ chức lao động, làm cơng tác khen thưởng và kỷ luật, quản trị hành chính, lưu trữ văn thư.
- Phĩ giám đốc kinh doanh: chuyên sâu về vấn đề tổ chức kinh doanh của cơng ty để đạt hiệu quả cao đem lại nhiều lợi nhuận cho cơng ty.
Sơ đồ bộ máy tổ chức ở khách sạn ATS: (xem hình 2.1).
Giám đốc Phĩ giám đốc h nh Phĩ giám đốc kinh
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức ở khách sạn ATS
- Bộ phận kế tốn: cĩ một kế tốn trưởng cĩ trách nhiệm thực hiện các hoạt động về kế hoạch tài chính và cơng tác kế tốn, cụ thể là lập kế hoạch tài chính dự trữ ngân sách hàng năm, tổ chức theo dõi việc thu chi của cơng ty, chi trả lương và kiểm sốt các hoạt động tài chính.
- Bộ phận lễ tân: gồm một tổ trưởng và 6 tổ viên, cĩ nhiệm vụ đĩn tiếp khi khách đến, làm các thủ tục nhập phịng, giới thiệu cho khách về các dịch vụ của khách sạn và sử lý các thơng tin cần thiết khi khách yêu cầu, chịu trách nhiệm thanh tốn với khách khi khách rời khỏi khách sạn.
Bộ phận này cịn cĩ nhiệm vụ làm cơng tác tiếp thị cho khách sạn và đảm bảo làm việc cả ngày lẫn đêm.
- Bộ phận buồng phịng: nhiệm vụ của họ là đĩn nhận khách từ lễ tân và hướng dẫn cho khách sử dụng các trang thiết bị của phịng ngủ, làm vệ sinh sạch sẽ ở các phịng ngủ và xung quanh khu vực sinh hoạt của khách sạn, nhận yêu cầu giặt là khi khách cĩ yêu cầu. Phục vụ 24/24 giờ.
Bộ phận kế tốn. Bộ phận marketing Bộ phận lễ tân. Tổ bảo vệ
- Bộ phận nhà hàng và bếp: hai bộ phận này là một vì nĩ phải kết hợp chặt chẽ với nhau để phục vụ khách khi khách cĩ nhu cầu về ăn uống. Người phụ trách bộ phận này cịn phải cĩ trách nhiệm khai thác các nguồn khách khác ngồi khách lưu trú tại khách sạn như: khách đặt hội nghị, hội thảo, tiệc cưới và mọi nguồn khách cĩ nhu cầu ăn uống khác.
- Bộ phận an ninh, sửa chữa: chịu trách nhiệm bảo đảm an tồn về tài sản và tính mạng cho khách trong thời gian họ lưu trú tại khách sạn. Ngồi ra phải thường trực 24/24 giờ trong ngày để đảm bảo an ninh cho khách sạn, kịp thời sử lý những sự cố về thiết bị cho khách và cơng ty.
- Bộ phận nhân sự: khơng trực tiếp trong kinh doanh nhưng nĩ đĩng vai trị quan trọng trong hoạt động của cơng ty. Bộ phận này chịu trách nhiệm trước cơng ty về tuyển dụng và sa thải người lao động, tổ chức đào tạo và phát triển nhân sự .