- Hình thức số kế toán:
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Năm 2001
Đơn vị báo cáo: Văn phòng Công ty
Đơn vị tính: VNĐ STT Tên chỉ tiêu Mã chỉ tiêu Số tiền 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 Tổng doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ - Chiết khấu - Giảm giá - Hàng bán bị trả lại Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp
Chi phí nghiệp vụ kinh doanh Lợi nhuận từ hoạt động SX-KD
2111 2112 2113 2114 2115 2116 2117 4.716.684.728 4.716.684.728 4.417.215.921 299.468.807 89.656.175 209.812.632 Ngày 30/12/2001
Ngời lập Kế toán trởng Giám đốc
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Phần III
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty T Vấn Xây Dựng Dầu Khí Petrolimex.
I. ý Kiến nhận xét về công tác kế toán và việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm, xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty T Vấn Xây Dựng Dầu Khí Petrolimex.
Trải qua 30 năm xây dựng và phát triển với biết bao khó khăn và thử thách Công Ty T Vấn Xây Dựng Dầu Khí Petrolimex ngày một trởng thành và đang là một công ty có bề dày kinh nghiệm trong công tác t vấn xây dựng các công trình xăng dầu và một số công trình công nghiệp dân dụng khác.
Với một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, giàu kinh nghiệm cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại. Công ty đã và đang khẳng định đợc vị thế của mình trong nền kinh tế thị trờng hiện nay. Điều đó đợc thể hiện rất rõ ở tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian gần đây.
Cùng với sự phát triển của đất nớc, việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đang là niềm mong ớc và mục tiêu phấn đấu của toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Qua tìm hiểu thực tế về công tác kế toán tại Công ty nói chung và việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm xác định kết quả hoạt động kinh doanh nói riêng, em nhận thấy công tác kế toán của Công ty đã đạt những kết quả nhất định, đó là:
Thứ nhất: Về công tác hạch toán kế toán nói chung, bộ phận kế toán của
Công ty đã đảm bảo cung cấp đợc những thông tin đầy đủ cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị. Những thông tin mà kế toán mang lại không đơn thuần là những tính toán và ghi chép thuần tuý, mà nó còn có tính chất phân tích chi tiết và tổng hợp về tình hình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó giúp lãnh đạo Công ty đa ra những quyết định kịp thời, đứng đắn nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển. Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức tơng đối gọn nhẹ, hoàn chỉnh và khoa học, với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có lòng say mê nghề nghiệp và trình độ chuyên môn vững vàng. Mọi hoạt động và nghiệp vụ phát sinh đều đợc phản ánh trên sổ sách, chứng từ kế toán một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu. Tình 81
hình thực tế cho thấy công tác kế toán của Công ty đã đạt đợc những kết quả đáng khích lệ.
Công ty không chỉ tuân thủ những quy định của Chế độ kế toán Ngành xăng dầu mà còn thực hiện tốt các chủ trơng chính sách của Nhà nớc, của Bộ Tài Chính về chế độ kế toán, chính sách về thuế và các khoản phải thanh toán với ngân sách...
Thứ hai: Đối với việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả
hoạt động kinh doanh, kế toán đã phản ánh khá đầy đủ và có hệ thống các nghiệp vụ phát sinh cũng nh tuân thủ một cách nghiêm ngặt và chặt chẽ việc tổ chức và luân chuyển các chứng từ ban đầu.
Giữa phòng Kế toán và các bộ phận có liên quan của Công ty đã có sự phối hợp nhất định trong việc tổ chức thực hiện công tác tiêu thụ thành phẩm đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ chi tiết và chính xác cho lãnh đạo Công ty, góp phần bảo vệ tài sản của Công ty trong lĩnh vực lu thông, tạo điều kiện thúc đẩy sản xuất và lu thông đạt hiệu quả cao.
