2. Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu:
2.2. Nghiệp vụ thực hiện:
Sau khi hợp đồng xuất nhập khẩu đã được ký kết – có hiệu lực pháp luật, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu-với tư cách một bên ký kết – phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và uy tín kinh doanh của đơn vị. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch. Để tiến hành một hợp đồng xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải tiến hành các bước tuần tự sau:
Bước 1: Xin giấy phép xuất nhập khẩu
Giấy phép xuất nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý xuất nhập khẩu. Vì thế, sau khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất nhập khẩu để thực hiện hợp đồng. Ngày nay, trong xu thế tự do hoá mậu dịch, nhiều nước giảm bớt số mặt hàng cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu chuyến.
Ở Việt Nam, giấy phép nhập khẩu từng lô hàng (chuyến hàng) được bãi bỏ từ ngày 15/12/1995. Tuy nhiên, giấy phép nhập khẩu vẫn là biện pháp quản lý nhập khẩu quan trọng. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 46/2001/QĐ- TTg, quy định cơ chế quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu thời kỳ 2001-2005. Theo đó, nhiều hàng hoá chịu sự quản lý thông qua hình thức cấp giấy phép của Bộ Thương mại và các Bộ chuyên ngành. Hiện nay, ở nước ta việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu được phân công như sau:
+ Bộ Thương mại (các phòng cấp giấy phép ) cấp những giấy phép xuất nhập khẩu hàng mậu dịch, nếu hàng đó phải xin giấy phép theo luật định.
Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất hoặc nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. Đơn xin giấy phép (và các chứng từ đính kèm) phải được chuyển đến Phòng (hoặc Tổ) cấp giấy phép của Bộ Thương mại. Sau 03 ngày, kể từ ngày nhận được đơn đó, Phòng (hoặc Tổ ) cấp giấy phép phải trả lời kết quả (theo Thông tư 21/KTĐN/VT ngày 23/10/1989).
Bước 2: Mở tín dụng thư (nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toán
này).
Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc bên mua mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn. Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần phải chú ý những điểm quan trọng: nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức.
Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các việc đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hiện hợp đồng là việc mở L/C. Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu.
Bước 3: Thuê tàu lưu cước và mua bảo hiểm hàng hoá
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, việc thuê tàu chở hàng dựa vào ba căn cứ sau: Những điều khoản của hợp đồng xuất nhập khẩu, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải. Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C and F hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Đó có thể là tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, đóng trong bao kiện (general cargo) và từ cảng đi tới cảng đến có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn được gọi là lưu cước (Booking a ship’s space).
Hàng hoá chuyên chở trên đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm, hầu hết đều mua tại các công ty Việt Nam (Bảo Việt, Bảo Minh,Công ty CP bảo hiểm Bưu điện PTI…). Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao, hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến. Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản, gọi là: “ Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản, gọi là: “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở đó chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan
Tất cả các hàng hoá xuất nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm ba bước sau:
+ Khai báo hải quan
Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declartion) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.
+ Xuất trình hàng hoá.
Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Để thực hiện các thủ tục kiểm tra và giám sát, chủ hàng phải nộp phí làm thủ tục hải quan.
+ Thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, cơ quan hải quan sẽ ra những quyết định như: cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông qua), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sữa chữa, đóng gói lại bao bì…), cho hàng đi qua
sau khi hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warshouse), hàng không được xuất khẩu (hoặc nhập khẩu)… Các chủ hàng có nghĩa vụ phải thực hiện nghiêm túc các quyết định đó.
Bước 5: Giao nhận hàng với tàu và kiểm tra hàng hoá
Hàng xuất khẩu của ta được giao, về cơ bản bằng đường biển và đường hàng không. Ngoài ra, còn có thể được được giao cả bằng phương thức đường bộ, đường sắt trong giao lưu thương mại với các nước láng giềng (Lào, Campuchia, Trung Quốc). Trong đó, vận tải biển là phương thức vận tải chủ yếu và bảo đảm chuyên chở khoảng 90% khối lượng hàng hoá của Việt Nam. Nếu hàng hoá được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việc chủ yếu sau:
+ Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng kí hàng chuyên chở cho người vận tải (Đại diện hàng hải, hoặc thuyền trưởng hoặc công ty đại lý tàu biển) để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Stowage plan).
+ Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. + Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
+ Lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển.
Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã xếp hàng (Clean on board B/L).
Đối với việc giao nhận hàng nhập khẩu, các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi, và giao cho các doanh nghiệp đã nhập hàng hoặc các đơn vị nhận hàng theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp đã nhập hàng đó, sau khi hoàn thành các thủ tục hải quan.
Do đó, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải, hoặc trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận (như Vietrans chẳng hạn), tiến hành:
+ Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận hàng hoá nhập khẩu.
+ Xác nhận với ga, cảng kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận.
+ Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng…) nếu cơ quan vận tải không giao những tài liệu đó.
+ Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho các đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận.
+ Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu .
+ Theo dõi giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản về đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát hàng hoá và giải quyết trong phạm vi những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.
Theo các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định. Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật.
Thủ tục thanh toán dựa vào điều khoản đã được giao kết trong hợp đồng. Ở Việt Nam, theo quy định số 299/TMDL-XNK ngày 9/4/1992 của Bộ Thương mại và Du lịch (nay là Bộ Thương mại) tại Điều 6, khoản 6 quy định phương thức thanh toán mà bên Việt Nam tham gia hợp đồng mua bán ngoại thương có quyền lựa chọn là:
+ Thanh toán theo L/C (phương thức tín dụng chứng từ): là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (người mở L/C) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với quy định của L/C.
+ Uỷ thác thu (D/A and D/P): là phương thức mà người bán sau khi giao hàng cho người mua, lập bộ chứng từ thanh toán (gồm cả hối phiếu và chứng từ gửi hàng) chuyển đến ngân hàng nhờ thu hộ.
+ Thanh toán TTR: là phương thức thanh toán căn cứ vào việc bên bán giao hàng theo điều kiện đã thỏa thuận và chuyển toàn bộ chứng từ cho bên mua, nếu thấy phù hợp bên mua sẽ báo cho ngân hàng chuyển tiền cho bên bán.
+ Đổi hàng: là phương thức thanh toán phải thông qua các ngân hàng Việt Nam, số lượng, giá trị hàng đổi phải được quy định cụ thể, phải cân đối giữa hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu.