Công ty Viễn thông liên tỉnh
2.2.Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kếtoán tại VTN.
2.2.1. Bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty là một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng Tài chính kế toán thống kê, việc tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc quản lý điều hành SXKD. Phơng châm tổ chức bộ máy kế toán là phải gọn nhẹ và hiệu quả. Còn ở các đơn vị trực thuộc thì xuất phát từ điều kiện thực tế để tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. Đặc điểm cơ bản của kế toán là ngoài việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán còn thực hiện chức năng quản lý tài chính, kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng tài sản, nguồn kinh phí trong toàn Công ty cũng nh những đơn vị phụ thuộc đồng thời còn phảI cung cấp các thông tin kịp
thời phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
Công việc kế toán ở Công ty đợc phân công cụ thể nh sau:
- Phần kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng hợp, chủ yếu theo các chỉ tiêu giá trị về toàn bộ tình hình hiện có sự vận động của tài sản, các nguồn vốn kinh phí đ ợc cấp phát các khoản thu nhập và chi phí phát sinh trong quá trình SXKD của đơn vị.
- Phần kế toán chi tiết: Phản ánh một cách cụ thể, chi tiết bằng cả chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu hiện vật về tình hình tài sản, sự vận động của tài sản cũng nh nguồn vốn và các khoản thu chi từ hoạt động SXKD theo từng đơn vị, từng loại hình dịch vụ cụ thể.
Để đảm bảo thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình quản lý của lãnh đạo đợc kịp thời, đầy đủ, bao quát toàn bộ hoạt động trong đơn vị thì mỗi đơn vị cần phải căn cứ vào hình thức tổ chức kế toán để lựa chọn phơng án tổ chức bộ máy kế toán hợp lý.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại VTN là hình thức tổ chức hỗn hợp nửa tập trung nửa phân tán và đợc tổ chức nh sau:
Tại Công ty: Phòng kế toán tại Công ty là đơn vị hạch toán cấp II, có nhiệm vụ
tổ chức thành các nhóm. Tại các đơn vị trực thuộc cũng có các phòng kế toán đây là đơn vị hạch toán cấp III, ở mỗi trung tâm lại có các bộ phận kế toán nằm tại các Đài đội tuyến xởng có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh chuyển về phòng kế toán Trung tâm thực hiện thanh toán.
Phòng kế toán tại Công ty có tổ chức kế toán riêng, thực hiện việc lập kế hoạch, dự toán toàn bộ tình hình thu, chi, quyết toán kinh phí trong toàn Công ty, phân phối kinh phí và kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ thu chi, quyết toán kinh phí với các đơn vị trực thuộc; lập báo cáo tài chính toàn đơn vị trên cơ sở tổng hợp số liệu phát sinh tại Văn phòng với báo cáo ở các đơn vị cấp dới gửi lên
Kế toán trởng - Trởng phòng Kế toán Thống kê Tài chính; phụ trách chung và điều hành toàn diện mọi hoạt động của phòng và công tác Kế toán Thống kê Tài chính toàn Công ty. Thực hiện đầy đủ trách nhiệm của Kế toán trởng quy định tại “Luật kế toán” ban hành theo Nghị định số 26/HĐBT ngày 18/03/1989 của Hội đồng Bộ trởng (nay là Chính phủ). Kế toán trởng Công ty đợc thừa lệnh Giám đốc điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Phòng Kế toán Thống kê Tài chính (KTTKTC) và điều hành toàn bộ công tác KTTKTC toàn Công ty. Đề xuất tổ chức công tác KTTKTC trong toàn Công ty cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và quy chế tài chính của Công ty. Tổ chức kiểm tra công tác KTTKTC trong toàn Công ty; kiểm tra nghiệp vụ và các hoạt động của bộ máy nghiệp vụ KTTKTC ở các đơn vị phụ thuộc. Phối hợp với các Phòng chức năng quản lý của Công ty, các đơn vị thành viên để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ của Lãnh đạo Công ty giao và các quy định của
Nhà nớc. Phân công công việc cho Phó trởng phòng phụ trách trực tiếp một số lĩnh vực cụ thể để đảm bảo việc vận hành công việc trong Phòng, hoàn thành nhiệm vụ Lãnh đạo Công ty giao phó. Trực tiếp quản lý, điều hành công tác doanh thu, theo dõi TSCĐ, công tác XDCB. Ký toàn bộ các uỷ nhiệm chi, séc chuyển tiền phiếu thu, chi. Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ về công tác KTTKTC của Công ty.