Tuy quy mô của Công ty không lớn nhng khối lợng công việc mà Công ty đảm nhận và thực hiện là không nhỏ, hơn nữa do tính chất đặc thù của công việc và sản phẩm mặc dù các cán bộ kế toán của Công Ty T Vấn Xây Dựng Dầu Khí Petrolimex đã có nhiều cải tiến và sáng tạo trong công tác quản lý và hạch toán nhng do số lợng nhân viên kế toán ít nên việc kiêm nhiệm và làm tắt một số khâu, phần việc là điều không tránh khỏi.
II. Những hạn chế, tồn tại và Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty t vấn xây dựng dầu khí petrolimex.
Bên cạnh những kết quả và thành tựu đã đạt đợc, mặc dù đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty đã có nhiều cố gắng song do những hạn chế trong công tác tổ chức quản lý cũng nh hạn chế về mặt trình độ nên việc hạch toán kế toán tại Công ty nói chung vẫn còn những tồn tại và bất cập.
Với vốn kiến thức đã đợc học và qua thời gian thực tập tại Công Ty em xin mạnh dạn nêu nên những nhợc điểm, tồn tại và đề xuất một vài kiến nghị 82
với hy vọng góp một phần nhỏ trong việc hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh trong thời gian tới tại Công Ty nh sau:
Một là, việc tổ chức và vận dụng sổ sách trong hình thức ghi sổ của
Công ty.
Để phù hợp với đặc điểm tình hình và quy trình sản xuất kinh doanh của Ngành nên kể từ ngày 01/01/1996, Công ty áp dụng Hệ thống chế độ kế toán Ngành xăng dầu với sự trợ giúp của phần mềm kế toán PBM. Do đó, mặc dù Công ty sử dụng hình thức ghi sổ “Chứng từ - ghi sổ” nhng hệ thống sổ sách của Công ty đã đợc cải biên: ở Công ty, các Chứng từ - ghi sổ đợc thay bằng các Phiếu kế toán, Công ty cũng không lập “Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ” để cuối kỳ đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh. Điều này sẽ gây ra những khó khăn cho Công ty, bởi vì chỉ cần có một sai sót nhỏ ở khâu lập Phiếu kế toán hay nhập dữ liệu ban đầu máy tính sẽ cho số liệu sai trên các Báo cáo.
Thực tế cho thấy, tại Công Ty T Vấn Xây Dựng Dầu Khí Petrolimex, bên cạnh việc áp dụng kế toán máy, phòng Kế toán vẫn sử dụng một lao động kế toán thủ công để hạch toán theo dõi một số phần hành chính để cuối kỳ đối chiếu với kết quả tính toán của máy tính trớc khi in ra các Báo cáo cuối kỳ.
Theo em, để thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu trên Công ty nên mở sổ “Sổ đăng ký Chứng từ-ghi sổ” nh theo quy định của chế độ, công việc này sẽ do một kế toán thủ công thực hiện. Định kỳ 5 ngày hoặc tuỳ theo quy mô nghiệp vụ phát sinh, kế toán căn cứ trên các chứng từ gốc vào “Sổ đăng ký Chứng từ - ghi sổ”. Đến cuối kỳ lấy số liệu trên Bảng cân đối phát sinh do máy tính thực hiện đối chiếu với kết quả tính toán của kế toán thủ công, nh vậy ta có thể vừa đối chiếu số liệu, vừa có thể lấy số liệu đó để lập Báo cáo trong trờng hợp có trục trặc hoặc mất số liệu trên máy tính.
Hai là, việc sử dụng chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ tại Công
ty.
Nh đã trình bày ở các phần trớc chứng từ gốc duy nhất đợc sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ tại Công ty đó là Hoá đơn GTGT (kiêm phiếu xuất). Tuy nhiên, bộ phận viết Hoá đơn GTGT giao cho khách hàng không phải là Phòng kế toán hay Phòng kinh doanh nh tại các doanh nghiệp khác. ở Công ty nhiệm vụ này sẽ do phòng Kế hoạch thực hiện. Hoá đơn GTGT đợc ghi thành 83
3 liên, liên 1lu tại Phòng kế hoạch, liên 2 giao cho khách hàng và Phòng kế toán giữ liên 3 để làm thủ tục thanh toán.
