QUẢN LÝ
4.1. Quá trình ra quyết định quản lý 4.1.1. Xác định vấn đề ra quyết định
Vấn đề ra quyết định đƣợc hiểu là một nhiệm vụ mà tổ chức cần giải quyết bằng một quyết định, nếu không tổ chức sẽ khó có thể phát triển đƣợc. Xác định vấn đề là bƣớc đầu tiên có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc ra quyết định. Trong thực tiễn, hiện tƣợng thƣờng dễ nhận ra nhƣng vấn đề không phải lúc nào cũng dễ dàng phát hiện đƣợc. Vấn đề ra quyết định có thể đƣợc xác định thông qua kinh nghiệm, qua trắc nghiệm phân tích của nhà quản lý hoặc của các chuyên gia, các bộ phận chức năng, cũng có thể của cấp dƣới.
Trong tình huống đơn giản, nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định đƣợc vấn đề quyết định. Ngƣợc lại, trong những tình huống phức tạp thƣờng phải đề ra quyết định một cách sơ bộ và tiếp tục thu thập, phân tích thông tin để là rõ nhiệm vụ quyết định. Không phải mọi vấn đề trong tổ chức, mọi sự sai lệch, mọi cơ hội đều trở thành vấn đề quyết định. Chỉ những vấn đề "chín muồi" mới trở thành vấn đề quyết định.
4.1.2. Chọn tiêu chuẩn đánh giá phƣơng án
Muốn so sánh các phƣơng án một cách khách quan để lựa chọn đƣợc phƣơng án tốt nhất cần xác định tiêu chuẩn đánh giá các phƣơng án. Tiêu chuẩn này đƣợc biểu hiện bằng các chỉ tiêu số lƣợng và chất lƣợng, phản ánh kết quả đạt mục tiêu của tổ chức hay kết quả mong muốn của việc giải quyết vấn đề quyết định. Ví dụ để ra quyết định về lựa chọn cán bộ quản lý thƣờng có các tiêu chuẩn về năng lực và phẩm chất; để ra quyết định về đầu tƣ thƣờng có các tiêu chuẩn về kinh tế, chính trị, xã hội và môi
76
trƣờng. Lựa chọn các tiêu chuẩn là việc không đơn giản. Nếu tiêu chuẩn không đƣợc xác định rõ thì việc đánh giá và lựa chọn quyết định sẽ gặp khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng tùy tiện, chủ quan.
4.1.3. Tìm kiếm các phƣơng án để giải quyết các vấn đề
Một vấn đề quyết định có thể đƣợc giải quyết bằng nhiều cách khác nhau. Cần tìm đến tất cả các phƣơng án quyết định có thể có, ngay cả đối với những phƣơng án mà mới nhìn tƣởng chừng không thể thực hiện đƣợc. Tuy nhiên, nếu số lƣợng phƣơn án quá nhiều thì quá trình lựa chọn phƣơng án sẽ gặp khó khăn. Để thuận lợi cho việc phân tích và lựa chọn chỉ nên giữ lại một số phƣơng án thiết thực, loại bỏ những phƣơng án không có tính khả thi, nhóm các phƣơng án tƣơng tự lại với nhau v.v... 4.1.4. Đánh giá phƣơng án
Đánh giá phƣơng án là xác định giá trị của phƣơng án theo tiêu chuẩn hiệu quả. Việc đo lƣờng hiệu quả của từng phƣơng án cần đƣợc thực hiện theo cả hai hƣớng: phân tích định lƣợng và phân tích định hƣớng. Đánh giá đúng hiệu quả mà phƣơng án sẽ mang lại sẽ lựa chọ đƣợc quyết định đúng. Nói một cách tổng quát, đánh giá các phƣơng án chính là chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế của từng phƣơng án.
Đánh giá phƣơng án có hai nhiệm vụ: một là, xác định số đo hiệu quả của từng phƣơng án; hai là, loại bỏ các phƣơng án không đáng giá. Việc đánh giá phƣơng án cần đƣợc tiến hành theo các phƣơng pháp và kỹ thuật đánh giá khoa học.
