2. Thực trạng hoạt động kế hoạch hoá sản xuất của công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà trong những năm gần đây
2.3.Nội dung và phương pháp tiến hành các bước trong quy trình kế hoạch hoá sản xuất tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà
hoạch hoá sản xuất tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà
2.3.1.Lập kế hoạch sản xuất
Trong công ty Hồng Hà, lập kế hoạch sản xuất được giao chủ yếu cho khối kế hoạch bên cạnh đó có sự phối hợp của các phòng ban chức năng khác và các nhà máy sản xuất. Có thể khái quát trình tự lập kế hoạch sản xuất của công ty như sau:
Sơ đồ 2.5: Trình tự lập kế hoạch sản xuất
Nguồn: Tự tổng hợp
Quy trình trên được thực hiện như sau:
Giai đoạn chuẩn bị cho việc lập kế hoạch sản xuất, các cán bộ phụ trách việc lập kế hoạch sẽ thu thập thông tin làm căn cứ cho việc lập kế hoạch gồm mục tiêu phát triển của công ty, dự báo nhu cầu tiêu thụ kỳ kế hoạch, chiến lược dồn hàng mùa vụ chính, khả năng sản xuất. Các thông tin này được các nhà máy và các khối chức năng gửi lên khi có yêu cầu từ khối kế hoạch.
2.3.1.1.Các căn cứ lập kế hoạch sản xuất
Hoạch định kế hoạch là một phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt được những mục tiêu đã đề ra, nhưng quá trình thực hiện lại diễn ra trong tương lai, trong sự tác động qua lại giữa nhiều yếu tố: Mục tiêu với thời gian và các căn cứ xây dựng thực hiện. Trong đó thì tương lại lại không chắc chắn, nếu các căn cứ không rõ ràng và thiếu chính xác thì bản kế hoạch sẽ thiếu đi tính hiệu
Nhận thông tin Xử lý thông tin Kết quả
Các căn cứ thu thập từ các khối chức năng Khối kế hoạch xử lý thông tin Bản KHSX
quả, khả thi. Vì vậy để bản kế hoạch có tính khả thi cao thì ngay từ đầu các căn cứ phải thật chính xác và đầy đủ. Sau đây là những căn cứ mà công ty sử dụng để ra quyết định kế hoạch.
a. Căn cứ vào mục tiêu phát triển của công ty
Căn cứ này chưa được thể hiện trong sơ đồ quy trình kế hoạch hóa sản xuất của công ty. Tuy nhiên khi tiến hành lập kế hoạch kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch có dựa vào căn cứ này.
Hàng năm công ty đều đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong năm và đề ra mục tiêu phát triển trong năm tới. Mục tiêu đặt ra này được căn cứ vào những phân tích đánh giá tổng kết kinh nghiệm thực tiễn, được coi là chỉ tiêu pháp lệnh mà toàn bộ công ty phải phấn đấu thực hiện. Chỉ tiêu này được thể hiện trong báo cáo tổng kết kết quả kinh doanh hàng năm của công ty và phương hướng nhiệm vụ cho năm tới, báo cáo được gửi tới tất cả các phòng ban trong công ty ngay sau khi được phê duyệt tại đại hội cổ đông
Ví dụ trong phương hướng nhiệm vụ năm 2009 có đề ra: năm 2009 sản xuất 10,5 triệu bút và dụng cụ học sinh các loại, 51,5 triệu quyển vở. Như vậy khi lập kế hoạch sản xuất năm thì cán bộ kế hoạch phải phấn đấu lập kế hoạch sản xuất hoàn thành chỉ tiêu này.
Tuy nhiên thông tin này chỉ dừng lại ở những con số, những đích đến chung mà chưa có những căn cứ cụ thể. Bởi vậy nó chỉ mang tính hình thức mà chưa mang đúng nghĩa là định hướng cho sự phát triển của công ty.
b.Dự báo nhu cầu tiêu thụ năm nay
*Dự báo nhu cầu tiêu thụ
Hiện nay, đây là căn cứ quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch sản xuất tại công ty. Thông tin về kế hoạch tiêu thụ dự kiến được cán bộ kế hoạch thu thập qua báo cáo tổng hợp từ phòng thị trường gửi tới định kỳ vào cuối
mỗi năm và mỗi tháng. Kết quả điều tra nghiên cứu thị trường là một căn cứ hết sức quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch. Yêu cầu của việc nghiên cứu thị trường phải xác định được quy mô, nhu cầu đối với từng loại sản phẩm ở từng thị trường khác nhau.
