1. Quá trình hình thành và phát triển Công tỵ
1.3- Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn
1.3.1- Chức năng.
Để đạt đ−ợc mục tiêu kế hoạch của Nhà n−ớc do Tổng công ty giaọ Công ty Vật T− B−u Điện I có chức năng sau:
+ Nhập khẩu trực tiếp vật t− thiết bị cho các công trình của ngành B−u điện bằng vốn đầu t− tập trung của công ty theo hình thức nhập khẩu uỷ thác, Công ty Vật T− B−u Điện I h−ởng phí uỷ thác với một mức phí nội bộ do Tổng công ty quy định.
+ Kinh doanh vật t− thiết bị B−u chính viễn thông, phát thanh truyền hình và các ngành hàng khác theo giấy phép đăng ký kinh doanh thông qua xuất nhập khẩu trực tiếp và khai thác các nguồn hàng trong n−ớc.
+ Liên doanh liên kết các đơn vị trong n−ớc và n−ớc ngoài về lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ kỹ thuật chuyên ngành b−u chính viễn thông phù hợp với quy định của pháp luật.
+ Kinh doanh các ngành nghề các vật t− khác trong phạm vi Tổng công ty cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật.
1.3.2- Nhiệm vụ.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ kể cả kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và các kế hoạch khác có liên quan đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và dịch vụ cuả Công tỵ
+ Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất và cung ứng vật t− cho các đơn vị mà Tổng công ty B−u Chính Viễn Thông có đề nghị để đạt đ−ợc mục tiêu kế hoạch kinh doanh chung phục vụ Tổng công tỵ
+ Đổi mới, hiện đại hoá công nghệ trang thiết bị và ph−ơng thức quản lý trong quá trình xây dựng và phát triển của Công tỵ
+ Làm tốt công tác dịch vụ kỹ thuật và h−ớng dẫn khách hàng thực hiện đúng điều lệ BCVT trong việc phát triển ngày càng lớn mạng thông tin liên lạc.
+ Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoạị
+ Thực hiện tốt chính sách cho cán bộ công nhân viên, chế độ quản lý tài chính, lao động tiền l−ơng do Công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối theo lao động, đảm bảo công bằng và đời sống vật chất tốt cho cán bộ công nhân viên.
+ Làm tốt công tác bảo hộ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi tr−ờng, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa, bảo vệ an ninh, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng.(Làm thật chậm.
1.3.3- Quyền hạn
+ Đ−ợc mở rộng hoạt động hợp tác kinh doanh với n−ớc ngoài trong các hoạt động dịch vụ kỹ thuật và kinh doanh xuất nhập khẩu theo đúng điều luật đầu t− và các quy định về quan hệ đối ngoại của Nhà n−ớc, liên doanh với các đơn vị trong n−ớc để thực hiện các hợp đồng đã ký.
+ Đ−ợc vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam và n−ớc ngoài, đ−ợc huy động vốn của các thành phần kinh tế trong và ngoài n−ớc nhằm phục vụ cho kinh doanh của công tỵ Công ty đảm bảo tự lo trang trải nợ đã vay để kinh doanh, thực hiện các quy định về ngoại hối của Nhà n−ớc.
+ Đ−ợc ký kết hợp đồng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ với các đơn vị thuộc các thành phần kinh tế, kể cả các đơn vị khoa học kỹ thuật, trong và n−ớc ngoài trong việc liên doanh, hợp tác đầu t− sản xuất, uỷ thác và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện, các bên đều có lợị
+ Đ−ợc mở cửa hàng buôn bán các sản phẩm do mình kinh doanh theo quy định của Nhà n−ớc.
1.4- Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công tỵ
+ Nhập khẩu uỷ thác vật t− thiết bị cho các công trình của ngành B−u Điện. Công ty VTBĐ I đ−ợc Tổng công ty BCVT giao nhiệm vụ thay mặt Tổng công ty ký kết và thực hiện một số l−ợng lớn các hợp đồng nhập khẩu vật t−, thiết bị và hệ thống thiết bị hoàn chỉnh nằm trong kế hoạch phát triển chung của ngành với n−ớc ngoài, theo dõi đôn đốc việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại th−ơng và làm thủ tục trực tiếp nhận hàng hoá.
