QUẢN LÝTỔ CHỨC
2.3.3. Quyền hạn, quyền lực, tập trung, phân cấp, phân quyền, ủy quyền và phối hợp trong tổ chức
hợp trong tổ chức
Quyền hạn trong tổ chức
Theo Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng, 2001 thì "Quyền hạn có nghĩa là quyền đƣợc xác định về nội dung, phạm vi và mức độ".
Theo giáo trình Khoa học quản lý, tập 2 của trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân, Nxb Khoa học & Kỹ thuật, 2002. Trong công tác quản lý quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.
Quyền hạn của một vị trí quản lý đƣợc giao phó cho ngƣời nào nắm giữ vị trí đó, khi một ngƣời rời khỏi chức vụ, quyền hạn không đi theo anh ta mà ở lại với vị trí quản lý và thuộc về ngƣời thay thế. Khi các nhà quản lý đƣợc trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về quyền hạn - đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động đƣợc phân công.
Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức:
- Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép ngƣời quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dƣới.
- Quyền hạn tham mƣu: là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đƣa ra những ý kiến tƣ vấn cho ngƣời quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mƣu là những lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng.
- Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận đƣợc ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phân khác.
Quyền lực trong tổ chức
Theo Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng, 2001 thì quyền lực là "Quyền định đoạt mọi công việc quan trọng về mặt chính trị và sức mạnh để bảo đảm việc thực hiện quyền ấy".
Theo TS Nguyễn Thanh Hội và TS Phan Thăng, trong cuốn Quản trị học, NXB Thống kê, 1999 thì "Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dùng cho nhà quản trị để tạo ra khả năng sử dụng những quyết định của họ thông qua việc trao cho họ quyền ra quyết định".
Theo các tác giả của Viện nghiên cứu hành chính, trong cuốn: Một số thuật ngữ hành chính, Nxb Thế giới, H-2000 thì: Quyền lực là tiềm năng của một chủ thể để buộc các cá nhân, tổ chức khác phải phục tùng và hành động, xử sự theo ý chí của mình.
Tập trung trong tổ chức
Là phƣơng thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định đƣợc tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
Phân cấp quản lý
Phân cấp là một loại hình tổ chức và hoạt động quản lý tạo nên các cơ quan có thứ bậc khác nhau trong một hệ thống, mỗi cấp đƣợc giao nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định để phát huy tính tự chủ, năng động và sáng tạo của mình nhằm thực hiện một hay nhiều nhiệm vụ nào đó đạt hiệu quả cao nhất.
47
Phân quyền trong tổ chức
Là xu hƣớng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tƣợng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một ngƣời (hay một cấp quản lý) không thể đảm đƣơng đƣợc mọi công việc quản lý.
Ủy quyền trong quản lý tổ chức:
Là hành vi cấp trên trao cho cấp dƣới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. Trong các tổ chức khác nhau, mức độ phân quyền sẽ khác nhau.
- Các nguyên tắc ủy quyền:
+ Cấp trên ủy quyền cho cấp dƣới trực tiếp, không ủy quyền vƣợt cấp;
+ Ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của ngƣời đƣợc ủy quyền; quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của ngƣời ủy quyền và ngƣời đƣợc ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau;
+ Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ đƣợc ủy quyền phải xác định rõ ràng; + Ngƣời đƣợc ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trƣớc khi bắt tay vào việc; + Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt và luôn có sự kiểm tra.
- Quy trình ủy quyền:
+ Xác định những nhiệm vụ có thể ủy quyền và kết quả cần đạt đƣợc; + Lựa chọn con ngƣời và giao nhiệm vụ, quyền hạn;
+ Cung cấp các nguồn lực;
+ Duy trì các kênh thông tin, thiết lập hệ thống kiểm tra có năng lực; + Đánh giá kết quả việc ủy quyền.
Phối hợp trong các tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con ngƣời, bộ phận và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu của phối hợp là đạt đƣợc sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức.
- Muốn phối hợp tốt trong tổ chức cần:
+ Xây dựng đƣợc các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý;
+ Duy trì đƣợc mối liên hệ giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ; các mối liên hệ giữa tổ chức với môi trƣờng trực tiếp và gián tiếp.
- Các công cụ phối hợp:
+ Các kế hoạch và hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật; + Các cơ chế hoạt động và cơ chế giám sát;
48