Tại công ty thông tin này được phòng thị trường dự báo thông qua việc nghiên cứu thực tế nhu cầu của các thị trường. Các thị trường của công ty được chia ra làm thị trường Hà Nội, Thị trường miền bắc, miền trung, miền nam. Với mỗi thị trường công ty có những cán bộ theo dõi trực tiếp việc tiêu thụ sản phẩm, từ đó xác định được nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong thời gian kế hoạch. Việc nghiên cứu thị trường mới chỉ là thực hiện tổng hợp nhu cầu các sản phẩm trên các thị trường khác nhau mà chưa có những nghiên cứu thật sâu sắc, không có những dự báo ngắn hạn, dài hạn thật chính xác mà chủ yếu dựa vào tình hình tiêu thụ giai đoạn trước. Thực tế đó dẫn tới kết quả nghiên cứu thị trường chưa thực sự chuẩn xác, ảnh hưởng tới tính chính xác của các chỉ tiêu trong bản kế hoạch sản xuất.
*Chiến lược dồn hàng mùa vụ chính của công ty
Đây cũng là một căn cứ quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất của công ty. Căn cứ này chỉ được lấy khi công ty vào mùa vụ sản xuất chính. Mùa vụ sản xuất chính bắt đầu từ tháng 5 cho đến tháng 8, đây là thời điểm công ty bắt đầu thực hiện kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu cho mùa khai giảng. Trong thời gian này công tác sản xuất của công ty được tiến hành gấp rút hơn bao giờ hết. Là giai đoạn mà nhu cầu tiêu dùng của thị trường tăng cao đột biến và cao nhất trong năm. Yêu cầu lập kế hoạch sản xuất và dự trữ sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường trong giai đoạn này là ưu tiên số 1, vì có thể nói đây là giai đoạn mà công ty có cơ hội thu được doanh thu và lợi nhuận cao nhất trong năm. Bắt đầu từ tháng 5 công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu của thị trường và sản xuất để dự trữ cho tháng có nhu
cầu tiêu dùng tăng cao đột biến là tháng 7,8. Trong giai đoạn này máy móc được sử dụng hết công suất, lượng công nhân được huy động tối đa và tiến hành làm thêm ca thêm giờ.
Sau đây là ví dụ về tình hình tiêu thụ dự kiến của dòng sản phẩm Pupil Fantasy thời vụ năm 2008. Dòng sản phẩm này là một trong những dòng sản phẩm thế mạnh của công ty Hồng Hà trong thời gian qua, doanh thu của dòng sản phẩm này là cao nhất trong nhóm sản phẩm giấy vở.
Bảng 2.4: Tình hình tiêu thụ dự kiến của dòng sản phẩm Pupil Fantasy thời vụ năm 2008 (đã bao gồm nghiên cứu nhu cầu thực của thị trường) Tên sản phẩm Mã số T.05 T.06 T.07 T.08 T.09 Sổ Pupil Fantasy 200 trang 1024 30.587 51.786 120.54 4 52.585 40.216 Vở Pupil Fantasy 72 trang 1029 119.04 4 154.04 2 257.70 2 205.42 2 142.549 Vở Pupil Fantasy 120 trang 1030 51.528 51.526 151.90 8 154.33 7 45.891
Nguồn: Khối kế hoạch
*Các hợp đồng kinh tế được ký kết
Ngoài việc sản xuất đáp ứng nhu cầu chung của thi trường, công ty còn tiến hành sản xuất theo những đơn đặt hàng. Các đơn đặt hàng này chủ yếu là từ các sở giáo dục và các trường tiểu học, trung học thuộc miền bắc. Tất các các đơn hàng đều là đơn hàng về giấy vở. Đây có thể nói là những đơn hàng mang tính chất cá biệt vì với mỗi đơn vị khác nhau lại có những yêu cầu về hình thức và quy cách sản phẩm khác nhau. Vì thế, trước khi các hợp đồng được ký kết cũng đã được khối kế hoạch kiểm tra xem công ty có thể đáp ứng được các yêu cầu về quy cách, chất lượng, giá cả trong hợp đồng hay không.
hợp tất cả các đơn đặt hàng từ các hợp đồng đã được ký kết trong kỳ gốc, cần được thực hiện trong kỳ kế hoạch để lên kế hoạch sản xuất sản phẩm cho các đơn hàng này. Thường thì công ty luôn ưu tiên sản xuất đáp ứng các đơn hàng này trước, hoàn thành càng sớm hợp đồng càng tốt, lấy uy tín với khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c.Lượng hàng tồn kho cuối kỳ
Thông tin này chưa được thể hiện trong biểu đồ trên, tuy nhiên trong thực tế khi tiến hành lập kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch cũng có sử dụng thông tin này vào các quyết định của mình.
