Do quy mô của Công ty không lớn nhng địa bàn phục vụ khách hàng lại trải dài từ Bắc vào Nam, nên ngoài cơ sở chính tại Hà nội Công ty có thành lập một ban đại diện ở Thành phố Hồ Chí Minh để khai thác thị trờng phía Nam. Song công tác kế toán của công ty vẫn tổ chức theo hình thức tập trung tức là chứng từ gốc hay hoá đơn mua bán phát sinh tại ban đại diện phía Nam định kỳ đợc tập hợp về phòng kế toán Công ty để kiểm tra và hạch toán.
Nh vậy, phòng kế toán Công ty có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại Công ty cũng nh văn phòng đại diện, tổng hợp báo cáo kế toán toàn Công ty gửi về Tổng công ty và các cơ quan nhà nớc.
Phòng kế toán của công ty có 5 ngời. Mỗi ngời có chức năng nhiệm vụ cụ thể theo từng mảng công việc mà mình đảm nhiệm.
Sơ đồ 20: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty.
41 Bộ phận Kế toán TSCĐ và TP Bộ phận Kế toán CF, xác Bộ phận Kế toán tổng hợp Bộ phận Kế toán công nợ và Trưởng phòng kế toán ( Phụ trách chung)
- Trởng phòng kế toán - tài chính:
Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc về công tác tài chính kế toán của toàn Công ty, trực tiếp phụ trách, chỉ đạo việc điều hành công tác tài chính, tổ chức và hớng dẫn thực hiện các chính sách chế độ, các quy định của nhà nớc và của Nghành về công tác tài chính, bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
- Kế toán công nợ và thanh toán với Ngân sách Nhà nớc:
Quản lý, ghi chép hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt, tiền gửi theo luật của Nhà nớc và của Tổng công ty. Đồng thời theo dõi tình hình công nợ bao gồm nợ phải trả (phải thu) của khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ Nghành, nội bộ Công ty... Ngoài ra, còn theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ đóng thuế và các khoản phải nộp ngân sách.
- Kế toán TSCĐ và thành phẩm:
Có trách nhiệm theo dõi và phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động các loại TSCĐ hữu hình và vô hình và giá trị hao mòn của nó.
Bên cạnh đó, theo dõi tình hình tiêu thụ và hàng tồn kho ( theo quy định của Tổng công ty, mọi doanh nghiệp thành viên đều áp dụng hình thức hạch toán kê khai thờng xuyên) để xác định doanh thu bán hàng của Công ty.