Giúp việc Kế toán trởng - Trởng Phòng KTTKTC là Phó Trởng Phòng KTTKTC; quản lý, điều hành toàn bộ công tác Kế toán Thống kê Tài chính của Công ty có liên quan đến công tác đầu t và xây dựng, trực tiếp thực hiện công tác kế toán tổng hợp, lập kế hoạch thu chi tài chính và báo cáo tài chính theo quy định của Tập đoàn. Ký thay Trởng Phòng những văn bản hớng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ KTTKTC thuộc phạm vi Lãnh đạo Công ty uỷ quyền, và phải gửi văn bản đó cho Trởng Phòng để theo dõi và chỉ đạo chung. Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng khi đợc Kế toán trởng - Trởng Phòng KTTKTC uỷ quyền (bằng văn bản hoặc bằng lời), có trách nhiệm báo cáo lại tình hình hoạt động của Phòng, những việc đã xử lý cho Kế toán trởng - Trởng Phòng KTTKTC khi hết thời hạn đ- ợc uỷ quyền để theo dõi chỉ đạo chung. Chịu trách nhiệm trớc Kế toán trởng - Tr- ởng Phòng KTTKTC những công việc đã thực hiện theo phân công và đợc uỷ quyền.
Chức trách, nhiệm vụ quản lý đợc phân công cụ thể nh sau: Nhóm I chuyên viên tổng hợp thanh toán
Nhóm II chuyên viên theo dõi doanh thu Nhóm III chuyên viên theo dõi TSCĐ Nhóm IV chuyên viên theo dõi XDCB Nhóm V: Chuyên viên quản trị tài chính.
Nhóm I chuyên viên tổng hợp thanh toán: Quản lý, điều hành toàn diện công tác
KTTKTC trong hoạt động SXKD, hoạt động đầu t và xây dựng của các đơn vị phụ thuộc, hớng dẫn đơn vị xây dựng kế hoạch tài chính, cân đối nguồn vốn SXKD. Tổ chức quản lý các nguồn vốn; trích lập và quản lý các quỹ tại đơn vị. Hớng dẫn, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các chế độ, chính sách KTTKTC, chế độ báo cáo tài chính, các quy định về đầu t và xây dựng do Nhà nớc ban hành, các quy định của Tập đoàn và của Công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, đầu t và xây dựng, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp ngân sách, nộp về Công ty; theo dõi việc sử dụng vốn; phát hiện và có những ý kiến đề xuất trình Lãnh đạo để xử lý, ngăn ngừa những hiện tợng tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ tài chính của Nhà nớc, quy chế tài chính của Tập đoàn và của Công ty. Kiểm tra báo cáo quyết toán vốn kinh doanh của đơn vị. Kiểm tra đối
chiếu số liệu trong báo cáo định kỳ bằng văn bản của đơn vị với số liệu truyền trên mạng máy tính về Công ty (cùng đơn vị xử lý chênh lệch nếu có). Hớng dẫn đơn vị hạch toán, điều chỉnh số liệu, sổ sách theo quyết toán đợc duyệt hoặc xác nhận và đồng thời hạch toán tại Công ty theo đúng quy định. Đôn đốc đơn vị thực hiện các khoản nộp Ngân sách địa phơng, Công ty, nộp báo cáo tài chính theo định kỳ đúng thời hạn. Nắm vững tình hình công nợ phải thu, công nợ phải trả tại các đơn vị trực thuộc, nhất là các khoản thanh toán nội bộ thông qua việc thờng xuyên đối chiếu công nợ giữa đơn vị và Công ty theo quy định. Thực hiện các công việc phục vụ cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty kịp thời và chính xác. Nhóm gồm có 3 ngời 01 ngời làm công tác tổng hợp, 01 ngời theo dõi thu chi tiền và báo cáo thuế GTGT, 01 ngời đảm nhận theo dõi quản lý mạng máy tính của Công ty. Nhiệm vụ và trách nhiệm đợc quy định cụ thể nh sau:
Kế toán tổng hợp: Lập kế hoạch thu chi tài chính hằng năm ngay khi kế hoạch SXKD đợc Lãnh đạo Công ty duyệt. Tổng hợp , lập báo cáo tài chính của Công ty theo định kỳ thờng xuyên, đột xuất theo quy định. Nắm tình hình hoạt động của Công ty để làm báo cáo tuần, báo cáo tháng gửi Lãnh đạo Công ty. Quản lý toàn bộ các quỹ tập trung của Công ty theo Quy chế tài chính. Thực hiện trích và sử dụng các quỹ (theo Quy chế tài chính) tại Công ty theo dõi tình hình sử dụng các quỹ phân bổ cho các đơn vị trực thuộc. Kiểm soát và ký “tắt” trên phiếu ghi sổ của các cán bộ phần hành trớc khi truy nhập vào mạng máy tính và trình Kế toán trởng ký phiếu ghi sổ hàng tháng. Đợc Kế toán trởng uỷ quyền kiểm tra toàn bộ việc hạch toán của các tổ truy nhập vào mạng và xử lý các sai sót, điều chỉnh khi có ý kiến của Kế toán trởng. Đề xuất với kế toán trởng xử lý, điều chỉnh những vớng mắc, tồn tại để đảm bảo chất lợng công tác hạch toán kế toán. Mọi việc điều chỉnh, sửa chữa số liệu liên quan đến hạch toán truy nhập vào máy và báo cáo tài chính nhất thiết phải báo cáo Kế toán trởng và đợc đồng ý bằng văn bản. Phối hợp với các đơn vị liên quan suốt trong quá trình quản lý, hạch toán, thời gian báo cáo tài chính để tạo sự kiểm soát thờng xuyên giúp lãnh đạo Công ty nắm tình hình và chỉ đạo SXKD. Số liệu kế toán tổng hợp ngoài việc lu trữ trong máy tính còn phải in ra giấy và cóp vào đĩa mềm để đa lu trữ theo quý. Thờng xuyên phối hợp với các chuyên viên trong Phòng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến số liệu trong báo cáo tài chính của đơn vị và của Công ty, bàn biện pháp tháo gỡ những vớng mắc chung trong công tác KTTKTC của đơn vị và của Công ty. Thực hiện đúng các quy định của Nhà nớc, Tập đoàn và của Công ty về chế độ hạch toán kế toán, chế độ báo cáo tài chính. Chịu trách nhiệm trớc Kế toán trởng - Tr- ởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và đ- ợc uỷ quyền.
Kế toán thu chi tiền và tổng hợp thuế VAT: Theo dõi, quản lý chặt chẽ việc
thu, chi vốn bằng tiền. Thờng xuyên kiểm tra số d trên tài khoản, thực hiện đối chiếu định kỳ (hằng năm) hoặc khi cần thiết với ngân hàng. Khi nhận đợc hồ sơ chuyển tiền (hồ sơ gốc) về cấp phát tiền, vốn SXKD, vốn đầu t XDCB từ các chuyên viên đã đợc Lãnh đạo phê duyệt, thực hiện kiểm tra hoàn thiện thủ tục (chậm nhất 02 ngày) lập uỷ nhiệm chi trình Lãnh đạo Phòng và Lãnh đạo Công ty ký, sau đó phải đi ngân hàng giao dịch ngay (riêng thuế phải u tiên giải quyết trong thời gian nhanh nhất). Hằng tuần hoặc khi cần thiết phải báo cáo với Kế toán trởng (hoặc ngời đợc uỷ quyền) số d tiền gửi ở các tài khoản ngân hàng. Hằng ngày lập định khoản tiền thu chi trên chứng từ, lập phiếu ghi sổ sau khi có sổ phụ Ngân hàng, nhập số liệu vào mạng máy tính (sau khi đã đối chiếu, kiểm tra) ....Hằng tháng in phiếu ghi sổ chuyển cho kế toán tổng hợp kiểm soát trớc khi trình Kế toán trởng ký. Tổng hợp tình hình thuế VAT đầu vào, VAT đầu ra và thuế phải nộp tại địa phơng và Công ty, báo cáo Cục thuế Hà Nội theo định kỳ. Thờng xuyên cập nhật các thông tin về chính sách Thuế của Nhà nớc và hớng dẫn các đơn vị thực hiện tốt các Luật thuế của Nhà nớc. Hằng tháng, báo cáo Kế toán trởng - Trởng Phòng về tình hình tổng hợp thuế VAT (thuế VAT đầu ra, VAT đầu vào, số phải nộp, đã nộp, phải cấp, đã cấp...) của toàn Công ty theo quy định. Kiểm tra các đơn vị không chấp hành đúng quy định về kê khai, báo cáo, nộp.... liên quan đến thuế VAT. Cuối năm, tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện thu nộp Ngân sách của các đơn vị và của Công ty. Những công việc đột xuất do Lãnh đạo giao phải xử lý kịp thời theo quy định, nếu có vớng mắc phải đề xuất chính kiến của mình để trình Lãnh đạo xem xét. Chấp hành đúng các quy định của Nhà nớc và Tập đoàn về chế độ hạch toán kế toán , chế độ báo cáo tài chính về thực hiện Luật thuế VAT, TNDN tại Công ty. Chịu trách nhiệm trớc Kế toán trởng - Trởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và đợc uỷ quyền.
