- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
2. Giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán lu chuyển hànghoá nhập khẩu tại Công ty Vật t thủy sản Hạ Long.
2.1. Giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán lu chuyển hàng nhập khẩu.
Song song với sự đổi mới cơ chế quản lý thì đòi hỏi kế toán công cụ quan trọng của hệ thống quản lý cũng phải đổi mới cho phù hợp. Với sự vận động không ngừng của nền kinh tế, những chính sách quản lý ngoại thơng ở nớc ta cũng đã có những chuyển biến khá toàn diện và mang lại những hiệu quả tích cực nh : mạnh dạn thay đổi quan niệm nhà nớc độc quyền về ngoại thơng, chuyển đổi cơ chế quản lý hàng hóa, thủ tục hành chính đã đợc cải tiến phù hợp với tập quán quốc tế, đổi mới công cụ điều tiết hoạt động NK, có những chính sách thuế mới, thay thế dần các biện pháp hành chính mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế.
Với mục tiêu thúc đẩy sự nghiệp CNH-HĐH đất nớc, hoà nhập thị trờng quốc tế, đa nớc ta vào hàng các nớc có nền ngoại thơng tơng đối phát triển, đòi hỏi phải có bớc đổi mới và hoàn thiện tiếp theo về cơ chế quản lý nhập khẩu. Mặt khác, không phải lúc nào các điều kiện và môi trờng kinh doanh XNK cũng là thuận lợi, là tạo cơ hội cho doanh nghiệp phát triển. Với các sự chuyển biến nh mở cửa nền kinh tế, Mỹ bỏ cấm vận đối với Việt Nam và lập quan hệ ngoại giao, Việt Nam gia nhập ASEAN, sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA, tổ chức thơng mại thế giới WTO, và gần đây nhất Việt Nam ký hiệp định thơng mại với Mỹ-tuy là mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp XNK Việt Nam phát triển nhng đồng thời cũng làm cho tính chất cạnh tranh ngày càng quyết liệt, tệ nạn gian lận thơng mại ngày càng nhiều và tinh vi, chính sách thuế vẫn là vấn đề còn nhiều tồn tại, thủ tục hành chính còn nhiều phức tạp, chồng chéo, tỷ giá hối đoái không ổn định, hoạt động tài chính ngân hàng nhiều lúc cha thực sự hiệu quả.Vợt qua tất cả
các khó khăn trên để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải có bộ máy quản lý năng động, đặc biệt bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, đầy kinh nghiệm và ngày càng đợc hoàn thiện hơn. Kế toán luôn đợc xem là một công cụ của quản lý kinh tế nhất là trong các doanh nghiệp. Ngay từ những trang mở đầu của lý thuyết kế toán, bản chất kế toán đã đợc chỉ rõ là sự quan sát, đánh giá các hoạt động kinh tế về chất trên cơ sở ghi chép, lợng hoá và phản ánh các hoạt động ấy trên sổ sách và báo cáo viên. Chính vì vậy, khi nền kinh tế với t cách là đối tợng quản lý thay đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trờng có định hớng XHCN mà những công cụ đang dùng với kiểu dáng cũ không còn phù hợp nữa nên tất yếu phải đổi mới, phải hoàn thiện hơn.
Từ những yêu cầu của đổi mới nền kinh tế nói chung, đổi mới công cụ kế toán nói riêng đã tác động, đòi hỏi công tác kế toán lu chuyển hàng hóa NK cũng phải ngày càng hoàn thiện hơn, thích nghi với những biến động mới, phản ánh ngày càng chính xác và trung thực, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh NK hàng hóa nói riêng và hiệu quả kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung.
Từ những yêu cầu đổi mới nền kinh tế nói chung, đổi mới công cụ kế toán nói riêng thì công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu ngày phải hoàn thiện hơn thích ứng với nhiều biến động mới phản ánh chính xác và trung thực nhằm nâng cao hiệu quả của toàn doanh nghiệp.
Để bộ máy kế toán của công ty hoàn thiện và đạt hiệu quả hơn công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu cần phải khắc phục những tồn tại ở công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty, em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến giải pháp nhằm khắc phục những nhợc điểm của công tác hạch toán tại công ty.
a. Tổ chức quản lý bộ máy kế toán
Để phục vụ đợc yêu cầu cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý đồng thời đáp ứng đợc nhu cầu giải quyết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty cần trang bị thêm máy vi tính nữa cho phòng kế toán tránh lãng phí thời gian cho công việc cập nhật thông tin. Ngoài ra, hệ thống máy tính của phòng nên nối mạng để mỗi nhân viên có thể biết thêm thông tin về các phần hành kế toán khác ngoài phần hành kế toán của mình.
Trong công tác kế toán công ty nên tìm hiểu và lựa chọn phần mềm kế toán máy sao cho phù hợp đặc điểm kinh doanh của công ty mình để nâng cao chất lợng, hiệu quả của công tác kế toán. Tuy nhiên để thực hiện tốt việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán công ty cần:
+ Lựa chọn nhân viên kế toán có trình độ cao. Đặc biệt kế toán trởng phải là ngời thông thạo và có kinh nghiệm để chỉ đạo việc cập nhật và xử lý thông tin.
