2. Thực trạng hoạt động kế hoạch hoá sản xuất của công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà trong những năm gần đây
2.5. Đánh giá về công tác kế hoạch hoá sản xuất tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà
phòng phẩm Hồng Hà
2.5.1.Các ưu điểm
*Các điều kiện phục vụ công tác KH sản xuất
Nhìn chung các cán bộ tham gia vào quy trình kế hoạch hoá tại công ty đều là những người có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động quản lý, đã gắn bó lâu dài với công ty.
Đối với công tác lập kế hoạch - một công tác quan trọng hàng đầu thì các cán bộ cũng đều là các cán bộ có kinh nghiệm lâu năm, gắn bó với công ty trong thời gian dài. Chính vì thế các cán bộ nắm chắc đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Các cán bộ đều là những người đã từng được đào tạo các chuyên ngành về kinh tế nên họ đều có những hiểu biết về tình hình kinh tế trong và ngoài nước, luôn có những biện pháp phù hợp và nhanh chóng trước những tình huống bất ngờ xảy ra.
Cở sở vật chất phục vụ CBNV khối đã tạm thời đáp ứng được yêu cầu làm việc hiện nay của CBNV.
*Quy trình KHH sản xuất
Thứ nhất, các căn cứ trong việc xây dựng kế hoạch được thu thập khá đầy đủ
Thứ hai, về cơ bản lý thuyết thì quy trình kế hoạch hóa tại công ty đã bao gồm các bước cơ bản nhất là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiếm tra giám sát, điều chỉnh kế hoạch. Tất cả được thực hiện một cách tuần tự và khoa học. Nó đã đáp ứng những nhu cầu cơ bản về hoạt động kế hoạch hóa của một doanh nghiệp.
Thứ ba, quy trình lập kế hoạch hóa sản xuất này là công cụ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc quản lý hoạt động sản xuất - một hoạt động mấu chốt quan trọng hàng đầu với một công ty sản xuất như Hồng Hà.
Thứ tư, kế hoạch tác nghiệp được để cho các giám đốc nhà máy tự lập là một quyết định hoàn toàn phù hợp, thể hiện sự linh hoạt trong hoạt động quản lý của công ty.
Thứ năm, qui trình xây dựng kế hoạch cũng đã có sự tham gia, phối hợp của nhiều đơn vị có liên quan. Hoạt động kế hoạch không chỉ là hoạt động đơn lẻ của khối kế hoạch mà mà có sự tham gia của các phòng các phân xưởng bằng việc cung cấp các số liệu và thông tin cần thiết
Thứ sáu, công ty đã tổ chức, chỉ đạo các bộ phận theo dõi, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch
Thứ bảy, công tác tổ chức trong việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và tiến hành các đánh giá và điều chỉnh được tiến hành hợp lý, nhanh gọn và hiệu quả
*Nội dung và phương pháp thực hiện các bước trong quy trình kế hoạch hoá sản xuất
- Nội dung kế hoạch sản xuất năm là đưa ra kế hoạch về tổng khối lượng bút và vở là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản phẩm của công ty. Hiểu một cách đơn giản là, thị hiếu của người tiêu dùng mặt hàng văn phòng phẩm là thường xuyên thay đổi, vì thế không thể lập ngay một kế hoạch sản xuất cụ thể từng loại mặt hàng trước một năm được
- Bản kế hoạch sản xuất tháng của công ty các chỉ tiêu rất rõ ràng về số lượng sản phẩm cho từng loại sản phẩm một. Với kế hoạch tháng thì còn giao các chỉ tiêu sản xuất từng loại sản phẩm đến từng nhà máy một
- Nhìn chung phương pháp tiến hành các bước trong bản kế hoạch là rất đơn giản, nhanh chóng tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho công ty
- Số liệu trong bản kế hoạch là sự tổng hợp từ rất nhiều thông tin khác nhau được cán bộ kế hoạch thu thập từ các phòng ban trong công ty.
*Tổ chức thực hiện công tác kế hoạch hoá sản xuất
Nhìn chung công tác tổ chức thực hiện kế hoạch hoá sản xuất tại Hồng Hà được tiến hành tốt, nhịp nhàng và nhanh gọn ở tất cả các khâu. Sự nhanh gọn, không rườm rà này giúp công ty tiết kiệm được chi phí
2.5.2.Nhược điểm
*Điều kiện phục vụ cho công tác KH sản xuất
Kinh tế quốc dân, thương mại,…nhưng chưa ai được đào tạo qua chuyên ngành kế hoạch. Chính vì thế các cán bộ chưa nắm được một cách đầy đủ và toàn diện các kiến thức cơ bản về kế hoạch.
