2. Thực trạng hoạt động kế hoạch hoá sản xuất của công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà trong những năm gần đây
2.1.4. Các điều kiện phục vụ cho công tác kế hoạch sản xuất ở công ty
2.1.4.1.Cán bộ kế hoạch trong công tác kế hoạch sản xuất
Khối kế hoạch tại công ty CP VPP Hồng Hà được tổ chức như sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức khối kế hoạch công ty CP VPP Hồng Hà
Nguồn: Khối kế hoạch công ty CP VPP Hồng Hà
Giám đốc khối và phó giám đốc 1 là những người trực tiếp lập kế hoạch sản xuất tại công ty. Các thủ kho là những người tham gia vào quá trình giám sát việc thực hiện kế hoạch bằng cách quản lý lượng hàng nhập kho, đồng thời cũng là người cung cấp các thông tin về hàng tồn kho cho các cán bộ kế hoạch trong việc lập kế hoạch sản xuất giai đoạn kế tiếp. Các cán bộ quản lý vật tư và quản lý hàng hóa là những người thường xuyên cung cấp thông tin về hàng hóa và vật tư cho cán bộ lập kế hoạch. Như vậy có thể
Giám đốc khối CB quản lý hàng hoá Thủ kho 2 Thủ kho 1 Phó giám đốc I CB quản lý vật tư Phó giám đốc II
thấy khối kế hoạch tại công ty đảm nhiệm toàn bộ công tác lập kế hoạch, tuy nhiên khối vẫn chưa có cán bộ chuyên về giám sát và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
Về trình độ của cán bộ làm kế hoạch (phụ lục 1):
Phó tổng giám đốc sản xuất là người trực tiếp giám sát và quản lý sự hoạt động của khối kế hoạch và hoạt động sản xuất của công ty. Giám đốc khối kế hoạch và phó giám đốc khối I là những người trực tiếp lập kế hoạch. Các cán bộ này đều đã tốt nghiệp đại học, là cử nhân kinh tế, tuy nhiên không có ai được đào tạo chính quy về chuyên ngành kế hoạch. Những kiến thức về lập kế hoạch đều có được dựa trên kinh nghiệm thực tế làm việc tại công ty. Đây là các cán bộ đều đã gắn bó với công ty ít nhất là 7 năm nên nắm rất chắc các đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Tất cả các cán bộ đều xuất phát là làm kế hoạch nên các cán bộ có rất nhiều kinh nghiệm về chuyên môn. Các cán bộ trực tiếp lập kế hoạch đều là những người rất nhanh nhẹn, xử lý các tình huống nhanh chóng.
Đối với các cán bộ tham gia trong việc cung cấp thông tin, quản lý việc thực hiện kế hoạch đều có trình độ chuyên môn tối thiểu là trung cấp, đủ trình độ phục vụ cho yêu cầu công việc. Một đặc điểm nổi bật là các CBNV này đều là những người trẻ tuổi, nhanh nhẹn.
2.1.4.2. Điều kiện làm việc, các công cụ phục vụ cho công tác kế hoạch sản xuất
Phòng làm việc có đầy đủ các thiết bị văn phòng cần thiết. Mỗi nhân viên đều có một máy tính cá nhân riêng có kết nối Internet và nối mạng Lan. Trong phòng có máy in, máy fax, điện thoại,..điều kiện làm việc nói chung tốt, cơ bản đáp ứng được nhu cầu.
Tuy nhiên, hiện tại chưa có phần mềm nào được sử dụng để hỗ trợ việc trực tiếp lập kế hoạch sản xuất. Trong công ty hiện nay chỉ sử dụng các phần
mềm quản lý vật tư và hàng hóa để hỗ trợ cho các cán bộ lập kế hoạch sản xuất trong việc quản lý hàng hóa và vật tư. Việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ này cũng đã hỗ trợ đắc lực cho công tác lập kế hoạch sản xuất vì thông tin từ các kho thành phẩm và kho nguyên vật liệu luôn được cập nhật thường xuyên với cán bộ kế hoạch thông qua các báo cáo hàng ngày của thủ kho. Danh mục tất cả các loại hàng hóa và nguyên vật liệu được quản lý rất khoa học theo các nhóm sản phẩm nhóm nguyên vật liệu và theo kho chứa. Dựa vào các thông tin tổng hợp này cán bộ kế hoạch có thể dễ dàng lấy được các thông tin chính xác về loại hàng hóa hay nguyên vật liệu nào còn tồn đọng với số lượng là bao nhiêu, tại kho nào. Từ đó có những quyết định sản xuất và dự trữ phù hợp với điều kiện của công ty.
2.1.5.Đặc điểm của thị trường văn phòng phẩm
Thị trường văn phòng phẩm là thị trường gồm các đối tượng khách hàng chủ yếu là học sinh- sinh viên và các cơ quan hành chính. Với đặc điểm đó nên thị trường này có nhu cầu tiêu dùng cao nhất vào những tháng trước vụ khai giảng. Ngoài ra, vì phục vụ đối tượng học sinh và sinh viên nên công ty phải chú ý đến việc liên tục thay đổi mẫu mã sản phẩm để phù hợp với thị hiếu của đối tượng khách hàng trẻ này. Đối với sản phẩm vở ôly, mỗi năm thì các sở giáo dục của các tỉnh khác nhau lại có những quy định khác nhau kích thước của ôly nên công ty phải đặc biệt quan tâm đến những thay đổi này để có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn của mỗi địa phương.
Trong thời gian gần đây, sự cạnh tranh trên thị trường VPP ngày càng gay gắt. Các doanh nghiệp mạnh trong lĩnh vực văn phòng phẩm tại thị trường miền nam như Thiên Long đã bắt đầu tấn công mạnh sang thị trường miền bắc, gây khó khăn cho công ty trong việc giữ vững thị trường miền bắc và mở rộng tại thị trường miền nam. Theo nguyên cứu của khối thị trường thì
thị phần của công ty đang dần bị thu hẹp. Nguyên nhân chính của thực tế đó là giá thành các sản phẩm của công ty cao hơn giá thành của các sản phẩm cùng loại của các công ty khác. Ngoài ra công tác thị trường của công ty vẫn chưa thực sự hiệu quả. Với thực tế đó, yêu cầu phải có những cải tiến mẫu mã, nhất là giảm giá thành sản phẩm,..được đặt ra bức thiết hơn bao giờ hết.