- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
2. Thực trạng kế toán lu chuyển hànghoá tại Công tyvật t thuỷ sản Hạ Long.
2.2.1 Kế toán nghiệpvụ nhập khẩu trực tiếp.
Thực chất của hoạt động nhập khẩu trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua với đối tác nớc ngoài để tiêu thụ trong nớc. Đây là hoạt động kinh doanh đối ngoại do vậy thờng phức tạp hơn hợp đồng đối nội vì đối tác làm ăn ở xa, hệ thống tài chính luật pháp và tiền tệ khác nhau ...
* TK kế toán sử dụng trong quá trình nhập khẩu hàng hoá:
TK 111, Tiền mặt: TK 112 (1121, 1122) ngoại tệ, TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, TK 144 ký quỹ ký cợc ngắn hạn, TK 156 (1561) hàng hoá TK 331 - Phải trả ngời bán, TK 413 chênh lệch tỷ giá.
Khác so với chế độ, kế toán tại Công ty không sử dụng TK 151. Hàng mua đang đi đờng, TK 157 hàng gửi bán và TK 007 - Ngoại tệ. Do đó có sự khác biệt trong quá trình hạch toán so với chế độ.
Để minh hoạ cho quá trình hạch toán tại công ty ta xét ví dụ sau:
Trớc khi nhập khẩu lô thép SALDANHASTELL phòng kinh doanh của Công ty đã tiến hành ký kết hợp đồng nội với Công ty công nghiệp Quang Minh. Cách làm này nhằm đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng diễn ra nhanh chóng tránh tình trạng ứ đọng vốn và phát sinh thêm các khoản chi phí do lãi vay ngân hàng. Hơn nữa việc tìm đầu ra cho hàng hoá trớc khi nhập khẩu là cách làm hoàn toàn hiệu quả tránh tình trạng hàng tồn kho quá lâu mà không tiêu thụ đợc.
Hợp đồng nội số 01-2001/HĐKT đợc ký kết vào ngày 24/11/2001 giữa: Bên A (bên bán) : Công ty vật t thuỷ sản Hạ Long (FIMATCO). - Địa chỉ : Số 226 Lê Lai - Hải Phòng.
- Tài khoản : 43101000052 Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng.
Bên B (bên mua) : Công ty công nghiệp Quang Minh. - Địa chỉ : 214 Âu Cơ - Quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội.
- Tài khoản : 710 A - 02135 Sở giao dịch I Ngân hàng Công thơng Việt Nam.
Hai bên thống nhất với những điều khoản sau: Bên A đồng ý bán, bên B đồng ý mua lô hàng sau:
Tên hàng Đơn vị tính Khối lợng Đơn giá Giá tạm tính 1 x 1250 cuộn 100 3.612.000 361.200.000 1,1 x 1250 cuộn 250 3.413.000 853.250.000 1,2 x 1250 cuộn 150 3.413.000 511.950.000 1,4 x 1250 cuộn 400 3.074.000 1.229.600.000 1,5x 1250 cuộn 100 3.074.000 307.400.000 Tổng số 1000 tấn 3.263.400.000
Địa điểm giao hàng: Trên phơng tiện của bên B tại kho, của Công ty phơng thức thanh toán: Bên mua đặt cọc 1.326.340.000đ, số còn lại thanh toán sau khi nhận đợc hàng.
Sau khi tìm hiểu các nguồn cung cấp hàng, thông qua các đơn chào hàng, phòng kế toán gửi đơn đặt hàng để mua 1000 tấn thép cuộn. Hợp đồng ngoại đợc ký kết vào ngày 23/11/2001 hợp đồng đợc làm thành 2 bản (bằng tiếng Anh).
Ngày 29/11/2001 kế toán thanh toán đến ngân hàng gửi bộ hồ sơ trên kèm theo 2 uỷ nhiệm chi: 1 uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C một uỷ nhiệm chi để trả phí mở L/C.
Ngày 29/11/2001: Ký quỹ mở L/C nhập khẩu lò thép SALDANHASTELL Ngày 26/2: Thanh toán phí mở L/C.
Ngày 26/2: Thanh toán tiền thuế.
Ngày 26/2: Thanh toán tiền vay ngân hàng.
Sau khi ký kết hợp đồng, phòng kinh doanh phải chuyển bản chính của hợp đồng kèm theo đơn xin mở L/C cho kế toán thanh toán. Để nhập khẩu đợc lô hàng này Công ty phải tiến hành vay vốn ngân hàng. Kế toán thanh toán phải làm giấy đề nghị vay vốn, trình phơng án kinh doanh, hợp đồng nội, hợp đồng ngoại gửi cùng các thủ tục xin mở L/C đến cho ngân hàng.
Ngày 5/2 Công ty nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng trích số tiền gửi để mở L/C số 692
- Kế toán số tiền ký quỹ. Nợ TK 144 : 46.918.500
Có TK 1122 : 46.918.500
Khi nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng về khoản tiền ký quỹ mở L/C kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết TK 144 (Biểu số 2.1) - NKCT số 2 (Biểu số 2.2). Sổ chi tiết TK 144 đợc mở từng tháng và theo dõi các nghiệpvụ ký quỹ mở L/C cho tất cả các hợp đồng ngoại. NK - CT số cũng đợc mở theo tháng
và ghi theo từng ngày phát sinh nghiệp vụ. Mẫu sổ nh sau:
Sổ chi tiết TK144
Tháng 2/2002
SDĐK : 699.633.119 VNĐ
Ngày Diễn giải TK Số tiền
Nợ Có
3/2 Chuyển tiền mua ngoại tệ 1121 185.000.000 5/2 Chuyển sang TK ký quỹ 1122 46.918.500 8/2 Ký quỹ mở L/c nhập lốp ô tô 1121 24.525.000
15/2 Thanh toán tiền ký quỹL/C653
331 24.125.625
23/2
thanh toán kýquỹmởL/C 311 44.662.746
...