+ Hàng nhập khẩu đ−ợc căn cứ vào nhu cầu của thị tr−ờng, khả năng cung ứng của Công ty và hàng hoá thuộc lĩnh vực b−u chính viễn thông.
+ Hàng xuất khẩu là các sản phẩm thuộc ngành B−u điện và các sản phẩm thuộc công nghiệp thông tin do liên doanh đầu t− sản xuất và gia công chế biến hoạt động này mới đ−ợc triển khai gần đây và sẽ tiếp tục đ−ợc phát huy trong những năm tớị
+ Dịch vụ t− vấn kỹ thuật các vấn đề liên quan đến chuyên ngành B−u chính viễn thông.
+ Sản xuất, lắp đặt, vận hành, phục hồi và sửa chữa thiết bị do công ty bán rạ
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và mối quan hệ kinh tế với các chủ thể của Công ty Vật T− B−u Điện Ị
2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máỵ
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (bao gồm cả cơ cấu tổ chức và quản trị) là tổng hợp các bộ phận, phòng ban chức năng, các đơn vị cá nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đ−ợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đ−ợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của công tỵ
ạ Cơ cấu tổ chức.
Công ty VTBĐ I có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng đứng đầu là ban giám đốc, trong đó giám đốc là ng−ời có quyền hành cao nhất, trong ban giám đốc có hai phó giám đốc: phó giám độc nội chính và phó giám đốc kinh doanh. D−ới ban giám đốc là các phòng ban chức năng (gồm có các phòng sau: phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại th−ơng); Mạng l−ới tiêu thụ hàng hóa (gồm có 5 trung tâm kinh doanh: Trung tâm kinh doanh 1, 2, 3, 4, 5 ở 18 Nguyễn Du, Nguyễn Công Trứ...; một cửa hàng kinh doanh tại Hải Phòng trực thuộc trạm tiếp nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; hai cửa hàng tại thành phố Đà Nẵng trực thuộc chi nhánh công ty; Trung tâm bảo quản vận chuyển hàng hóa tại xã Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội; Trạm tiếp nhận vật t− xuất nhập khẩu tại Hải Phòng; Chi nhánh công ty tại thành phố Đà Nẵng...
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của Công ty Vật T− B−u Điện I
* Ban lãnh đạo: Một giám đốc và hai phó giám đốc.
Giám đốc là ng−ời đứng đầu công ty do Tổng cục tr−ởng Tổng cục B−u Điện bổ nhiệm. Giám đốc công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ tr−ởng và chịu trách nhiệm tr−ớc pháp luật với Tổng Cục Tr−ởng Tổng cục B−u Điện và với cán bộ của công nhân viên trong Công tỵ
Các phó giám đốc là ng−ời trợ lý cho giám đốc về các lĩnh vực chuyên môn của mình đồng thời theo dõi quan lý các phòng ban trong phạm vi quyền
Trung tâm KD XNK Giám Đốc P.Giám đốc kinh doanh P.Giám đốc nội chính P.kế hoạch thị tr−ờng P.nghiệp vụ pháp chế ngoại th−ơng P.tổ chức hành chính P.tài chính kế toán Trung tâm KD1 Trung tâm KD2 Trung tâm KD3 Trung tâm KD4 Trung tâm KD5 Trung tâm vận chuyển và bảo vệ HH Trạm tiếp nhận hàng hoá tại HP CN tại Đà Nẵng số 2 Thanh Hải Kho tại đồi Lim Kho tại Yên Viên Bộ phận vận chuyển Khu trung chuyển A08 Khu kho Hoà Khánh Khu kho Cam Ranh Cửa hàng số 7 Lạch Tray
hạn và trách nhiệm dựa trên quyết định của giám đốc. Một phó giám đốc nội chính trực tiếp phụ trách công tác nội chính của Công tỵ Một phó giám kinh doanh trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh của Công tỵ
* Các phòng ban chức năng.
+ Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng có một tr−ởng
phòng, một phó phòng còn lại là chuyên viên và nhân viên. Nhiêm vụ của phòng là th−ờng xuyên nghiên cứu nhu cầu thị tr−ờng, những chủ tr−ơng đ−ờng lối của Đảng và pháp luật của Nhà n−ớc, ph−ơng h−ớng nhiệm vụ phát triển của ngành nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch đầu t− xây dựng cơ bản có tính khả thi caọ Phòng cũng đồng thời trực tiếp làm công tác nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu để kinh doanh.
+ Phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại th−ơng: Làm nhiệm vụ về các hoạt
động xuất nhập khẩu uỷ thác, tiếp nhận hàng nhập khẩu ở các ga cảng.
Cả hai phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại th−ơng trong hoạt động của mình đã tạo ra nguồn hàng đầu vào cho hoạt động kinh doanh của Công ty do vậy cả hai vừa là phòng chức năng vừa là phòng kinh doanh.
+ Phòng tài chính kế toán: Có một kế toán tr−ởng và một phó phòng làm
nhân viên ghi chép phản ánh trung thực số liệu kế toán, thống kê, giá cả, chi phí... giải quyết tốt các thủ tục thanh toán với ngân sách và với các đối tác trong n−ớc. Phòng còn có chức năng tham m−u cho giám đốc trong lĩnh vực chỉ đạo thực hiện công tác quản lý tài chính hạch toán kế toán của Công ty, bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả bảo toàn phát triển vốn phù hợp với cơ chế chính sách cuả Nhà n−ớc.
+ Phòng tổ chức hành chính: Chỉ có một tr−ởng phòng, có nhiệm vụ tổ
chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tuyển dụng lực l−ợng lao động cho Công ty, giải quyết các chế độ lao động cho ng−ời lao động và làm công tác hành chính, văn th−, l−u trữ, quản lý ph−ơng tiện cho hoạt động của Công ty, đào tạo và tái đào tạo lực l−ợng lao động hiện có của Công tỵ
* Mạng l−ới tiêu thụ hàng hoá
+ Công ty có 5 trung tâm kinh doanh tại Hà Nội đồng thời cũng là năm cửa hàng.
+ Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu ở Hà Nội: Thực hiện hoạt động tự kinh doanh, khi thị tr−ờng có nhu cầu về thiết bị, vật t− b−u điện thì trung tâm là đơn vị trực tiếp tìm kiến, lựa chọn đối tác, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng.
+ Có 2 cửa hàng tại Đà Nẵng, trực thuộc chi nhánh Công ty tại Đà Nẵng (là chi nhánh tổ chức sản xuất kinh doanh tại khu vực miền Trung).
+ Có một cửa hàng trực thuộc trạm tiếp nhận vật t− tại Hải Phòng.
+ Các đơn vị làm nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh có 2 đơn vị.
b. Cơ cấu quản trị.
Một doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quản trị kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống d−ớị
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản trị Công ty, là ng−ời chỉ huy cao nhất có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất, kỹ thuật kinh doanh và đời sống của toàn công tỵ Để giúp giám đốc tập trung vào các vấn đề lớn, có tính chiến l−ợc, việc phụ trách kinh doanh và công tác nội chính đ−ợc giao cho hai phó giám đốc của công tỵ
Các phòng chức năng (kế toán tài chính, kế hoạch, tổ chức hành chính...) đ−ợc phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp giám đốc và các phó giám đốc, chuẩn bị các quyết định, theo dõi, h−ớng dẫn các trung tâm kinh doanh, các chi nhánh... cũng nh− các nhân viên cấp d−ới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
Bên cạnh đó các trung tâm kinh doanh cũng là một cấp quản trị trong đó tr−ởng các trung tâm đóng vai trò là một thủ tr−ởng đơn vị, tự thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình sao cho có hiệu quả nhất. Tuy vậy, các trung tâm kinh doanh vẫn đ−ợc sự trợ giúp hết sức hiệu quả của công ty nói chung và của phòng Nghiệp vụ pháp chế ngoại th−ơng, phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩụ.. nói riêng trong việc hoạch định chiến l−ợc kinh doanh, hỗ trợ vốn, cơ chế kinh doanh dân chủ, tìm kiếm nguồn hàng, nghiên cứu nhu cầu thị tr−ờng...
