II. Một số giải pháp về tổ chức và quản lý nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sản
1. Giới thiệu về mô hình quản lý có nhiều điểm tiến bộ
2.2.1. Cần thiết điều chỉnh một chút về tuyến quyền hạn; nhân sự và công việc ở
một số phòng ban
* Trớc hết nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty thì ta thấy rằng hiện nay phòng thống kê - tài chính - kế toán trực thuộc hai vị chỉ huy trực tiếp đó là PGĐ phụ trách kinh tế - kỹ thuật và kế toán trởng, tức là phòng phải đồng thời phải báo cáo nên hai vị này (chế độ song quyền lãnh đạo) do đó có thể dẫn đến tình trạng không thống nhất mệnh lệnh và chậm trễ về thời gian làm tăng chi phí cơ hội, ảnh h- ởng tới lớn tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh (đặc biệt là những quyết định đòi hỏi phải nhanh chóng về thời gian) vì vậy theo em phòng này chỉ nên trực tiếp trực thuộc vị kế toán trởng mà thôi để có thể đảm bảo nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh (chế độ một thủ trởng), đảm bảo thông tin nhanh chóng.
* Thứ hai, công ty nên sắp xếp lại nhân sự, chức năng ở phòng kế hoạch - chỉ huy sản xuất và phòng thơng mại để đảm bảo cho công việc có thể liên hoàn, đảm bảo sự phối hợp cao trong từng phòng ban. Thật vậy, chức năng hiện tại của hai phòng này là:
- Phòng kế hoạch có chức năng xây dựng về kế hoạch cho toàn công ty, kế hoạch về VLNCN, thực hiện chức năng Marketing trong nớc về VLNCN (công tác hợp đồng; công tác thị trờng trong nớc) + công tác điều hành, chỉ huy sản xuất, kinh doanh và cung ứng VLNCN + công tác dự trữ về VLNCN
- Phòng thơng mại thì có chức năng lập kế hoạch về kinh doanh đa ngành, chụi trách nhiệm hoàn toàn về kinh doanh đa ngành + thực hiện chức năng Marketing ở nớc ngoài về VLNCN (tìm kiếm nhà cung ứng, ký kết hợp đồng với bên ngoài...).
Theo em, để đảm bảo tính chuyên môn hoá sâu giữa hai phòng và phối hợp cao trong từng phòng đồng thời đảm bảo công việc đợc liên hoàn thì trớc hết công ty nên tách chức năng phòng kế hoạch - chỉ huy sản xuất thành hai phòng kế hoạch và chỉ huy sản xuất riêng sau đó kết hợp phòng thơng mại với phòng kế hoạch thành một phòng (có thể vẫn lấy tên là phòng kế hoạch hoặc đổi tên là phòng kinh doanh): - Phòng kế hoạch mới này (hoặc lấy tên là phòng kinh doanh) sẽ có chức
năng lập kế hoạch cho toàn công ty + chức năng Marketing toàn bộ cả trong nớc và ngoài nớc, do đó đảm bảo chức năng của họ rõ ràng hơn và tăng cờng sự phối hợp trong từng phòng ban và công việc đợc giải quyết thống nhất hơn nhiều so với trớc đây.
- Phòng điều hành chỉ huy sản xuất sẽ chuyên môn hoá về điều hành và chỉ huy sản xuất (công tác chỉ huy sản xuất + dự trữ VLNCN).
* Trớc mắt thì công ty nên bổ sung nhân sự thêm cho phòng kế hoạch - chỉ huy sản xuất (đặc biệt là bộ phận marketing của phòng) vì trong thời gian công ty thực hiện chiến lợc mở rộng, số lợng đơn đặt hàng của các đơn vị sẽ tăng lên do đó bộ phận này sẽ phải hoạt động rất bận rộn và cần thêm nhân sự để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.