Lượng hàng tồn kho luôn được cập nhập hàng ngày tại công ty qua các báo cáo hàng ngày của các thủ kho lên cán bộ kế hoạch. Cuối mỗi kỳ lượng tồn của tất cả hàng hóa được tổng hợp lại giúp cán bộ kế hoạch có thêm thông tin cho việc ra quyết định của mình. Việc nắm bắt được số lượng hàng tồn kho giúp cho khối kế hoạch có thể có những quyết định sản xuất phù hợp để vừa đáp ứng được nhu cầu thị trường, vừa không xảy ra tình trạng hàng tồn kho quá nhiều hoặc hàng sản xuất ra không có chỗ để lưu kho.
d.Tình hình tiêu thụ cùng kỳ giai đoạn trước
Đây cũng là một căn cứ quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất của công ty. Thông qua việc phân tích tình hình tiêu thụ và mức độ hoàn thành kế hoạch giai đoạn trước, sẽ rút ra được những mặt được và hạn chế từ đó có hướng rút kinh nghiệm và khắc phục những khó khăn, tiếp tục phát huy những lợi thế đã có được. Ngoài ra việc thu thập số liệu về tình hình tiêu thụ giai đoạn trước còn giúp cho cán bộ kế hoạch có thể dự đoán được tình hình tiêu thụ sản phẩm trong giai đoạn tới, góp phần tăng tính khả thi cho phương án kế hoạch. Thông tin về tình hình tiêu thụ cùng kỳ giai đoạn trước được khối kế hoạch thu thập từ phòng thị trường. Đây là kết quả của việc thu thập thông tin tổng hợp từ các thị trường Miền Bắc, miền Trung, miền Nam và Hà Nội của công ty.
Để xây dựng một bản kế hoạch khả thi thì một căn cứ không kém phần quan trọng là tình hình các nguồn lực tại công ty hay nói cách khác là khả năng sản xuất. Khả năng sản xuất của công ty bao gồm khả năng về tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị,…Tuy nhiên trong thực tế khi xây dựng KHSX cán bộ kế hoạch chưa dựa vào tất cả các thông tin này.
Thông tin mà cán bộ kế hoạch sử dụng là thông tin về khả năng sản xuất của máy móc thiết bị. Thông tin về khả năng sản xuất của máy móc thiết bị được thu thập từ khối kỹ thuật. Biết được khả năng của máy móc thiết bị sẽ giúp cho cán bộ kế hoạch có thể cân đối giữa khả năng sản xuất thực tế của công ty và chỉ tiêu kế hoạch từ đó có phương án thuê gia công ngoài, đặt hàng sản xuất. Ví dụ hiện nay khả năng sản xuất thực tế của công ty Hồng Hà là 40 triệu quyển vở và 11 triệu cái bút và dụng cụ một năm. Như vậy so với chỉ tiêu kế hoạch mà ban giám đốc đề ra thì không đáp ứng được yêu cầu. Vậy cán bộ kế hoạch sẽ tiến hành thuê ngoài gia công và đặt hàng sản xuất tại công ty vệ tinh của công ty (Công ty Tân Thành Phương).
Trong quá trình sản xuất nếu xảy ra hiện tượng máy hỏng hóc thì các giám đốc nhà máy sẽ có báo cáo kịp thời với khối kế hoạch để có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra.