Sở dĩ nh vậy là vì sản phẩm của Công ty có tính chất đặc thù, để ghi Hoá đơn GTGT cho khách hàng bộ phận viết hoá đơn phải có kiến thức và am hiểu về xây dựng cơ bản, có khả năng đọc đợc các thông số trên bản vẽ... Điều này đòi hỏi giữa Phòng kế hoạch và Phòng kế toán phải có nhiệm vụ cùng phối hợp để thực hiện hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ tại Công ty.
Ba là, công tác hạch toán kế toán ở một số khâu trong quá trình tiêu thụ
sản phẩm.
• Hạch toán doanh thu tiêu thụ:
Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là tổng doanh thu từ các hoạt động khảo sát, thiết kế; dự án thi công và các hoạt động khác. Doanh thu đợc kế toán phản ánh trên Tài khoản 511 và đợc chi tiết thành các tiểu khoản cho từng hoạt động kinh doanh.
- Tài khoản 5111: Doanh thu hoạt động khảo sát thiết kế. - Tài khoản 5113: Doanh thu hoạt động thi công
- Tài khoản 5118: Doanh thu hoạt động khác.
Đối với hai tiểu khoản đầu, kế toán đã phản ánh và hạch toán đúng với nội dung và bản chất của tài khoản theo quy định của chế độ kế toán Nghành.
Riêng tài khoản 5118 - Doanh thu hoạt động kinh doanh khác thì kế toán đã hạch toán lẫn lộn và không hợp lý một số khoản thu nhập sau:
+ Công ty có 2 gian Kiốt ở mặt đờng, trớc đây dùng làm quầy giải khát cho cán bộ công nhân viên lúc nghỉ ngơi, nhng nay đã cho t nhân thuê lại để kinh doanh.
+ Một sân tennis đủ tiêu chuẩn và thỉnh thoảng cho các doanh nghiệp và khách bên ngoài thuê để tổ chức thi đấu và giải trí.
Kế toán Công ty đã sử dụng TK 5118 để phản ánh thu nhập từ hai hoạt động trên theo định khoản:
Nợ TK 111, 112 :
Có TK 5118 : Doanh thu thuê Kiốt, sân tennis
Việc phản ánh này không chính xác. Nội dung của TK 511 “Doanh thu bán hàng” là phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, hạch toán nh trên sẽ sai bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh và dễ gây nhầm lẫn trong việc xác định doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thực chất của hoạt động này là Công ty thừa năng lực sản xuất nên đem TSCĐ cho thuê để mang lại lợi nhuận. Nó là phần thu bên ngoài của hoạt động sản xuất cho nên không đợc hạch toán vào tài khoản 511. Đây là thu nhập của hoạt động bất thờng nên doanh thu từ nó phải đợc ghi nhận vào TK 721 - Thu nhập hoạt động bất thờng, cụ thể phản ánh nh sau:
Nợ TK 111, 112 :
Có TK 721 : (Chi tiết)
Cuối kỳ khoản thu nhập này đợc kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Nếu chỉ xem xét qua Báo cáo kết quả kinh doanh và các sổ theo dõi doanh thu, chúng ta sẽ không nhận thấy Công ty cũng có các khoản giảm trừ doanh thu. Sở dĩ nh vậy là vì các khoản giảm trừ của Công ty không nằm trong các khái niệm thông thờng nh giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại... và Công ty không có tài khoản để theo dõi riêng mà các khoản giảm trừ sẽ đợc trừ ngay vào doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Các khoản giảm trừ doanh thu này phát sinh không thờng xuyên vì nó không phải là một khoản u đãi của Công ty dành cho khách hàng mà là một khoản giảm trừ bắt buộc của Công ty đối với những khách hàng trong Ngành khi giá trị quyết toán thực tế của công trình nhỏ hơn giá trị ớc tính ban đầu khi ký kết hợp đồng. Việc hạch toán nh hiện nay tại Công ty là không đúng theo quy định của chế độ.
