QUẢN LÝTỔ CHỨC
2.5.1. Khái niệm chức năng kiểm tra
Kiểm tra (controlling) là chức năng cơ bản và quan trọng của quản lý. Có nhiều định nghĩa về chức năng kiểm tra.
Theo Robert J.Mockers thì: "Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lƣờng mức độ sai lệch và thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã đƣợc sử dụng một cách hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu" (Giáo trình Khoa học quản lý (2 tập), Nxb Khoa học và kỹ thuật, 2001).
52
Nhiều tác giả đều thống nhất: kiểm tra trong quản lý là quá trình theo dõi giám sát, đo lƣờng, đánh giá diễn biến và kết quả đạt đƣợc của các hoạt động, đồng thời tiến hành các biện pháp sửa chữa, uốn nắn, khắc phục những sai lệch cần thiết. Đó cũng là quá trình tự điều chỉnh của tổ chức.
Nếu tiếp cận theo góc độ lý thuyết thông tin thì kiểm tra là quá trình thiết lập mối liên hệ ngƣợc (thông tin ngƣợc) giữa ngƣời quản lý và đối tƣợng quản lý. Nhƣ vậy, kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động và là hệ thống phản hồi dự báo trƣớc những kết quả có thể xảy ra.
2.5.2.Vai trò của chức năng kiểm tra
Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, là nhu cầu cơ bản để hoàn thành các quyết định quản lý. Có thể nói rằng "không có kiểm tra là không có quản lý".
- Bảo đảm cho các kế hoạch đƣợc thực hiện với hiệu quả cao; - Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những ngƣời lãnh đạo;
- Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trƣờng và tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện, đổi mới.