2.2- Mối quan hệ của Công ty với các chủ thể trong quá trình hoạt động.
Một Công ty muốn tồn tại và phát triển phải luôn để tâm đến các quan hệ về luật pháp, kinh tế và tổ chức với các doanh nghiệp khác, với khách hàng và với cơ quan quản lý cấp trên. Trong quá trình hoạt động công ty VTBĐ I có những mối quan hệ khá khăng khít với các cơ quan quản lý cấp trên bao gồm Chính phủ, Bộ BCVT và các bộ khác có liên quan, với các bạn hàng và với khách hàng của mình. Mối quan hệ này có thể đ−ợc khái quát theo mô hình sau đâỵ
Sơ đồ 5: Mối quan hệ của công ty với các chủ thể.
2.2.1. Công ty với cơ quan quản lý cấp trên.
Công ty VTBĐ I là công ty Nhà n−ớc, trực thuộc tổng công ty BCVT chịu sự điều hành chung của ban lãnh đạo Tổng công ty, ban kiểm soát và ban chức năng. Với t− cách là thành viên, công ty VTBĐ I thực hiện các nhiệm vụ nằm trong kế hoạch đầu t− phát triển chung của ngành mà Tổng công ty giao chọ Là công ty hoạt động kinh doanh thiết bị, vật t− viễn thông, Công ty chịu sự quản lý của Bộ BCVT, tuân thủ và thực hiện đúng các quy định, chiến l−ợc, kế hoạch và chính sách phát triển BCVT, kết hợp chặt chẽ với các ban chức năng của tổng công ty trong thực hiện các thủ tục về đấu thầu mua sắm thiết bị, đầu t− xây dựng cơ bản, phê duyệt hợp đồng th−ơng mại, xin miễn giảm thuế... Công ty còn chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của tổng Công ty và bị xử lý theo quy định nếu vi phạm pháp luật về BCVT. Ngoài ra Công ty VTBĐ I chịu sự quản lý chung của các cơ quan chức năng của Nhà n−ớc nh−: Bộ th−ơng mại, Hải quan, Bộ kế hoạch đầu t−...
2.2.2. Công ty với khách hàng.
Khách hàng của công ty VTBĐ I là các công ty kinh doanh thiết bị BCVT, các B−u điện tỉnh thành và tổ chức cá nhân tiêu dùng cuối cùng. Công ty
Thủ t−ớng Chính phủ Bộ và cơ quan ngang bộ Bộ B−u chính viễn thông. Tổng Công ty B−u chính viễn thông Việt Nam
Công ty Vật T− B−u Điện I Khách hàng Nhà cung cấp Các bên có liên quan
luôn luôn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng, xây dựng “lòng trung thành” của các khách hàng truyền thống và tạo mối thiện cảm ban đầu với khách hàng mớị Đối với các doanh nghiệp trong ngành B−u điện, đây là các khách hàng có mối quan hệ lâu dài với công ty, khối l−ợng hàng mua t−ơng đối lớn, giữa Công ty với các khách hàng này có sự t−ơng trợ giúp đỡ nhau trong khối ngành BCVT d−ới sự chỉ đạo của VNPT, vì vậy Công ty luôn tạo mối quan hệ tốt đẹp, bền vững, bình đẳng cùng có lợị Đối với khách hàng là các tổ chức hoặc ng−ời tiêu dùng cuối cùng Công ty cũng th−ờng xuyên có những cuộc thăm hỏi nhất là với khách hàng lớn hoặc gửi th− thiếp chúc mừng... Bên cạnh đó Công ty còn tiến hành giới thiệu sản phẩm qua tổ chức hội thảo, hội nghị của công ty và của ngành, tham gia các hội chợ, triển lãm... Tất cả các công việc trên đều nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty với khách hàng. Tuy nhiên công ty còn ít chú ý đến các khách hàng nhỏ vì điều kiện, hoàn cảnh ch−a thể đáp ứng hết đ−ợc nhu cầu và nguyên vọng của khối khách hàng nàỵ
2.2.3- Công ty với các bên hữu quan.