I- TỔNG QUAN VỀ CễNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ IMEXIN 1 Lịch sử hỡnh thành phỏt triển của cụng ty IMEXIN
3 Cơ cấu tổ chức, phõn cấp quản lý và lực lượng lao động củaCụng ty.
3.1. Bộ mỏy hành chớnh sự nghiệp
Cụng ty cú tất cả 5 phũng chức năng, hoạt động độc lập, đồng thời cũng gắn bú, liờn kết chặt chẽ với nhau để đưa ra kế hoạch chiến lược đầu tư, sản xuất, kinh doanh của toàn Cụng ty. Cỏc phũng ban cú chức vụ cơ bản cụ thể sau:
3.1.1. Giỏm đốc.
Là người phụ trỏch chung đại diện phỏp nhõn của cụng ty chịu trỏch nhiệm tổ chức, điều hành toàn diện mọi hoạt động của cụng ty theo chế độ thủ trưởng. Cú quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ mỏy quản lý của cụng ty và cỏc xớ nghiệp thành viờn theo nguyờn tắc tinh giảm gọn nhẹ, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh cú hiệu quả. Giỏm sỏt, kiểm tra, huớng dẫn kiểm tra cỏc đơn vị trực thuộc thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo qui định của Bộ luật lao động, đảm bảo quyền dõn chủ của người lao động, tạo điều kiện cho người lao động tham gia quản lý, giỏm sỏt đơn vị. Bảo đảm cỏc chế độ chớnh sỏch BHXH cho người lao động như ốm đau, hưu trớ, thờm việc, trợ cấp khú khăn … Mang lại những quyền lợi và nghĩa vụ cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty.
Giỳp đỡ cụng việc cho giỏm đốc cụng ty cú hai phú giỏm đốc cụng ty. Phú giỏm đốc cụng ty do giỏm đốc cụng ty lựa chọn và đề nghị giỏm đốc sở thương mại bổ nhiệm hoặc miễn phớ. Là người giỳp điều hành cỏc cụng việc ở khối phục vụ, khối phũng ban và chịu trỏch nhiệm trực tiếp trước tổng giỏm đốc về trỏch nhiệm được giao.
Cụng ty được tổ chức theo bộ mỏy quản lý chức năng và mạng lưới kinh doanh phự hợp với nhiệm vụ của một cụng ty XNK.
Nhiệm vụ của cỏc phũng ban chức năng do giỏm đốc quy định, cụ thể:
Cú chức năng quản lý tổng hợp một số mặt hoạt động gồm dự toỏn giỏ vốn, hàng mua vào, giỏ bỏn ra, kế hoạch thu mua sản phẩm, tập hợp tất cả cỏc hợp đồng kinh tế đó được ký kết. Về cụng tỏc đầu tư, căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và định hướng phỏt triển của Cụng ty, phũng cú nhiệm vụ xõy dựng kế hoạch đầu tư ngắn hạn và dài hạn của toàn Cụng ty. Hướng dẫn chỉ đạo cỏc cơ sở trực thuộc và triển khai thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư. Chủ trỡ làm cỏc thủ tục xột duyệt, thẩm định cỏc dự ỏn đầu tư ( trong phạm vi Cụng ty) theo qui định Nhà nước, quản lý theo dừi cỏc dõy truyền thiết bị, thanh lý chuyển nhượng thiết bị, đất đai nhà xưởng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Theo dừi hoạt động của cỏc đối tỏc liờn doanh với Cụng ty, cỏc đơn vị cơ sở trực thuộc và sự phự hợp với qui định liờn doanh.
Ngoài ra phũng cũn cú nhiệm vụ giỏm sỏt chất lượng, an toàn, tiến độ thi cụng cụng trỡnh đối với cỏc đơn vị trực thuộc. Chủ trỡ xột duyệt biện phỏp thi cụng đối với cỏc cụng trỡnh qui mụ lớn. Trực tiếp lập biện phỏp thi cụng, đề ra cỏc giải phỏp kỹ thuật mà Cụng ty cú khả năng, điều kiện thi hành
3.1.3. Phũng đầu tư
Cú chức năng nghiờn cứu, xem xột, đỏnh giỏ, phõn tớch cỏc dự ỏn khả thi hay khụng khả thi để đi đến ký kết hợp đồng. Lập bỏo cỏo với lónh đạo Cụng ty để cú kế hoạch dự thầu, qua đú chuẩn bị cỏc số liệu, tài liệu, dữ kiện cần thiết của Cụng ty để giới thiệu với cỏc chủ đầu tư, cỏc khỏch hàng. Trực tiếp làm hồ sơ và phối hợp hướng dẫn cỏc đơn vị lập hồ sơ dự thầu - tỡm cỏc đối tỏc liờn doanh liờn kết phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
3.1.4. Phũng xuất nhập khẩu
Nghiờn cứu và nắm bắt tỡnh hỡnh thụng tin thị trường trong nước và nhu cầu mặt hàng, về nguồn hàng, tỡnh hỡnh sản xuất, giỏ cả và cỏc biến động.
