cơng tác quản lý tài chính nĩi chung và cơng tác kế tốn nĩi riêng a, Ứng dụng tin học vào cơng tác quản lý tài chính nĩi chung
Đểđảm bảo thực hiện các nhiệm vụđược giao, việc tăng cường cơ sở vật chất, hiện đại hĩa trang thiết bị làm việc đưa vào ứng dụng tin học vào trong quản lý tài chính nhằm nâng cao chất lượng quản lý là việc làm hết sức cĩ ý nghĩa. Trong quá trình thực hiện giải pháp này cần chú ý tới một số vấn đề sau:
• Việc mua sắm tài sản phải cân đối với nhiệm vụđược giao, đặc biệt là các máy mĩc chuyên mơn cần theo chiến lược sử dụng. Cơng nghệ thích hợp: cơng nghệ mới, hiện đại nhưng giá cả phải chăng, dễ sử dụng, dễ bảo trì, nguồn nguyên liệu cho hoạt động của máy mĩc phải đa dạng, cĩ nguyên liệu thay thế.
• Hiện đại hĩa TTB làm việc khơng cĩ nghĩa là mua sắm thiết bị đắt tiền mà là cung cấp đầy đủ TTB cần thiết phục vụ hoạt động cho Bệnh viện.
Đảm bảo các thiết bị tối cần thiết cho hoạt động hành chính như: phương tiện đi lại, máy vi tính... theo hướng tiết kiệm, hiệu quả.
• Tăng cường quản lý tài chính bằng cách thực hiện triển khai đồng bộ việc
ứng dụng cơng nghệ vào trong quản lý. Đẩy mạnh việc xây dựng hệ thống mạng nội bộ. Đưa phần mềm quản lý văn phịng nội, ngoại trú vào sử
dụng cũng như nâng cấp, cải tiến phần mềm kế tốn đang dùng.
74 đại vào cơng tác kế tốn
Hiện nay, việc tin học hố cơng tác kế tốn khơng cịn là cơng tác mới mẻ. Tuy nhiên, để thực hiện tin học hố cơng tác kế tốn thành cơng và thực sự
hiệu quả, bệnh viện Mắt Trung ương cần tổ chức triển khai đồng thời một số giải pháp sau:
- Một là, đơn vị cần cĩ kế hoạch bố trí thời gian và cĩ kế hoạch đào tạo bồi dưỡng trình độ tin học cho các nhân viên kế tốn, tạo điều kiện cho cán bộ
kế tốn thực hành thường xuyên trên máy vi tính, ứng dụng từng phần cho đến tồn bộ cơng việc kế tốn trên máy vi tính.
- Hai là, cùng với việc trang bị đồng bộ máy mĩc thiết bị và thiết kế đường mạng, việc lựa chọn sử dụng phần mềm kế tốn phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của bệnh viện là rất quan trọng. Hiện nay, thị
trường phần mềm kế tốn Việt Nam tương đối phong phú, tuy nhiên đa số các phần mềm chưa cĩ “tính mở”, khơng cĩ khả năng linh hoạt và thích ứng với những sửa đổi, bổ sung (gần như thường xuyên) của chính sách, chếđộ kế tốn tài chính. Do đĩ khi lựa chọn các cơng ty cung cấp phần mềm, các đơn vị nên
đặc biệt lưu ý đến “tính mở” của sản phẩm và chếđộ hậu mãi của nhà cung cấp. - Ba là, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn cần
được thực hiện đồng bộ ở các phần hành kế tốn thì mới đảm bảo khai thác tối
đa hiệu quả của các ứng dụng. Các giải pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế tốn nên tính đến việc kết xuất dữ liệu được phép cơng khai lên mạng quản lý của bệnh viện và giải pháp tham gia vào hệ thống mạng nội bộ
của đơn vị cũng như phạm vi rộng hơn để tận dụng tài nguyên và tiện ích cĩ thể cĩ qua mạng.
