II. KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN GIA DỤNG TẠI CÔNG TY
3. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty
Sau khi công ty và đối tác đã thỏa thuận xong với nhau, sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Khi hợp đồng có hiệu lực pháp lý, thì tuỳ theo từng quy định trong hợp đồng mà công ty chuẩn bị phương thức thanh toán. Trong thời gian gần đây, các hợp đồng nhập khẩu của công ty hầu hết được thanh toán theo phương thức L/C. Công ty có mở tài khoản tại chi nhánh ngân hàng EXIMBANK, Hà Nội.
Hàng hoá mà công ty nhập khẩu thường được vận chuyển đến cảng Thành phố Hồ Chí Minh với các điều kiện giao hàng theo Icoterms 1990 hoặc Incoterms 2000 (theo thỏa thuận của từng hợp đồng). Thông thường, trong điều khoản hợp đồng quy định điều kiện giao hàng là: CIF (Ho Chi Minh Port-Việt Nam) hoặc CFR (Ho Chi Minh Port-Việt Nam). Với những điều kiện giao nhận hàng hoá này bên công ty hiểu rằng: công ty sẽ phải trả tiền hàng và nhận các chứng từ phù hợp với hợp đồng, nhận hàng tại cảng thành phố Hồ Chí Minh; chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu tại cảng xếp hàng.
Một thực tế rằng, hầu hết trong các hợp đồng nhập khẩu của công ty thì phía đối tác đều nhận mua các chi phí mua bảo hiểm, phí vận chuyển, phí bốc dỡ… Đây là sự thiệt thòi của công ty (nhưng cũng do trình độ nghiệp vụ hạn chế của các cán
bộ được giao nhiệm vụ ký kết hợp đồng). Nếu công ty đàm phán nhận mua bảo hiểm hàng hoá thì tiền hàng sẽ giảm đáng kể. Các chi phí vận chuyển cũng vậy, hàng hoá nhập khẩu của công ty thường từ các quốc gia LB Nga, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Hồng Kông… thì chúng ta cũng đã có những phương tiện vận chuyển đi lại trên các tuyến đường này, với chi phí thấp hơn so với giá cước đối tác nước ngoài thuê chở. Nếu công ty có những phương án chuẩn bị tốt hơn thì kinh doanh sẽ hiệu quả hơn trong tương lai.
Khi lô hàng nhập khẩu của mình chuẩn bị đến cảng quy định trong hợp đồng, thì công ty sẽ nhận được thông báo “Giấy báo nhận hàng”, trong “Giấy báo nhận hàng” có các thông tin: thời gian hàng đến cảng quy định; thời gian làm thủ tục nhận hàng; các giấy tờ cần thiết mang theo (Vận đơn gốc, giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền) để nhận Lệnh giao hàng. Thông thường, Phòng dự án và đối ngoại được Hội đồng thành viên uỷ quyền trong việc nhận hàng. Để làm thủ tục hải quan nhận lô hàng, các cán bộ Phòng Dự án và Đối ngoại phải chuẩn bị một bộ hồ sơ nhận hàng gồm: Vận đơn gốc; Hợp đồng gốc, hoá đơn thương mại, bản kê khai hàng hoá chi tiết; Giấy chứng nhận mã số thuế của công ty; Giấy chứng nhận mã số kinh doanh xuất nhập khẩu.v.v..
Việc giao nhận hàng và làm thủ tục hải quan được tiến hành rất chặt chẽ, theo Quyết định số 46/2001/QĐ- TTg của Thủ tướng Chính phủ thì “ Cấm nhập
khẩu hàng điện gia dụng đã qua sử dụng” ( phụ lục 01, QĐ 46/2001/QĐ-TTg). Trên
thực tế thì đây là mặt hàng thu được lợi nhuận cao trên thị trường trong nước. Cho nên quá trình khai báo, làm thủ tục hải quan thì mặt hàng của của công ty còn chịu sự kiểm tra của Đội quản lý thị trường.
Trong một số trường hợp công ty An Quân sẽ uỷ thác việc giao nhận hàng cho một công ty giao nhận vận chuyển. Công ty này sẽ làm thủ tục nhận lô hàng của công ty An Quân tại cảng đến quy định trong hợp đồng nhập khẩu đến kho, bãi
quy định trong hợp đồng uỷ thác. Như vậy trong bộ hồ sơ mà công ty giao nhận vận chuyển đến nhận hàng tại cảng, ngoài những giấy tờ cần thiết thì còn kèm theo hợp đồng uỷ thác nhận hàng giữa công ty An Quân và công ty vận chuyển.
Quá trình kiểm tra hàng hoá nhập khẩu của công ty diễn ra tương đối nhanh chóng, thông thường trong quá trình tiếp nhận hàng, thì việc kiểm tra hàng thường do cán bộ của công ty đảm nhận. Đây là một đội ngũ cán bộ với kỹ thuật nghiệp vụ cao, còn đối với những hợp đồng có giá trị lớn thì công ty sẽ thuê Vinacontrol kiểm tra và giám định chất lượng hàng.