+ Thờng xuyên tổ chức đào tạo hớng dẫn sử dụng cho các nhân viên trong phòng.
+ Hiện nay trong phòng kế toán tại công ty chỉ có 3 ngời trực tiếp ghi chép phản ánh nh vậy cha đáp ứng đủ yêu cầu làm việc, sự phân công phân nhiệm cần phải rõ ràng hơn.
+ Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thơng vụ còn chậm chễ gây tồn đọng đến ngày cuối tháng, làm công việc kế toán vào những ngày này trở nên hết sức bận rộn, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán bị chậm trễ. Kế toán Công ty cần phải chủ động đề nghị các phòng kinh doanh nộp sớm các chứng từ thanh toán để có thể làm các thủ tục cần thiết và vào sổ sớm. Có nh thế cuối kỳ, công việc kế toán mới đợc giảm bớt, thực hiện đúng chức năng của mình là ghi chép đầy đủ chính xác và kịp thời,giúp kế toán Công ty hoàn thành việc lập các báo cáo kế toán đúng hạn nh quy định.
+Hiện nay kinh doanh theo cơ chế thị trờng luôn biến động, cạnh tranh ngày càng gay gắt; đặc biệt là kinh doanh hàng nhập khẩu, thời gian lu chuyển hàng hoá tơng đối dài, giá cả hàng hoá phụ thuộc nhiều vào thị trờng thế giới...Công ty nên thực hiện chính sách giảm giá hàng bán đối với khách hàng quen hoặc mua với số l - ợng lớn để giữ khách đồng thời đây cũng là một biện pháp quảng cáo có hiệu quả đối với các khách hàng tiềm năng. Trờng hợp này, kế toán sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 532
Có TK 131, 111, 112 Số tiền khách hàng đợc giảm giá.
Còn đối với khách hàng trả những khoản công nợ trớc thời hạn quy định, Công ty nên cho họ hởng chiết khấu thanh toán. Kế toán hạch toán các khoản chiết khấu đó vào TK 811 - Chi phí hoạt động tài chính nh sau:
Nợ TK 811
Có TK 131, 111, 112 Số tiền khách hàng đợc hởng chiết khấu.
b. ý kiến hoàn thiện sử dụng tài khoản hạch toán ngoại tệ của công ty.
- Sử dụng TK007: Trong quá trình hạch toán ngoại tệ để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tăng giảm ngoại tệ thì tại công ty chủ hạch toán trên TK1121 và TK1122 nh vậy rất khó khăn khi kiểm tra đối chiếu theo dõi thực tế ngoại tệ tồn bao nhiêu và phát sinh trong kỳ là bao nhiêu. Do đó để thuận tiện cho công tác kế toán xử lý phần chênh lệch thì công ty nên sử dụng thêm một tài khoản ngoài bảng nữa đó là TK007 - Ngoại tệ các loại. Tài khoản cần đợc chi tiết cho tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và cho từng ngoại tệ. Cụ thể.
+ Căn cứ vào giấy báo Nợ ngân hàng gửi đến hay phiếu thu ngoại tệ tại quỹ kế toán ghi Nợ TK007 - chi tiết cho từng loại ngoại tệ.
+ Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng và phiếu chi thì kế toán ghi đơnL Có TK 007 - chi tiết từng loại ngoại tệ.
Cuối kỳ kế toán có thể căn cứ vào số phát sinh tăng, giảm trên TK007 để tính ra số ngoại tệ tồn cuối kỳ sau đó nhân với tỷ giá thực tế cuối kỳ để đối chiếu số d trên TK1112 hay TK1122 nếu thấy chênh lệch ghi tăng hoặc giảm tài khoản đó. Số chênh lệch này cũng chính là số kế toán cần ghi Có hoặc Nợ TK413 - Chênh lệch tỷ giá.
- Về việc sử dụng tỷ giá thực tế tuy có u điểm là phản ánh chính xác giá trị của các nghiệp vụ phát sinh nhng thờng gây khó khăn phức tạp khi tiến hành ghi sổ. Hơn nữa khi thực hiện các hợp đồng thờng có giá trị lớn trong khi đó lợng ngoại tệ tại công ty không đủ để thanh toán mà phải vay ngân hàng để thanh toán cho bên bán. Sau khi tiêu thụ đợc hàng nhập khẩu mới thanh toán cho Ngân hàng. Nh vậy thời điểm ghi Nợ và thanh toán kinh tế khác nhau. Để khắc phục nhợc điểm này, kế toán công ty nên áp dụng thêm tỷ giá hạch toán trong quá trình hạch toán hàng nhập khẩu. Hai loại tỷ giá này giúp cho công tác hạch toán ngoại tệ đợc đơn giản hơn mà vẫn phản ánh chính xác giá trị của tài sản khi áp dụng hai loại tỷ giá hạch toán thì:
Tỷ giá thực tế dùng để quy đổi trong trờng hợp ghi nhận doanh thu bán hàng, các thu nhập khác bằng ngoại tệ, ghi nhận các chi phí phát sinh bằng ngoại tệ và các khoản hàng mua nhập khẩu.
