II. Một số đề xuất nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh nghiệp vụ bảo hiểm
2. Công tác giám định
Giám định là công việc hết sức quan trọng, quyết định không nhỏ tới kết quả hoạt động nghiệp vụ. Với mục đích qui định cách thức giám định, Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam đã đa ra “Hớng dẫn giám định nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu biển “ nhằm áp dụng cho việc giám định các vụ tổn thất, giám định các tàu mới tham gia bảo hiểm thuộc các nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu biển đợc tiến hành tại Bảo Việt Hà Nội.
2.1. Những quy định chung về công tác giám định 200 114 120128 90 662 500 1042 1750 2398 0 500 1000 1500 2000 2500 1997 1998 1999 2000 2001 Kế hoạch Thực tế
Nguyên tắc giám định
- Công tác giám định tai nạn tàu thuyền nhằm phản ánh trung thực, khách quan, diễn biến, nguyên nhân và mức độ tổn thất đối với tàu thuyền.
- Công tác giám định trớc khi nhận bảo hiểm nhằm kiểm tra tình trạng kỹ thuật của tàu và yêu cầu chủ tàu sửa chữa, khắc phục các khiếm khuyết còn tồn tại hoặc để loại trừ bảo hiểm các khiếm khuyết nếu chủ tàu không sửa chữa.
- Việc phát hiện ra nguyên nhân tổn thất còn giúp chủ tàu, Bảo Việt đa ra các biện pháp đề phòng hạn chế tổn thất.
Phòng bảo hiểm thân tàu biển thuộc Văn phòng Tổng công ty, các công ty bảo hiểm địa phơng thuộc hệ thống Bảo Việt phải tổ chức nhận giấy yêu cầu giám định, hớng dẫn chủ tàu, thuyền trởng các thủ tục cần thiết, bố trí cán bộ tiến hành giám định nhanh gọn, phù hợp với những quy định của quy trình này.
Sơ đồ 2: Quá trình giám định nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu biển tại Bảo Việt
Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc,
tài liệu
- Ngời bảo hiểm
Nhận thông tin từ khách hàng
- Ghi sổ tiếp nhận tai nạn/tổn thất.
Lập biên bản giám định
- Giám định viên
Hớng dẫn xử lý ban đầu
- Tham chiếu theo Quy tắc bảo hiểm / Hợp đồng bảo hiểm
- Giám định viên
Tiến hành Giám định
- Giám định viên
- Lãnh đạo Thoả thuận và theo dõi khắc phục hậu quả
- Giám định viên - Lãnh đạo
- Ngời bảo hiểm - Vào Sổ giám định- Theo dõi thu phí Giám định và thống kê.
Trên đây là sơ đồ qui trình giám định nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu biển của Bảo Việt Hà Nội.
2.2. Nhận thông tin từ khách hàng
- Khách hàng thông báo các thông tin liên quan đến đối tợng đợc bảo hiểm: yêu cầu tham gia bảo hiểm, bị tổn thất/ bị tai nạn (tài sản, con ngời, trách nhiệm...).
- Xử lý ban đầu của ngời bảo hiểm khi nhận đợc thông tin từ khách hàng: thông báo cho bộ phận hoặc ngời có liên quan để xử lý.
- Trờng hợp tổn thất lớn và phức tạp, Công ty cần báo về Văn phòng Tổng công ty để xin ý kiến và phối hợp xử lý.
- Trờng hợp làm đại lý giám định cho Công ty bảo hiểm khác cần lu ý tới yêu cầu riêng của Công ty bảo hiểm đó cũng nh yêu cầu về nội dung của “Biên bản giám định”.
- Trờng hợp từ chối giám định, ngời nhận giấy “Yêu cầu giám định” hoặc giám định viên phải ghi rõ lý do từ chối ở mặt sau giấy “Yêu cầu giám định” và ký xác nhận.
2.3. Hớng dẫn xử lý ban đầu
Căn cứ vào các thông tin khách hàng cung cấp, giám định viên hớng dẫn cho khách hàng những xử lý ban đầu theo đúng những quy định trong “Quy tắc bảo hiểm” hoặc “Hợp đồng bảo hiểm” mà đối tợng bảo hiểm đang tham gia.
- Thông báo cho những bên liên quan tới việc xử lý tổn thất/tai nạn.
- Kiểm tra các giấy tờ, tài liệu hiện có liên quan tới tàu (nếu giám định tàu tham gia bảo hiểm), tới tổn thất/tai nạn (nếu tàu bị tai nạn).
- Hớng dẫn cho khách hàng chuẩn bị những giấy tờ pháp lý liên quan đến khiếu nại và tranh chấp đối với bên thứ ba liên quan.
- Chuẩn bị hiện trờng: Thời gian, địa điểm, các bên có mặt...
Căn cứ vào mức độ đánh giá ban đầu về tổn thất, giám định viên có thể trình lãnh đạo về việc thuê giám định viên đến giám định trong những trờng hợp đặc biệt cần có giám định viên của các cơ quan chuyên môn khác hoặc của tổ chức giám định nớc ngoài.