Về điều kiện làm việc của cán bộ kế hoạch tuy đã tạm thời đáp ứng được nhu cầu làm việc nhưng phòng làm việc còn hơi chật. Các thủ kho làm việc tại các kho vẫn chưa được trang bị máy tính nối mạng Lan với phòng làm việc của khối nên hiện nay việc trao đổi thông tin vẫn được thực hiện qua hình thức báo cáo qua giấy tờ và gặp trực tiếp. Thực tế này dẫn tới tốn kém thời gian đi lại, tốn kém thời gian trong việc thực hiện quản lý hàng hóa và vật tư bằng các phần mềm máy tính của khối. Sở dĩ nói như vậy vì, các thủ kho thu thập thông tin tại kho sau đó tổng hợp bằng văn bản và gửi lên văn phòng của khối, sau khi nhận được thông tin, cán bộ phụ trách quản lý hàng hóa, vật tư lại phải tiến hành vào các số liệu đó vào trong phần mềm quản lý ở máy tính của mình. Việc làm này vừa làm gián đoạn công việc của các thủ kho tại kho, làm tốn thêm thời gian vào số liệu của cán bộ quản lý.
Công ty chưa cung cấp phần mềm nào hỗ trợ trực tiếp các cán bộ kế hoạch trong việc ra quyết định. Các phần mềm hiện đang được sử dụng mới chỉ là các phần mềm quản lý hàng hóa và vật tư, phục vụ gián tiếp cho việc ra quyết định kế hoạch.
*Quy trình KHH sản xuất
- Trong quá trình thực hiện thì không phải tất cả các khâu trong quy trình đều được tuân thủ nghiêm ngặt. Thể hiện công ty chưa có kế hoạch sản xuất quí, kế hoạch công suất, kế hoạch nguyên vật liệu. Ngoài ra công tác đánh giá thực hiện kế hoạch có được làm nhưng chưa thực sự hiệu quả. Chưa có hình thức khen thưởng hay xử phạt nào đối với các trường hợp hoàn thành, hoàn thành vượt mức hay không hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch. Hoạt động điều chỉnh kế hoạch cũng không được tiến hành thường xuyên khi có những phát
sinh ngoài dự kiến mà chỉ được thực hiện khi thực sự cần thiết.
- Về mối quan hệ giữa kế hoạch sản xuất và các kế hoạch khác trong công ty được tiến hành ngược so với lý thuyết chung. Đáng lẽ ra kế hoạch sản xuất phải được lập dựa vào kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính,… thì ở đây kế hoạch sản xuất lại được lập trước sau đó từ kế hoạch sản xuất tiến hành lập kế hoạch nhân sự và tài chính,…
- Có thể nhận thấy các bước trong việc thực hiện công tác kế hoạch hoá tại
công ty Hồng Hà tuy đã có sự liên kết với nhau nhưng chỉ mang tính hình
thức mà chưa có sự liên kết chặt chẽ, giao trách nhiệm khi chuyển giao giữa
các bước. Ví dụ như việc chuyển từ bản kế hoạch sản xuất tới các đơn vị thực
hiện mới chỉ là việc giao chỉ tiêu xuống mà chưa có một ràng buộc nào cho
các đơn vị thực hiện
*Nội dung và phương pháp tiến hành các bước trong quy trình kế hoạch hoá sản xuất
Các nhược điểm về nội dung và phương pháp tiến hành các bước có thể chỉ ra là:
Thứ nhất, nội dung của bản kế hoạch sản xuất được lập khá đầy đủ tuy nhiên trong bản kế hoạch sản xuất chúng ta mới chỉ nhìn thấy các số liệu mà chưa thấy thể hiện bằng lời các căn cứ lập kế hoạch, các biện pháp thực hiện kế hoạch như thế nào
Thứ hai, trong bản kế hoạch thì cán bộ kế hoạch mới chỉ đưa ra một phương án kế hoạch duy nhất mà không phải là việc dựng lên nhiều kịch bản (phương án) sản xuất khác nhau với những tình huống khác nhau sau đó lựa chọn một phương án tối ưu phù hợp với tình hình thực tế.
Thứ ba, bản kế hoạch năm bao gồm rất nhiều các chỉ tiêu về tất cả các mặt nhưng chưa chỉ ra được mối quan hệ mật thiết giữa các chỉ tiêu. Mỗi chỉ tiêu lại do một phòng ban lập ra, vì vậy thiếu đi sự liên kết chặt chẽ.
Thứ tư, công ty đã tiến hành thu mua và dự trữ nguyên vật liệu tuy nhiên việc làm này chưa được cụ thể hóa thành văn bản chính thức. Chính điều đó làm cho công tác thu mua dự trữ và quản lý nguyên vật liệu còn tỏ ra rất lỏng lẻo và chưa chuyên nghiệp.
Thứ năm, chính vì sử dụng chủ yếu kinh nghiệm của người làm kế hoạch nên phương pháp dù tiết kiệm được chi phí nhưng tính chính xác chưa thực sự cao, mang nặng tính thủ công.
* Tổ chức thực hiện công tác kế hoạch hoá sản xuất
Một nhược điểm đầu tiên của công tác tổ chức kế hoạch hoá sản xuất tại Hồng Hà đó là thời gian tiến hành các cuộc họp sản xuất còn chưa thực sự phù hợp. Việc tiến hành các cuộc họp sản xuất vào đầu mỗi kỳ kế hoạch sẽ làm mất thời gian chuẩn bị của các phân xưởng và các nhà máy, gây ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ thực hiện kế hoạch
Nhược điểm thứ 2 có thể chỉ ra là công tác kiểm tra thực hiện kế hoạch được thống kê công ty thuộc khối tài chính thực hiện bằng việc đi tới từng nhà máy và thống kê số liệu là không phù hợp.