Xỏc nhận kế hoạch kinh doanh hàng năm, 6 thỏng, đề xuất cỏc phương ỏn kinh doanh, liờn doanh, liờn kết tiờu thụ hàng húa và phối hợp thực hiện cỏc phương ỏn đú sau khi đó được cụng ty phờ duyệt.
Quản lý sử dụng tiền vốn, hàng húa cơ sở vật chất theo quy định của nhà nước, của ngành và theo sự hướng dẫn thực hiện cụng ty.
3.1.5. Phũng tổ chức hành chớnh
Giỳp giỏm đốc trong cụng tỏc tổ chức cỏc hoạt động hành chớnh, quản lý tài sản và nhõn sự. Phối hợp với cỏc phũng chức năng khỏc để quản lý và điều hành hoạt động của cụng ty theo đỳng định hướng và kế hoạch.
3.1.6. Phũng kế toỏn tài chớnh
Giỳp giỏm đốc tổ chức hạch toỏn kinh doanh cỏc hoạt động của cụng ty, cụ thể là nắm giữ sổ sỏch, ghi lại cỏc nghiệp vụ chi tiờu của cụng ty và thực hiện cõn đối đến cuối kỳ, lập bảng tổng kết tài sản, bỏo cỏo kết quả kinh doanh.
Cú chức năng tham mưu cho giỏm đốc Cụng ty tổ chức, triển khai thực hiện toàn bộ cụng tỏc TCKT, thống kờ, thụng tin kinh tế và hạch toỏn kinh tế ở toàn Cụng ty, kiểm soỏt mọi hoạt động kinh tế tài chớnh của Cụng ty theo Phỏp luật. Đảm nhận vai trũ và nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo cụng tỏc tài chớnh phục vụ sản xuất, kinh doanh mang lại hiệu quả cao.
Với cụng tỏc tài chớnh phũng tham mưu cho lónh đạo Cụng ty thực hiện quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyờn … do nhà nước giao. Thụng qua số liệu bỏo cỏo kế toỏn và sổ sỏch kế toỏn của cỏc đơn vị trực thuộc, đề xuất với giỏm đốc cỏc biện phỏp, nội dung quỏ trỡnh thực hiện. Phũng cũng là nời giỳp cho lónh đạo Cụng ty nắm chắc và làm việc với cỏc cơ quan tài chớnh thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao, nhận vốn và quản lý sử dụng cỏc nguồn lực mà tổng Cụng ty nhận của nhà nước giao lại.
Đề xuất hoặc tham gia điều chỉnh cỏc nguồn lực cung cấp cho cỏc đơn vị trực thuộc, tham mưu việc thực hiện quyền đầu tư, liờn doanh liờn kết, gúp cổ
phần, mua cổ phần hay toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khỏc theo qui định của phỏp luật, thực hiện quyền chuyển nhượng thay thế, cho thuờ, thế chấp, cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý của Cụng ty hay kiểm soỏt việc sử dụng thực hiện vốn và cỏc qũi của Cụng ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyờn tắc bảo toàn hiệu quả.
Tổ chức ghi chộp, tớnh toỏn và phản ỏnh chớnh xỏc trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và nguồn vốn kinh doanh, quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, phõn tớch kết quả SXKD của Cụng ty, quỏ đú tớnh toỏn và trớch nộp đỳng, đủ, kịp thời cỏc khoản ngõn sỏch nhà nước, cỏc loại BHXH bắt buộc, kinh phớ cấp trờn, cỏc quĩ để lại cho cỏc đơn vị trực thuộc Cụng ty. Thanh toỏn cỏc khoản vay, cỏc khoản cụng nợ phải trả, thu hồi cỏc khoản phải thu …
Nắm giữ và quản lý vốn của cụng ty, cú trỏch nhiệm giao vốn và hạch toỏn cỏc hợp đồng xuất nhập khẩu của phũng kinh doanh.
Định kỳ bỏo cỏo tỡnh hỡnh kinh doanh lờn ban giỏm đốc, đề xuất cỏc kiến nghị nhằm cõn đối ngõn quỹ, cỏc biện phỏp tài chớnh khỏc nhằm thỳc đẩy hoạt động kinh doanh của cụng ty.
Thủ trưởng cỏc đơn vị thuộc dưới sự chỉ đạo của giỏm đốc cụng ty, cú trỏch nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đỳng điều lệ tổ chức và hoạt động của cụng ty và phỏp luật nhà nước.
Giỏm đốc cụng ty thực hiện đầy đủ cỏc chế độ, chớnh sỏch của nhà nước đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn thuộc cụng ty. Người lao động cú trỏch nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện cỏc điều khoản đó ký kết trong hợp đồng lao động, chấp hành phỏp luật của nhà nước và quy định của cụng ty về nội quy làm việc, cú trỏch nhiệm xõy dựng và bảo vệ cụng ty. Quyền lợi của người lao động là được hưởng thụ theo lao động, được tham gia cỏc tổ chức đoàn thể được phỏp luật thừa nhận.