4.1.5. Lựa chọn phƣơng án và ra quyết định
Trong các phƣơng án đáng giá cần phải chọn ra một phƣơng án thỏa mãn cao nhất các tiêu chuẩn hiệu quả, đồng thời khắc phục đƣợc những yếu tố hạn chế. Việc lựa chọn phƣơng án nên có sự tham gia của tập thể, của những chuyên gia có kinh nghiệm, thậm chí của cấp trên.
Có hai khả năng khi lựa chọn phƣơng án: lựa chọn theo một tiêu chuẩn và lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn:
Trƣờng hợp lựa chọn theo một tiêu chuẩn, phƣơng án nào có mức đáp ứng cao nhất tiêu chuẩn đã đặt ra và không có những yếu tố hạn chế không thể khắc phục, đƣợc xem là phƣơng án tốt nhất.
Trƣờng hợp lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn, các phƣơng án có mức đáp ứng khác nhau về tiêu chuẩn cần phải đƣa chúng về một chỉ tiêu hiệu quả tổng hợp. Chỉ tiêu này phản ánh mức độ đáp ứng mọi tiêu chuẩn. Trong trƣờng hợp này, phƣơng án nào có chỉ tiêu hiệu quả tổng hợp có giá trị lớn nhất đồng thời các tiêu chuẩn đều ở mức chấp nhận đƣợc, không có yếu tố hạn chế, đƣợc xem là phƣơng án tốt nhất.
4.2. Quá trình thực hiện quyết định quản lý 4.2.1. Ban hành văn bản quyết định
Phần lớn quyết định quản lý đƣợc thể hiện dƣới dạng văn bản. Sau khi thống nhất lựa chọn phƣơng án ra quyết định, quyết định đƣợc thể hiện dƣới dạng văn bản để trở thành văn bản quản lý. Văn bản quyết định cần đƣợc trình bày đúng thể thức.
4.2.2. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện
Kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định phải căn cứ vào giới hạn hiệu lực của quyết định và phải theo đúng giới hạn đó. Kế hoạch tổ chức phải cụ thể, cần nêu rõ các nội
77
dung: ai làm, thời gian bắt đầu và kết thúc, phƣơng tiện, kinh phí, địa điểm thực hiện v.v...
4.2.3. Tuyên truyền, phổ biến, giải thích quyết định
Tuyên tuyền, phổ biến, giải thích quyết định cho những ngƣời thực hiện nắm vững nội dung, ý nghĩa và tầm quan trọng của quyết định.
4.2.4. Thực hiện quyết định theo kế hoạch
Theo kế hoạch đƣợc xác định, quyết định sẽ đƣợc thực hiện trên thực tế. Bộ máy thực hiện đƣợc vận hành, các nguồn lực đƣợc huy động, các công việc đƣợc triển khai.
4.2.5. Kiểm tra việc thực hiện quyết định
Kiểm tra việc thực hiện quyết định có vai trò quan trọng vì: kiểm tra sẽ tác động tới hành vi của con ngƣời, nâng cao trách nhiệm, động viên ngƣời lao động và thúc đẩy sự thực hiện quyết định theo một trình tự đã định, sửa chữa những sai sót, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
4.2.6. Điều chỉnh quyết định
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết định, các nguyên nhân đó thƣờng là: những thay đổi đột ngột do môi trƣờng gây ra; có sai lầm nghiêm trọng trong bản thân quyết định v.v... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.2.7. Tổng kết việc thực hiện quyết định
Trong mọi trƣờng hợp, bất kể các quyết định có đƣợc thực hiện đúng hạn hay không đúng hạn đều cần tổng kết các kết quả thực hiện quyết định. Qua tổng kết thực hiện quyết định, kinh nghiệm sẽ đƣợc tích lũy là cơ sở cho những quyết định trong tƣơng lai.
Trong quá trình tổng kết cần xem xét chu đáo tất cả các giai đoạn công tác, phân tích rõ những thành công cũng nhƣ những sai lầm, thiếu sót, phát hiện hết những tiềm năng chƣa đƣợc sử dụng, tìm ra nguyên nhân thành công hoặc thất bại và đánh giá tổng hợp.