Trình lãnh đạo để thông báo cho đại lý ở nớc ngoài xử lý (nếu vụ tổn thất xẩy ra ở nớc ngoài).
2.4.1. Giám định tại hiện trờng
Đối với giám định tàu tham gia bảo hiểm
- Kiểm tra toàn bộ các giấy tờ tàu xem có còn hiệu lực hay không? Ghi lại các đặc điểm của tàu.
- Tiến hành kiểm tra tình trạng tàu, cụ thể: Kiểm tra vỏ boong, các trang thiết bị nh: các hệ thống cứu hỏa, neo, lái, trang thiết bị cứu sinh, hệ thống hàng hải, hệ thống vô tuyến điện, hệ thống động lực, tình trạng miệng, nắp hầm hàng, vách ngăn, hầm hàng...
- Sau khi kiểm tra, nếu tàu ở tình trạng kỹ thuật đảm bảo khả năng an toàn đi biển thì đề nghị chấp nhận bảo hiểm. Trờng hợp tàu còn kiếm khuyết thì đề xuất loại trừ không nhận bảo hiểm bộ phận bị khiếm khuyết hoặc từ chối nhận bảo hiểm.
Đối với giám định tổn thất
- Yêu cầu thuyền trởng báo cáo lại diễn biến của sự việc.
- Kiểm tra thời hiệu, hiệu lực và các điều kiện tham gia bảo hiểm. Kiểm tra các giấy tờ đăng kiểm của tàu có còn hiệu lực hay không, kiểm tra các ghi chú, yêu cầu của Đăng kiểm có liên quan đến khả năng an toàn đi biển và liên quan đến tổn thất.
- Kiểm tra xem tàu đã trình "Kháng cáo hàng hải" theo nh quy định tại Bộ luật Hàng hải Việt Nam cha? Nếu cha thì phải yêu cầu thực hiện ngay theo đúng nh quy định.
- Kiểm tra thực tế nhật ký hàng hải, nhật ký máy, nhật ký thời tiết xem có khớp với thời gian xảy ra tai nạn hay không? Sao chụp photo ngay những trang cần thiết không để chủ tàu sao chụp gửi sau để tránh sửa đổi. Xem xét, ghi nhận ngay những điểm mâu thuẫn bất hợp lý giữa các hồ sơ tài liệu và thực tế hiện trờng.
- Kiểm tra bằng thuyền trởng, máy trởng, sĩ quan đi ca và chứng chỉ thủy thủ, thợ máy đi ca của ca liên quan đến tổn thất.
- Sau khi nghe báo cáo và xem xét toàn bộ hồ sơ xong, tiến hành kiểm tra thực tế tại hiện trờng nơi xảy ra tai nạn, phải tiến hành chụp ảnh hiện trờng và ảnh chụp phải thể hiện đợc: tai nạn là có thật, đúng tàu đợc bảo hiểm...
2.4.2. Xác định mức độ tổn thất
- Sau khi hoàn thành những công việc nói trên, giám định viên phải tiến hành kiểm tra kỹ thuật. Đây là công việc khó khăn phức tạp nhng rất quan trọng, đòi hỏi phải chi tiết, chính xác để có thể đánh giá đợc mức độ tổn thất và tìm nguyên nhân tai nạn. Phải kiểm tra từng bộ phận để xác định mức độ tổn thất của bộ phận đó nh thế nào? có thể sửa chữa phục hồi đợc không? hay phải thay mới, biện pháp, khả năng sửa chữa phục hồi?
- Xem xét mức độ tổn thất để ớc chi phí sửa chữa kể cả sửa chữa tạm thời và sửa chữa chính thức để dự kiến số tiền tạm ứng sửa chữa (nếu chủ tàu yêu cầu).
- Khi tàu tiến hành sửa chữa thì phải theo dõi sửa chữa để giám sát các hạng mục và chi phí thuộc trách nhiệm bảo hiểm.
- Giám định viên phải đề xuất hớng xử lý, giải quyết tai nạn sao cho đảm bảo an toàn cho tàu cũng nh chi phí phải tiết kiệm nhất.
2.4.3. Xác định nguyên nhân tổn thất.
Sau khi kiểm tra xong các vấn đề kỹ thuật, giấy tờ pháp lý và qua báo cáo của thuyền trởng, giám định viên có đủ cơ sở để phân tích xác định nguyên nhân tổn thất. Kết luận phải lôgic, có cơ sở khoa học, không nên chỉ dựa vào báo cáo của thuyền, máy trởng.
Trờng hợp nguyên nhân tổn thất quá phức tạp vợt quá khả năng của giám định viên thì cần tham khảo thêm ý kiến t vấn của các chuyên gia về lĩnh vực bộ phận bị tổn thất, nếu cần thiết thì thuê cơ quan chuyên ngành nh Đăng kiểm tiến hành giám định để có kết luận chính xác, khách quan.
- Phối hợp cùng với khách hàng tiến hành giám định, phân loại và xác định mức độ tổn thất/ thiệt hại và tìm nơi sửa chữa, khắc phục tổn thất. Theo dõi quá trình sửa chữa, khắc phục hậu quả.