Tỷ giá hạch toán để quy đổi các trờng hợp thu - chi tiền mặt ngoại tệ các khoản nợ vay...Đến cuối kỳ hạch toán trớc khi xác định kết quả tiêu thụ, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá hạch toán bằng tỷ giá thực tế cuối kỳ.
+ Trờng hợp tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng so với tỷ giá hạch toán:
* Đối với vốn bằng tiền và các khoản thu bằng ngoại tệ thì phần chênh lệch, kế toán ghi:
Nợ TK 1112, 1122, 131, 331: phần chênh lệch Có TK 413
* Đối với các khoản nợ tra bằng ngoại tệ thì phần chênh lệch kế toán ghi Nợ TK 413
Có TK 311, 331, 341
+ Trờng hợp tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì kế toán ghi các bút toán ngợc lại.
c. ý kiến hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
- Sử dụng TK 151:Để giúp kế toán theo dõi chặt chẽ lợng hàng hoá nhập khẩu đã thuộc quyền sở hữu của công ty, tránh tình trạng thất thoát thì kế toán nên sử dụng TK 151 - hàng mua đang đi trên đờng để phản ánh trị giá của hàng hoá cha về nhập kho. Thực hiện hạch toán nh vậy sẽ đúng chế độ hơn vì khi hàng về cha nhập kho mà ta vẫn theo thì sẽ xác định đợc tình hình nhập - xuất - tồn từ đó có những điều chỉnh kịp thời tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá.
Cách hạch toán nh sau:
* Khi nhận đợc hồ sơ, chứng từ do ngân hàng hoặc ngời bán chuyển tới, kế toán ghi:
Nợ TK 151 Có TK 331
* Khi hàng chuyển tới kho và sau khi tiến hành các thủ tục nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561) Có TK 151
Nh vậy việc sử dụng thêm TK151 sẽ giúp kế toán theo dõi một cách chặt chẽ hơn phần tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty.
Sổ sách theo dõi hàng mua đang đi đờng đợc phản ánh vào Sổ chi tiết TK151 theo mẫu sau.
Sổ chi tiết tk 151
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Số Ngày Nợ Có
ngày tháng .năm… … Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
d. ý kiến hoàn thiện về sử dụng TK công nợ
- TK131 phải đợc chi tiết cho từng khách hàng cho từng lô hàng kinh doanh. Đối với khách hàng không thờng xuyên có thể theo dõi chung trên một sổ nhng nhất thiết phải mở cho mỗi ngời một số dòng nhất định.
Mẫu số nh sau:
Sổ chi tiết Tk 131
Ngày Số hiệu Diễn giải TKĐƯ Số tiền
ngày tháng .năm… … Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
e. ý kiến sử dụng TK151, 157 nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán tiêu thụ.
Trong công tác kế toán tiêu thụ hàng bán chuyển thẳng hay bán tại kho kế toán công ty đều hạch toán giống nhau trên TK156. Cụ thể khi kết chuyển giá vốn hàng bán kế toán công ty phản ánh nh sau:
Nợ TK 632
Có TK 1561
Cách hạch toán nh vậy không rõ ràng do vậy kế toán công ty cần sử dụng thêm TK151 phản ánh giá trị hàng nhập hoặc TK157 để phản ánh hàng vận chuyển thẳng cho ngời mua.
Kế toán công ty nên thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu nh sau: + Hàng cha về kho mà phòng kế toán nhận đợc chứng từ
Nợ TK 151 Có TK 331 - Hàng về nhập kho Nợ TK 1561 Có TK 151 → Hàng tiêu thụ, ghi: Nợ TK 632 Có TK 156
- Hàng chuyển thẳng gửi bán cho ngời mua Nợ TK 157
Có TK 151
→ Hàng đợc tiêu thụ, kế toán ghi Nợ TK 632
Có TK 157
- Hàng bán trực tiếp tại cảng, kế toán ghi Nợ TK 632
Có TK 151
Sổ chi tiết Tk 157
Ngày Số hiệu Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Nợ Có
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
g. ý kiến hoàn thiện về hạch toán thuế nhập khẩu
Kế toán phải mở sổ theo dõi riêng về thuế và phải thờng xuyên theo dõi các thông tin về thuế qua văn bản hớng dẫn thi hành thuế. Đối với phần thuế nhập khẩu uỷ thác thì kế toán công ty phản ánh nh sau:
Nợ TK 131
Có TK 33311
Nh vậy là không đúng với chế độ mà phần thuế đó kế toán chỉ phản ánh nh sau:
- Khi nhận tiền nộp hộ thuế cho đơn vị giao uỷ thác, kế toán ghi Nợ TK 111, 112
Có TK 331 - Khi nộp thuế, ghi: Nợ TK 331
Có TK 111, 112