Chuyên viên tin hoc: Thực hiện quản trị mạng máy tính nội bộ của Công ty và nắm tình hình chung của toàn mạng máy tính về công tác KTTKTC của Công ty. Hớng dẫn cho các chuyên viên trong Phòng KTTKTC thực hiện Bài toán kế toán trên mạng và xử lý các tồn tại phát sinh trên mạng và trên các máy tính tại Công ty. Hớng dẫn các đơn vị sử dụng các bài toán KTTKTC ứng dụng trên mạng máy tính. Quản lý sử dụng máy chủ tại Phòng KTTKTC. Thờng xuyên cập nhật những thông tin về sự xuất hiện của Virut để thông báo tới các chuyên viên trong Phòng đề phòng và đề xuất phơng án xử lý. Nắm bắt các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin để nghiên cứu áp dụng trong công tác KTTKTC. Phối hợp với công ty VDC để triển khai công tác bảo hành, bảo dỡng mạng cũng nh chơng trình phần mềm của bài toán KTTKTC ứng dụng trên mạng máy tính diện rộng đã có, đảm
bảo sự vận hành hệ thống KTTKTC của Công ty an toàn, chính xác, kịp thời. Phối hợp với Công ty VDC giải đáp, hớng dẫn các đơn vị sử dụng, khai thác mạng, ứng dụng, cập nhật những điều chỉnh bài toán kế toán, tài chính kịp thời, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Trực tiếp hớng dẫn các đơn vị xử lý những vấn đề bất thờng nảy sinh trong quá trình sử dụng mạng. Cảnh báo trớc những nguy cơ về Virut xuất hiện trên mạng đối với mạng máy tính của Phòng và sẵn sàng xử lý khi các máy bị Virut tấn công. Phổ biến các phần mềm tiêu diệt Virut mới trên mạng đối với các máy tính của Phòng. Chịu trách nhiệm trớc Lãnh đạo về tình trạng hoạt động của mạng máy tính tại Phòng, xử lý kịp thời những sự cố máy tính: hỏng, thay thế, virut xâm nhập v.v... đảm bảo không gián đoạn công việc của các chuyên viên trong Phòng, không làm ảnh hớng tới tiến độ và hiệu quả công việc của Phòng. Tuyệt đối bảo mật số liệu tại máy chủ ở Công ty thuộc mạng quản lý KTTKTC. Chỉ đợc đấu nối và mở mạng có mức độ cho các bộ phận liên quan và đ- ợc sự đồng ý của Kế toán trởng - Trởng Phòng hoạc ngời đợc uỷ quyền. Những công việc đột xuất do Lãnh đạo giao phải xử lý kịp thời theo quy định, nếu có vớng mắc phải đề xuất chính kiến của mình để trình Lãnh đạo xem xét. Chịu trách nhiệm trớc Kế toán trởng - Trởng Phòng KTTKTC về kết quả những công việc đã thực hiện theo phân công và đợc uỷ quyền.
Nhóm II chuyên viên theo dõi doanh thu: Gồm 2 ngời có trách nhiệm tổng hợp báo cáo nhanh hằng tháng, quý về sản lợng, doanh thu, chi phí từ các đơn vị (chậm nhất 08 ngày sau tháng, quý báo cáo), tổng hợp số liệu thống kê hoạt động SXKD của toàn Công ty về các chỉ tiêu: sản lợng, doanh thu, chi phí, lao động...., theo định kỳ trên cơ sở chế độ thống kê của Nhà nớc và quy định của Tập đoàn, để lập báo cáo thống kê gửi các cơ quan Nhà nớc theo định kỳ đúng với các quy định hiện hành. Phối hợp với kế toán tổng hợp sử lý số liệu liên quan giữa báo cáo thống kê và báo cáo tài chính. Hớng dẫn đơn vị những cơ chế, chính sách liên quan đến công tác thống kê, doanh thu. Thờng xuyên phối hợp với các chuyên viên trong Phòng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến số liệu trong báo cáo