IV. Quản trị chất lợng trong doanh nghiệp
1. Khái niệm, thực chất, vai trò của quản trị chất lợngsản phẩm
1.3. Vai trò của quản trị chất lợng
Quản trị chất lợng đợc thực hiện một cách liên tục thông qua triển khai vòng tròn quản lý hay còn gọi là bánh xe Deming(vòng tròn PDCA). Dới góc độ quản trị vòng tròn PDCA là trình tự cần thiết khi thực hiện bất cứ một công việc nào nh tổ chức một buổi họp, đi dự một hội thảo, sắp xếp nhân sự trong phòng lớn hơn nh xây dựng chính sách chất lợng trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 5: Vòng tròn PDCA A P (Ation) (plan) C D (Check) (Do) A: Điều chỉnh P: Hoạch định
* Hoạch định chất lợng
Đây là giai đoạn đầu tiên của quản trị chất lợng. Hoạch định chất lợng chính xác, đầy đủ sẽ giúp định hớng tốt các hoạt động tiếp theo bởi vì tất cả chúng đều phụ thuộc vào kế hoạch. Nếu kế hoạch ban đầu đợc xây dựng tốt thì sẽ có ít các hoạt động cần điều chỉnh và các hoạt động sẽ đợc điều khiển một cách có hiệu quả hơn. Hoạch định chất lợng đợc coi là chức năng quan trọng nhất cần u tiên hàng đầu hiện nay.
Hoạch định chất lợng là hoạt động xác minh mục tiêu chất lợng sản phẩm. Hoạch định chất lợng cho phép xác định mục tiêu, phơng hớng phát triển chất lợng cho toàn công ty theo một hớng thống nhất. Tạo điều kiện khai thác sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn lực và tiềm năng trong dài hạn góp phần giảm chi phí cho chất l- ợng, nâng cao khả năng cạnh tranh, giúp các công ty chủ động thâm nhập và mở rộng thị trờng, đặc biệt là thị trờng thế giới. Hoạch định chất lợng còn tạo ra một sự chuyển biến căn bản về phơng pháp quản trị chi phí giữa các doanh nghiệp.
Nội dung chủ yếu của hoạch đinh chất lợng sản phẩm mới bao gồm: - Xác lập mục tiêu chất lợng tổng quát và chính sách chất lợng - Xác định khách hàng
- Xác định đặc điểm của sản phẩm thoả mãn nhu cầu khách hàng
- Phát triển những quy trình có khả năng tạo những đặc điểm của sản phẩm. - Chuyển giao các kết quả hoạch định cho bộ phận tác nghiệp
* Tổ chức thực hiện
Sau khi hoàn thành chức năng hoạch định thì chuyển sang tổ chức thực hiện chiến lợc đã hoạch định. Thực chất quá trình này là quá trình điều khiển các hoạt
động thông qua kỹ thuật, phơng tiện, phơng pháp cụ thể nhằm bảo đảm chất lợng sản phẩm theo đúng yêu cầu kế hoạch đề ra. Tổ chức thực hiện có ý nghĩa quyết định đến việc biến các kế hoạch chất lợng thành hiện thực.
Những bớc sau đây cần tiến hành theo trật tự nhằm đảm bảo các kế hoạch sẽ đ- ợc điều khiển một cách hợp lý, mục đích yêu cầu đặt ra với các hoạt động triển khai là:
- Đảm bảo rằng mọi ngời có trách nhiệm thực hiện các kế hoạch, nhân thức một cách đầy đủ các mục tiêu và sự cần thiết của chúng.
- Giải thích cho mọi ngời biết chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lợng cụ thể cần thiết phải thực hiện
- Cung cấp đầy đủ các nguồn lực ở những nơi và những lúc cần thiết có những phơng tiện kỹ thuật dùng để kiểm soát chất lợng.
- Tổ chức những chơng trình giáo dục và đào tạo, cung cấp những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch.