2.3.1.2.Bản kế hoạch sản xuất
Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin trên thì cán bộ kế hoạch tiến hành lập kế hoạch sản xuất. Hiện nay tại công ty thì cán bộ kế hoạch chỉ tiến hành lập kế hoạch năm và kế hoạch tháng. Bản kế hoạch năm được tổng hợp cùng với các kế hoạch tài chính, nhân sự,… để thành bản kế hoạch tổng thể trình lên tổng công ty giấy. Đây được coi là bản kế hoạch sản xuất kinh doanh năm của công ty. Sau khi được tổng công ty giấy phê duyệt thì cán bộ kế hoạch sẽ
tiến hành tách kế hoạch năm thành các kế hoạch tháng. Tuy nhiên khi lập kế hoạch tháng cán bộ kế hoạch không chỉ thực hiện đơn thuần việc tách mà vẫn phải sử dụng đến các thông tin căn cứ lập kế hoạch như đã trình bày ở trên. Việc tách kế hoạch năm thành kế hoạch tháng chỉ để cho cán bộ kế hoạch có thể cân đối việc lập kế hoạch sản xuất sao cho hoàn thành được chỉ tiêu kế hoạch năm mà thôi. Bản kế hoạch sau khi được lập ra phải đáp ứng những yêu cầu mà ban lãnh đạo công ty đã đề ra là:
- Khả thi: Số liệu trong bản kế hoạch không phải là những con số vô nghĩa, không có tính thực tiễn mà nó phải nằm trong khả năng sản xuất của công ty, đảm bảo thực hiện được
- Hiệu quả: Kế hoạch sản xuất phải tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp, tránh lãng phí trong sản xuất, đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh
- Linh hoạt: Kế hoạch đặt ra có khả năng điều chỉnh tuỳ thuộc vào tình hình thực tiễn của doanh nghiệp và những biến động của thị trường
- Cụ thể: Kế hoạch sản xuất phải đưa ra được những con số cụ thể cần sản xuất trong kỳ, số lượng mà mỗi đơn vị phải thực hiện
2.3.1.3.Nội dung và phương pháp lập một số loại kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà
a.Kế hoạch hàng năm (kế hoạch tổng thể)
Đầu quý 4 khối kế hoạch thu thập các thông tin cần thiết sau đó xây dựng lên kế hoạch năm trình lên Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất phê duyệt, sau đó bản kế hoạch tiếp tục được trình lên Tổng giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt bởi lãnh đạo công ty thì bản kế hoạch được chuyển lên tổng công ty giấy. Được sự đồng ý của tổng công ty giấy, bản kế hoạch này sẽ là bản kế hoạch sản xuất kinh doanh năm chính thức của công ty (phụ
lục 2). Bản kế hoạch bao gồm rất nhiều chỉ tiêu về tất cả các mặt như doanh thu, số lượng sản phẩm, kim ngạch xuất nhập khẩu, chi phí, đầu tư, lao động, …Ngoài các chỉ tiêu về số lượng sản phẩm, đơn giá sản phẩm,..được khối kế hoạch xây dựng thì các chỉ tiêu khác được tổng hợp từ kế hoạch của các phòng ban có liên quan. Kế hoạch bảo hộ lao động do khối kỹ thuật lập, kế hoạch vốn, khấu hao do khối tài chính lập, khối kế hoạch lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành.
Để lập ra các chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất trong bản kế hoạch năm thì cán bộ kế hoạch dựa vào các căn cứ thu thập được sau đó đưa ra các con số kế hoạch cho năm kế hoạch:
Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong thời gian kế hoạch = Số lượng tiêu thụ dự kiến kỳ KH + Số lượng dự trữ cuối kỳ KH – Lượng tồn kho kỳ gốc
Số lượng tiêu thụ dự kiến kỳ KH như đã được nói ở phần trên được cung cấp bởi phòng thị trường .Số lượng tồn kho kỳ gốc gồm lượng tồn kho tại các kho trong công ty và lượng tồn kho dịch vụ. Lượng hàng tồn tại các kho của công ty được khối kế hoạch tự tổng hợp qua các thông tin thu thập được từ báo cáo định kỳ của các thủ kho. Lượng tồn dịch vụ là lượng hàng hóa tồn đọng ở các trung tâm thương mại và các đại lý của công ty. Lượng dự trữ cuối kỳ KH là số lượng do cán bộ KH định lượng dựa vào kinh nghiệm của bản thân
Hà
Bảng 2.5: Kế hoạch sản xuất sản phẩm năm 2008 công ty CP VPP Hồng Hà STT Sản phẩm ĐV Tồn đầu kỳ SX trong kỳ Tiêu thụ trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Bút máy phổ thông Cái 300.000 1.500.000 1.300.000 500.000 2 Bút Hồng Hà cao cấp Cái 250.000 1.500.000 1.500.000 250.000