Theo em kế toán Công ty nên theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu trên TK 532 - Giảm giá hàng bán và bổ sung thêm Sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu. Nh vậy, một mặt sẽ giúp cho Công ty dễ dàng theo dõi và nắm bắt đ- ợc các khoản giảm trừ đã phát sinh trong kỳ, mặt khác cũng giúp cho các đối t- ợng quan tâm (Tổng Công ty, nhà đầu t, Công ty kiểm toán...) có thể nhận thấy các khoản giảm trừ này trên Báo cáo kết quả kinh doanh.
Vì nếu kế toán hạch toán nh hiện nay (ghi âm doanh thu để trừ thẳng vào doanh thu) thì chỉ tiêu “Các khoản giảm trừ doanh thu” trên Báo cáo kết quả 85
kinh doanh của Công ty có giá trị không (0) nhng thực tế lại vẫn tồn tại một khoản giảm trừ nh vậy.
Hơn nữa, theo quy định của Tổng Công ty thì “giảm giá” là khoản tiền giảm cho khách hàng theo quy chế u đãi cho khách của các chính sách bán hàng của Tổng Công ty hay của các Công ty, hoặc là một khoản giảm trừ vì lý do bất khả kháng, thì việc hạch toán trên TK 532 là hợp lý.
• Việc hạch toán công nợ đối với khách hàng:
Theo quy định của Chế độ kế toán Ngành xăng dầu khi theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán hạch toán trên TK 131 đối với những khách hàng thông thờng và TK 336112 khi tiến hành hạch toán bù trừ giữa Tổng Công ty với các đơn vị trực thuộc hoặc quan hệ thanh toán giữa các đơn vị thành viên thông qua nguồn vốn của Tổng Công ty.
Điều này cho thấy thực tế tại Công ty có sử dụng TK 336112 nhng nội dung và bản chất không hoàn toàn đúng theo quy định của Ngành vì:
Mặc dù khách hàng thờng xuyên và chủ yếu của Công ty là các đơn vị trong Ngành, nhng hiện nay việc thanh toán giữa Công ty và các doanh nghiệp bạn đều không thông qua Tổng Công ty mà trực tiếp bằng chính tiền của đơn vị đó. Và Công ty chỉ thanh toán bù trừ trực tiếp với Tổng Công ty qua những quan hệ của chính đơn vị mình. Thực tế Công ty theo dõi công nợ của tất cả các khách hàng trong Ngành qua TK 336112.
Do đó, để hợp lý hơn thì đối với công nợ của những khách hàng trong Ngành, Công ty cũng nên theo dõi ở TK 131 nh những khách hàng thông thờng. Chỉ trừ những khách hàng ký kết hợp đồng với Công ty và thanh toán bằng nguồn vốn của Tổng Công ty và những khoản bù trừ trực tiếp của Công ty với Tổng Công ty thì mới theo dõi qua TK 336112. Theo em việc hạch toán nh vậy sẽ chính xác và đúng với chức năng của từng tài khoản.
• Hạch toán giá vốn hàng tiêu thụ:
Việc hạch toán chính xác giá vốn hàng tiêu thụ là một vấn đề hết sức quan trọng, nó có ảnh hởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ của Công ty.
Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau trong đó có tính chất đặc thù của Ngành nên việc hạch toán giá vốn tại Công ty chỉ mang tính chất tơng đối. Lý do là vì trong một kỳ kinh doanh số lợng hợp đồng mà Công ty ký kết là rất lớn (khoảng từ 300 đến 400 hợp đồng). Quy mô, giá trị của mỗi hợp đồng lại khác nhau (có hợp đồng trị giá vài tỷ đồng, thời gian xây dựng, thi công kéo dài đến vài năm, song có hợp đồng giá trị chỉ vài chục triệu đồng).
Do đó, việc tập hợp chứng từ và theo dõi chi tiết cho từng hợp đồng rất khó thực hiện. Hơn nữa, giữa chi phí bỏ ra và doanh thu của mỗi hợp đồng cũng không đồng đều, không phải hợp đồng nào Công ty cũng có lãi (có nhiều hợp đồng vì quan hệ lâu dài và vì những chỉ tiêu đặt ra mà Công ty hạ thấp đơn giá