- Bốn là, để đảm bảo tính an tồn cho dữ liệu kế tốn, trong kế tốn sử
dụng máy vi tính cần phải đề cập đến kế hoạch bảo trì máy tính diệt vi rút, kế
hoạch định kỳ sao dữ liệu ra đĩa mềm để cất trữ… đề phịng các sự cố về máy tính làm ảnh hưởng đến cơng việc kế tốn. Nếu cơng tác sao lưu khơng được thực hiện tốt và nghiêm túc thì khi cĩ sự cố xảy ra, rủi ro về an tồn dữ liệu cao
75
hơn rất nhiều so với kế tốn thủ cơng.
- Năm là, thực hiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn cần đi đơi với việc sắp xếp, tổ chức nhân sựđảm bảo bộ máy kế tốn gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả.
Bên cạnh đĩ, một giải pháp rất kinh tế và cĩ tính khả thi cao để hiện đại hố cơng tác kế tốn là tận dụng các tiện ích của cơng nghệ ngân hàng hiện đại.
Thực tế cho thấy các khoản thu bằng tiền mặt như thu lệ phí khám chữa bệnh; các khoản chi tại đơn vị sử dụng tiền mặt chiếm tỷ trọng tương đối lớn như chi tiền lương, tiền cơng và các khoản cĩ tính chất tiền lương... Như vậy khối lượng thanh tốn dùng tiền mặt tương đối lớn và nghiệp vụ thanh tốn lại đi tới từng cá nhân, do đĩ khối lượng cơng việc rất nhiều. Điều này gây sức ép rất lớn về cơng việc, về bộ máy nhân sự, về sựđảm bảo an tồn tiền mặt cho các đơn vị. Trong khi đĩ các Ngân hàng thương mại đang cĩ rất nhiều dịch vụ cung cấp các tiện ích ngân hàng hiện đại như: thanh tốn qua tài khoản cá nhân, sử dụng máy ATM, dịch vụ chi trả lương và cung ứng các dịch vụ thanh tốn khác… Trong
điều kiện các đơn vị SNCL được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng, việc vận dụng các dịch vụ này là việc nên làm bởi các tiện ích sau đây:
Tiết kiệm được chi phí thơng qua tiết kiệm thời gian, nhân sự và giảm sự
phức tạp trong cơng tác quản lý tài chính. Với quy trình trả lương, trả thù lao… nhanh gọn qua tài khoản ATM của từng cá nhân, cơng việc của kế tốn giờ đây chỉ cịn là tính tốn và chuyển file dữ liệu chi trả cho các cá nhân đến ngân hàng kèm uỷ nhiệm chi thay cho hàng nghìn thao tác, thời gian, ấn chỉ, giấy tờ… để
chi trả cho hàng trăm, hàng nghìn người trong đơn vị vào kỳ trả lương. Căn cứ
vào thơng tin thanh tốn trên file dữ liệu và số tiền trên uỷ nhiệm chi, ngân hàng sẽ tựđộng ghi cĩ vào tài khoản ATM của từng cá nhân.
Mức chi phí cho các giao dịch loại này rất thấp: đơn vị chỉ phải trả một mức phí từ 0,15%- 0,20% tổng giá trị chuyển tiền và khơng quá 500.000 cho mỗi lần chuyển tiền.
76
- Thủ tục đăng ký đơn giản và thuận tiện: các cá nhân được chi trả cĩ thể
rút tiền mặt bất cứ khi nào và bất cứ đâu trong mạng lưới ATM của ngân hàng. Trong thời gian tiền để trên tài khoản chưa sử dụng sẽđược hưởng lãi khơng kỳ
hạn.
Để cĩ thể triển khai được giải pháp này, cần cĩ sự nỗ lực của cả 2 phía:
đơn vị cĩ nhu cầu và các ngân hàng thương mại. Các ngân hàng cần tăng cường tiếp xúc, quảng cáo các dịch vụ hiện cĩ đến từng đơn vị và từng cá nhân trong
đơn vị, đồng thời việc đầu tư thiết bị, mở phịng giao dịch ngay tại địa bàn. Về
phía các đơn vị nên mạnh dạn tận dụng các dịch vụ này và khuyến khích cán bộ, nhân viên thực hiện mở tài khoản và nhận các khoản thanh tốn thơng qua tài khoản.