- Hình thức số kế toán:
a. Phơng thức thanh toán áp dụng tại Công ty.
Song song với việc đơn giản hoá phơng thức tiêu thụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và công tác hạch toán kế toán tại Công ty, Công ty T Vấn Xây Dựng Dầu Khí Petrolimex cũng áp dụng việc đa dạng hoá phơng thức thanh toán. Khách hàng của Công ty có thể thanh toán tiền hàng trực tiếp bằng tiền mặt, TGNH, bằng séc chuyển khoản, uỷ nhiệm thu, điện chuyển tiền... phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên khi ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên, do sản phẩm của Công ty thờng có giá trị lớn nên khi ký kết hợp đồng bên giao thầu (Bên A) luôn phải ứng trớc cho Công ty một khoản tiền nhất định (thờng đối với những công trình có giá trị dới 1 tỷ đồng khách hàng ứng trớc 30 % giá trị hợp đồng). Khi công trình hoàn thành bàn giao Bên A sẽ thanh toán nốt số tiền còn lại cho Công ty sau khi giữ lại 5% giá trị hợp đồng để bảo hành. Còn đối với những công trình có giá trị trên 1 tỷ đồng thì có thể khách hàng sẽ tạm ứng cho Công ty thành nhiều đợt, mỗi lần khoảng 10% đến 30% giá trị công trình. Thông thờng khách hàng thanh toán cho Công ty bằng chuyển khoản qua Ngân hàng của Công ty ở miền Bắc ( kể cả những công trình đợc thực hiện ở khu vực phía Nam ). Trờng hợp khách hàng thanh toán theo ph- ơng thức trả chậm sau khi đã nghiệm thu và thanh lý hợp đồng Công ty luôn phải xác định rõ thời hạn thanh toán nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu và hạn chế những rủi ro cho mình. Công ty có thể sẽ phạt với lãi suất 1,5% / tháng trên tổng giá trị sản phẩm nếu quá thời hạn mà khách hàng không thanh toán cho Công ty.
Đối với những khách hàng là thành viên của Tổng công ty và công trình đợc Tổng công ty cấp vốn thì việc thanh toán của Công ty với khách hàng sẽ đ- ợc thanh toán bù trừ qua Tổng công ty.
b. Tài khoản, sổ sách sử dụng:
Để theo dõi công nợ của khách hàng kế toán Công ty sử dụng TK 1311
(đối với khách hàng thông thờng) và TK 336112 (với những khách hàng trong Nghành xăng dầu). Sổ theo dõi công nợ bao gồm: Sổ chi tiết phát sinh công nợ, Bảng kê tổng hợp công nợ và Sổ Cái TK1311, TK 336112.
c. Trình tự hạch toán:
Việc hạch toán và theo dõi doanh thu, công nợ phải trả tại Công ty đều xuất phát từ một chứng từ gốc duy nhất là Hoá đơn GTGT mà phòng kế hoạch lập khi tiến hành nghiệm thu và thanh lý hợp đồng cho khách hàng.
Trên cơ sở đó kế toán sẽ lập Phiếu kế toán và hạch toán nh sau: Nợ TK 1311 (Cty Chế biến kd sp dầu mỏ): 491.200.000 Có TK 511 : 446.545.455
Có TK 3331 : 44.654.545
Vì theo quy định của Chế độ kế toán Nghành Xăng dầu thì trong mọi tr- ờng hợp kể cả khi khách hàng thanh toán tiền hàng ngay cho Công ty hay thanh toán theo phơng thức trả chậm, kế toán đều theo dõi qua TK 1311 (đối với khách hàng ngoài nghành) và TK 336112 ( đối với trong Nghành xăng dầu).
Cả TK 1311 và TK 336112 đều đợc theo dõi lỡng tính. Bên Nợ: phản ánh khoản phải thu khách hàng, Bên Có: cho biết số tiền mà khách hàng đã tạm ứng trớc. Do đó, khi lên báo cáo kế toán sẽ tách riêng số d Nợ và số d Có của TK để vào hai chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.
Với những thông tin trên Phiếu kế toán, công nợ của khách hàng sẽ đợc máy tập hợp các trên “Sổ chi tiết phát sinh công nợ” theo từng loại khách hàng . ( Xem Biểu số 3, 4 - Sổ chi tiết phát sinh công nợ).
Công nợ của Công ty xăng dầu khu vực II sẽ đợc theo dõi trên Sổ chi tiết phát sinh công nợ -TK 336112, còn công nợ của Công ty Chế biến kinh doanh sản phẩm dầu mỏ đợc theo dõi trên Sổ chi tiết phát sinh công nợ -TK 1311. Các Sổ chi tiết phát sinh công nợ sẽ giúp cho công ty nắm đợc một cách cụ thể và chi tiết tình hình các khoản nợ phải thu, đã thu của từng khách hàng, từng lần phát sinh làm cơ sở để phòng Kế hoạch xây dựng hồ sơ khách hàng. Cuối tháng, kết hợp với Phiếu kế toán và Sổ chi tiết phát sinh công nợ kế toán sẽ tổng hợp vào “ Bảng kê tổng hợp công nợ”. Đây là bảng phản ánh một cách tổng quát các khoản nợ phát sinh trong kỳ của từng khách hàng. Mỗi khách hàng đợc theo dõi trên một dòng của Bảng kê, Bảng kê này cũng đợc lập riêng cho hai loại đối t- ợng khách hàng.
(Biểu số 5- Bảng kê tổng hợp công nợ).
Với những số liệu trên đến cuối quý máy tính sẽ tự động cho in ra các Sổ Cái TK tổng hợp 1311, 336112 theo quy định.
IV. Tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty T Vấn Xây Dựng Dầu Khí Petrolimex.