1.1. Khái niệm thông tin quản lý
1.1.1. Khái niệm thông tin
Thông tin là một khái niệm trừu tƣợng, tùy theo mục đích nghiên cứu mà khái niệm thông tin đƣợc giải thích theo nhiều giác độ khác nhau.
- Thông tin là tin tức về những hiện tƣợng, những sự kiện, những hoạt động nào đó đã và đang xảy ra.
- Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu đƣợc và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể.
Trong thông tin các sự kiện, dữ liệu có thể đƣợc miêu tả bằng lời văn, bằng hình ảnh, bằng những đại lƣợng đo lƣờng đƣợc. Nhƣng không phải cách miêu tả nào cũng có thể giúp cho ngƣời nhận tin hiểu đúng, đầy đủ, chính xác về tình hình sự kiện. Vì vậy, ngƣời đƣa thông tin phải biết cách miêu tả một cách khoa học.
Phân biệt các khái niệm: thông tin, công nghệ thông tin, hệ thống thông tin
- Thông tin: là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu đƣợc và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể.
- Công nghệ thông tin (Information ): là cách thức thu nhập, xử lý, phân phối và bảo quản thông tin.
- Hệ thống thông tin (Information system): là giải pháp tổ chức và kỹ thuật đƣợc thiết lập trong thực tiễn để thực hiện quá trình thông tin.
1.1.2. Khái niệm thông tin trong quản lý:
- Thông tin quản lý là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng nhƣ trong môi trƣờng quản lý và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản lý của một tổ chức.
- Thông tin là những tin tức mới, đƣợc thu nhận, đƣợc cảm thụ và đƣợc đánh giá là có ích cho việc đề ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ quản lý nào đó.
Trong lĩnh vực quản lý, ngƣời ta rất chú trọng nội dung và giá trị có ích của thông tin, coi thông tin là tất cả những thông báo, số liệu dùng làm nguyên liệu cho việc đề ra quyết định. Thông tin quản lý là một bộ phận hợp thành của thông tin xã hội, liên quan chặc chẽ với thông tin xã hội.
1.2. Bản chất của thông tin quản lý
Là quá trình thu thập, xử lý, phân phối và bảo quản những tin tức cần thiết có ích cho quá trình quản lý. Các nhà quản lý cho rằng, quá trình quản lý luôn luôn là quá trình định hƣớng, phản ánh mối quan hệ qua lại giữa ngƣời tạo ra tin và ngƣời sử dụng thông tin. Theo nghĩa đen, thông tin là cung cấp cho ngƣời sử dụng một tin tức nào đó mà trƣớc đó họ chƣa biết. Trong trƣờng hợp không có ngƣời sử dụng tin thì sẽ không tồn tại khái niệm thông tin nữa.
Các nhà quản lý chia tài liệu số liệu thành 3 loại:
+ Loại tài liệu, số liệu có ích cho việc đƣa ra quyết định: thông tin + Loại tài liệu, số liệu dùng để ra quyết định sau này: thông tin dự trữ
81
+ Loại tài liệu, số liệu không có ích hay không liên quan đến việc ra quyết định: tài liệu, số liệu thừa.
1.3. Vai trò của thông tin quản lý
Có thể nói, quá trình quản lý là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý. Vì vậy, thông tin là nền tảng, là hạt nhân của quản lý. Thông tin có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định quản lý và trong việc thực hiện các chức năng quản lý: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra.
- Thông tin là đối tƣợng lao động của nhà quản lý. Trong quá trình điều hành tổ chức, nhà quản lý thƣờng xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ bản: thông tin kế hoạch (chỉ đạo hoạt động sản xuất); thông tin môi trƣờng (là cơ sở, căn cứ đề ra các quyết định quản lý); thông tin thực hiện (phản ánh thực trạng hoạt động của tổ chức).
- Thông tin là công cụ của nhà quản lý (là cơ sở của công tác kế hoạch hóa, là phƣơng tiện chỉ đạo các hoạt động của tổ chức)
- Thông tin là yếu tố bảo đảm cho ngƣời thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Nhà quản lý cung cấp cho ngƣời thực hiện những thông tin về mục đích và mục tiêu của sản xuất kinh doanh, các nguồn lực đƣợc sử dụng, cách thức tiến hành sản xuất, quy trình công nghệ, thực trạng sản xuất và dự báo về sự phát triển, nhu cầu của thị trƣờng v.v...
1.4. Đặc điểm của thông tin quản lý
- Thông tin không phải là vật chất nhƣng luôn tồn tại trong các vỏ vật chất gọi là vật mang tin hoặc giá mang tin.
- Thông tin tự nó không biến đổi nhƣng các sự vật và hiện tƣợng mà nó phản ánh lại luôn biến đổi theo thời gian, vì vậy, giá trị của thông tin giảm theo thời gian (thông tin bị lão hóa)
- Nội dung của thông tin không phản ánh đầy đủ giá trị của thông tin. Giá trị của thông tin đƣợc đo bằng hiệu quả quản lý, tạo ra khả năng tiềm lực vật chất cho con ngƣời nhờ sử dụng thông tin.
- Một nội dung của thông tin có nhiều cách mã hóa. Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những ký hiệu ngắn gọn về thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Ví dụ mã số của các trƣờng cao đẳng, đại học trong công tác tuyển sinh.