26/2 Thanh toán tham chiếu SALDANHASTEEL (L/C 692) 331 834.459.144 Cộng 265.961.000 903.247.515 SDCK: 62.346.604 ngày tháng .năm… … Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Biểu số 2.2: Sổ chi tiết TK 1122 Tháng 2/2002 SDĐK : 2.251.310 Chứng từ Nội dung TK đối Số tiền Số Ngày Nợ Có
5/2 Chuyền tiền sang TK ký quỹ 144 46.918.500 7/2 thanh toán tiền vay ngắn hạn 311 130.010.032
. .. .. . .. .. .. . .. .. . .. . . . .. ..
25/2 thanh toán tiền vay ngắn hạn 311 127.092.000 26/2 Thanh toán phí bảo lãnh L/C 692 1562 687.886 26/2 Thuế VAT thanh toán tham chiếu 1331 68.864 26/2 Phí thanh toán tham chiếu 692 1562 4.196.481 26/2 Phí VAT thanh toán tham chiếu 1331 419.694 27/2 Chuyển tiền mua ngoại tệ 1121 1.010.774.000
...
Cộng 1.010.845.740 970.408.130
SDCK: 42.688.920
ngày tháng .năm… … Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Việc hạch toán ghi vào nhật ký chứng từ kế toán mở theo dõi nh tài khoản chữ T. Biểu số 2.3: Tài khoản 1122 Tháng 2/2002 SDĐK 2.251.310 1121 1.010.774.000 1121 1331 1.206.021 1331 144 46.918.500 144 1562 11.506.127 1562 311 839.607.167 311 331 34.058.250 331 711 71.740 711 811 37.112.065 811 Cộng phát sinh: 1.010.845.741 970.408.130 SDCK: 42.688.920 ngày tháng .năm… … Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Ngày 26/2 Công ty nhận đợc bộ chứng từ của lô thép do ngân hàng nông nghiệp gửi đến bao gồm:
+ Vận đơn.
+ Giấy chứng nhận chất lợng. + Giấy chứng nhận bảo hiểm. + Giấy chứng nhận xuất xứ. + Hoá đơn thơng mại.
Sau khi kiểm tra thấy bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C và với hợp đồng đã ký thì Công ty yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn và nhận nợ với ngân hàng để thanh toán với ngân hàng:
- Kế toán phản ánh số tiền vay ngân hàng thanh toán cho nhà cung cấp: Nợ TK 331 : 2.524.518.000
Có TK 311: 2.524.518.000
Việc theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán và các khoản vay ngân hàng, căn cứ vào bộ chứng từ mua hàng, giấy ghi nhận nợ với ngân hàng, kế toán phản ánh nghiệp vụ trên vào:
SCT TK 311 Biểu số 2.4
Sổ chi tiết TK 331 Biểu số 2.5
Sổ chi tiết TK 331, 311 đợc mở cho từng tháng. Sổ chi tiết TK 331, 311 không đợc mở riêng cho từng ngời bán và tất cả các nghiệp vụ đều đợc phản ánh chung vào một sổ. Cuối tháng khi hoàn tất việc ghi sổ chi tiết TK 331 kế toán lấy số liệu tổng cộng để ghi vào NKCT số 5.
Biểu số 2.4: Sổ chi tiết TK 311 Tháng 2/2002 SDĐK : 6.496.976.888 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có
1/2 Thanh toán lô thép cuộn 331 156.574.550
7/2 Trả nợ vay ngắn hạn 1122 130.010.032
11/2 Thanh toán phụ tùng ô tô 331 352.123.000
18/2 Trả nợ vay ngắn hạn 1122 87.250.000 23/2 thanh toán ký quỹ mởL/C 144 44.662.746 25/2 Trả nợ vay ngắn hạn 1122 127.092.000
...
26/2 Thanh toán SALDANHA L/C 692 331 2.524.518.000
Cộng 839.607.167 4.537.572.493
SDCK 10.194.942.214
ngày tháng .năm… … Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Biểu số 2.5:
Sổ chi tiết TK 331
Tháng 2/2002
Chứng từ
Nội dung TK
đối ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
1/2 Thanh toán lô thép cuộn 311 156.574.550
4/2 Nhập phụ tùng xe Benlaz 1561 152.301.698
9/2 Thanh toánvớinhà cung cấp 1111 86.570.000 11/2 Thanh toán phụ tùng ô tô 311 352.123.000
15/2 Thanh toán tiền ký quỹL/C653 144 24.125.625
15/2 Thanh toánvớinhà cung cấp 1122 34.058.250
19/2 Nhập phụ tùng xe Benlaz 1561 270.827.000
20/2 Nhập thép cuốn cán nóng 1561 3.357.211.550
26/2 Nhập NVL da giầy 1561 337.598.330
26/2 Thanh toán tham chiếu SALDANHA STELL