Hệ thống các chứng từ, biểu mẫu ghi chép hạch toán ban đầu nh: hoá đơn GTGT, phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu, phiếu thu, phiếu chi,... đợc qui định rõ dựa trên hệ thống các chứng từ do Nhà Nớc ban hành. Mọi chứng từ ban đầu phát sinh đều phải có chữ kí của giám đốc và kế toán trởng mới có giá trị pháp lý và làm cơ sở cho việc hạch toán vào các sổ sách có liên quan.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Chứng Từ-Ghi Sổ. Các loại sổ sách đợc sử dụng tại công ty bao gồm: sổ, thẻ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết, bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ-ghi sổ, sổ cái và các loại sổ sách cần thiết
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ- ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ Sổ quỹ
khác. Đối với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng thì tự chọn hình thức và sổ sách để hạch toán, có thể giống hoặc khác với hình thức kế toán áp dụng tại công ty.
Trình tự ghi sổ của công ty nh sau:
Chú thích:
−Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số l- ợng chứng từ lớn, từ chứng từ gốc kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc trớc khi lập chứng từ ghi sổ. Đối với các đối tợng kế toán cần theo dõi chi tiết, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào các sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
−Định kỳ, chứng từ ghi sổ sau khi đợc đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ đợc sử dụng để ghi vào Sổ Cái.
−Cuối tháng, từ các Sổ, thẻ chi tiết, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết rồi đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái. Sau khi đối chiếu khớp đúng, từ Sổ Cái, kế toán lập Bảng Cân Đối Kế Toán và các báo cáo tài chính.
Hiện nay để thuận tiện cho công tác kế toán, tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting của công ty cổ phần phần mềm kế toàn Fast. Chơng trình đợc thiết kế ghi sổ tự động hoàn toàn. Công tác quan trọng nhất của chơng
: ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : đối chiếu kiểm tra
trình này là cập nhập số liệu từ các chứng từ gốc vào, sau đó máy sẽ tự động xử lý tất cả các số liệu đến kết quả cuối cùng. Cuối tháng hoặc cuối quý sẽ tiến hành in các sổ sách cần thiết và báo cáo tài chính của công ty theo yêu cầu của ban lãnh đạo.