2. Giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty
2.2. Quy trình kế hoạch hoá sản xuất
Để công tác kế hoạch hoá sản xuất được hoàn thiện thì ngoài việc hoàn thiện bộ máy làm kế hoạch, công ty cần tiến hành hoàn thiện quy trình kế hoạch hoá đang áp dụng hiện nay của mình
Việc làm đầu tiên là tiến hành sửa đổi văn bản về quy trình lập kế hoạch sản xuất vì hiện nay thực tế thực hiện và qui trình được thể hiện trong tài liệu không còn phù hợp. Thể hiên ở chỗ trong các căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất có căn cứ định hướng của công ty nhưng trong văn bản thì điều này lại không được thể hiện
Một yêu cầu nữa là tiến hành lập kế hoạch sản xuất quý, kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch dự trữ hàng hóa. Như chúng ta thấy hiện nay kinh tế luôn có những biến động khó lường, giá cả nguyên vật liệu liên tục biến động, là một doanh nghiệp sản xuất vật chất với chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 60-70% giá thành nếu không có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu phù hợp sẽ dẫn tới không chủ động được sản xuất và quyết định giá cả sản phẩm. Kế hoạch dự trữ hàng hóa cũng nên được xây dựng. Như đã phân tích ở phần trên, đặc điểm sản xuất văn phòng phẩm là có tính chất mùa vụ, vì thế nếu không có chiến lược sản xuất để dự trữ sản phẩm phù hợp thì sẽ rất dễ dẫn tới trường hợp hàng hóa sản xuất ra không đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường vào những tháng thị trường có nhu cầu cao.
Ngoài ra công ty cần quan tâm hơn đến công tác giám sát và đánh giá thực hiện kế hoạch. Công ty cần tiến hành soạn thảo các quy định về hình thức khen thưởng hay xử phạt với những trường hợp hoàn thành, hoàn thành vượt mức hay không hoàn thành kế hoạch. Việc làm này sẽ giúp cho các các bộ kế hoạch có thêm tinh thần trách nhiệm khi làm việc, cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty.
Một thay đổi nữa trong quy trình kế hoạch hoá sản xuất là khi tiến hành lập kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch phải dựa vào các kế hoạch khác như kế hoạch nhân sự và tài chính chứ không phải là tiến hành lập kế hoạch sản xuất sau đó từ kế hoạch sản xuất xác định kế hoạch nhân sự và tài chính. Thực tế đó đi ngược với lý thuyết mẫu.
Để công tác kế hoạch hoá tại công ty hoạt động hiệu quả hơn thì các bước trong quy trình nên có mối quan hệ mật thiết hơn. Một giải pháp được đề ra ở đây là tiến hành việc ký các hợp đồng trách nhiệm giữa các bên trong việc giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất. Theo giải pháp này thì quy trình kế hoạch hoá sản xuất tại Hồng Hà vẫn bao gồm 4 khâu chính nhưng giữa khâu lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch có thêm một bước là “ký hợp đồng trách nhiệm”. Việc ký hợp đồng trách nhiệm được áp dụng tại Hồng Hà như sau: Vào các cuộc họp kế hoạch sản xuất, thay vì việc giao thẳng chỉ tiêu cho các nhà máy thì khối kế hoạch tiến hành thảo ra các bản hợp đồng trách nhiệm. Nội dung hợp đồng sẽ quy định quyền hạn và trách nhiệm của các giám đốc nhà máy và khối kế hoạch, trong hợp đồng ghi rõ trong kỳ kế hoạch các nhà máy phải sản xuất bao nhiêu sản phẩm, quyền lợi của nhà máy khi thực hiện kế hoạch là gì, trách nhiệm của nhà máy là gì khi không hoàn thành chỉ tiêu. Mục đích của việc làm này là tăng sự ràng buộc về trách nhiệm giữa các nhà máy với công ty trong việc hoàn thành hay không các chỉ tiêu kế hoạch, ngoài ra thể hiện sự bình đẳng giữa khối kế hoạch với các nhà máy