- Đề xuất các biện pháp bảo quản và đề phòng hạn chế tổn thất, các loại trừ bảo hiểm (nếu có), các biện pháp sơ, cấp cứu ngời bị nạn...
2.6. Lập Biên bản giám định
Biên bản giám định là tài liệu chính để xét duyệt bồi thờng cho ngời đợc bảo hiểm và khiếu nại ngời thứ ba (nếu có). Vì vậy nội dung biên bản giám định phải đảm bảo trung thực, chính xác, khách quan, rõ ràng và cụ thể sự việc xẩy ra gây nên tổn thất/thiệt hại. Biên bản giám định phải thể hiện đợc nội dung sau:
- Ngày giờ, địa điểm giám định. Thành phần tham gia giám định. - Đặc điểm của tàu, thuyền bị tai nạn.
- Diễn biến trớc, trong và sau khi tai nạn. - Mức độ tổn thất.
- Nguyên nhân tổn thất
- Kiến nghị và ý kiến đề xuất của giám định viên về việc xử lý tai nạn.
- Sau khi dự thảo xong biên bản giám định, đính kèm toàn bộ hồ sơ do tàu, chủ tàu cung cấp (nh các giấy tờ Đăng kiểm, bằng cấp, kháng cáo hàng hải, nhật ký boong, máy và ảnh chụp...) trình Lãnh đạo duyệt ký xác nhận.
- Đối với những vụ tổn thất lớn, phức tạp sau khi dự thảo xong cần tham khảo thêm hoặc thuê các chuyên viên kỹ thuật về tàu để có kết luận nguyên nhân tổn thất đợc chính xác.
2.7. Cấp Biên bản giám định và thu phí giám định“ ”
Chi phí giám định, chi phí đề phòng hạn chế tổn thất và các chi phí có liên quan
- Ngời yêu cầu giám định phải trả phí giám định cho Công ty bảo hiểm (nơi cử giám định viên giám định) ngay khi nhận đợc biên bản giám định.
- Nếu ngời yêu cầu giám định có yêu cầu thì giám định viên có thể ghi xác nhận trên biên bản giám định những chi phí giám định, đề phòng hạn chế tổn thất, chi phí phục vụ giám định. Tính chất hợp lý và chính xác của các chi phí nói trên sẽ do ngời đợc bảo hiểm khai báo và chứng minh bằng các chứng từ hợp lệ khi khiếu nại.
Cấp Biên bản giám định và thu phí giám định“ ”
* Căn cứ vào biểu phí giám định Tổng công ty ban hành để tính phí giám định, bao gồm:
- Phí giám định cơ bản.
- Chi phí đi lại, tàu xe phục vụ giám định. - Chi phí chụp ảnh...
* Gửi “Thông báo thu phí giám định” cho ngời yêu cầu giám định trớc và khi ngời yêu cầu giám định nộp phí thì cấp “Hoá đơn thu phí” giám định đồng thời cấp “Biên bản giám định”.
- Đối với tàu nớc ngoài khi cấp biên bản giám định cho thuyền trởng thì yêu cầu thuyền trởng thanh toán phí trực tiếp, nếu thuyền trởng không thanh toán phí thì yêu cầu ký vào “Thông báo thu phí” (Debit Note) để làm cơ sở đòi ngời yêu cầu giám định thanh toán.
- Đối với giám định tàu tham gia bảo hiểm thì thu phí bảo hiểm từ Công ty bảo hiểm yêu cầu giám định.
2.8. Lu trữ hồ sơ giám định
- Giấy yêu cầu giám định, các giấy tờ theo quy định của Quy tắc, Hợp đồng bảo hiểm, các tài liệu thu thập đợc trong quá trình giám định và biên bản giám định.
- Nếu vụ việc phải thuê giám định thì thêm: tờ trình lãnh đạo về việc thuê giám định, hồ sơ giám định của ngời đợc thuê giám định.
Hồ sơ đợc lu trữ tại Phòng nghiệp vụ 03 năm.
Giám định không phải là việc đơn giản, nó giữ một vị trí quan trọng, quyết định việc có chấp nhận hay không một đơn yêu cầu bảo hiểm và nếu chấp nhận thì với mức phí là bao nhiêu. Ngời ta không thể mạo hiểm tới mức chấp nhận bảo hiểm cho tất cả các tàu có nhu cầu bất chấp độ an toàn của nó nh thế nào. Vì vậy công tác giám định càng đợc thực hiện một cách chính xác thì hiệu quả hoạt động nghiệp vụ càng cao vì qui trình giám định hỗ trợ cho tất cả các công tác còn lại của nghiệp vụ.
Trong thực tế từ khi triển khai nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu biển tại Bảo Việt Hà Nội, nhân viên phòng hàng hải đã thực hiện công tác giám định rất hiệu quả và cha để xảy ra một vụ trục lợi bảo hiểm nào. Thành tích này cần đợc phát huy để thực hiện tốt hơn nữa công tác này.