Trên thực tế vấn đề đào tạo và huấn luyện về chất lợng là một yếu tố quan trọng trong quản trị chất lợng. Giáo s ISHIKAWAORU - ngời đã có công tạo ra cái gọi là chất lợng Nhật Bản” đã nói: “Quản trị chất lợng bắt đầu bằng giáo dục và kết thúc cũng bằng giáo dục”. Qua đào tạo huấn luyện mà nâng cao kỹ thuật cho mọi thành viên, họ xác định đợc nguyên nhân gây nên sai sót để có biện pháp ngăn ngừa, họ biết cải tiến và hoàn thiện quy trình sản xuất, biến lợng hoá những vấn đề liên quan đến chất lợng. Quá trình đào tạo trong một doanh nghiệp cần phải đợc tiến hành liên tục, nhằm trang bị những kiến thức về công nghệ, môi trờng, sáng tạo cho các cấp những khả năng chủ động trong quản trị.
Sơ đồ 6: Chu kỳ đào tạo huấn luyện về chất lợng Chính sách chất lượng Đào tạo Kiểm định tính hiệu lực Đánh giá kết quả Thực thi và Theo dõi Phân công trách nhiệm Xác định mục tiêu XD công tác tổ chức
* Kiểm tra
Để đảm bảo đúng mục tiêu chất lợng dự kiến đợc thực hiện theo đúng yêu cầu kế hoạch đặt ra trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lợng. Kiểm tra chất lợng là hoạt động theo dõi tu nhập phát hiện và đánh giá những trục trặc khuyết tật của sản phẩm và dịch vụ đợc tiến hành trong mọi khâu xuyên suốt đời sống của sản phẩm. Mục đích kiểm tra không phải là tập trung vào phát hiện các sản phẩm hỏng, loại xấu ra khỏi tốt mà là những trục trặc khuyết tật ở mọi khâu, mọi công đoạn, mọi quá trình tìm kiếm những nguyên nhân gây ra trục trặc khuyết tật đó để có những biện pháp ngăn chặn kịp thời.
Nhiệm vụ chủ yếu của kiểm tra chất lợng là:
- Đánh giá tình hình thực hiện chất lợng và xác định mức độ chất lợng đạt đợc trong thực tế của doanh nghiệp.
- So sánh chất lợng thực tế với kế hoạch để phát hiện sai lệch trên các phơng tiện kinh tế kỹ thuật.
- Phân tích thông tin về chất lợng tạo cơ sở cho cải tiến và khuyến khích cải tiến chất lợng sản phẩm.
Khi tiến hành kiểm tra các kết quả thức hiện kể hoạch cần đánh giá hai vấn đề cơ bản đó là mức độ tuân thủ nghiêm túc kế hoạch đã vạch ra, tính chính xác, đầy đủ và tính khả thi của kế hoạch.
Thông thờng có hai loại kiểm tra là : Kiểm tra thờng hàng tháng hay kiểm tra định kỳ và kiểm tra định kỳ vào cuối năm kinh doanh.
Trong hoạt động kiểm tra chất lợng tập trung vào kiểm tra định kỳ. Xác định mức độ biến thiên của quá trình và những nguyên nhân làm chệch hớng các chỉ tiêu chất lợng. Phân tích phát hiện các nguyên nhân ban đầu, nguyên nhân trực tiếp để xoá bỏ chúng, phòng ngừa sự tái diễn.
Hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống doanh nghiệp có khả năng thực hiện đợc những tiêu chuẩn chất lợng đề ra, đồng thời cũng là hoạt động đa chất lợng sản phẩm thích ứng với tình hình mới, nhằm giảm dần khoảng cách mong muốn của khách hàng với thực tế chất lợng đạt đợc, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức độ cao hơn.
Các bớc công nghệ chủ yếu:
- Xác định những đòi hỏi cụ thể về cải tiến chất lợng từ đó xây dựng những dự án cải tiến chất lợng.
- Cung cấp các nguồn lực cần thiết nh tài chính, kỹ thuật lao động.
- Động viên đào tạo và khuyến khích quá trình thực hiện dự án cải tiến chất l- ợng.
Khi chỉ tiêu không đạt đợc cần phải phân tích tình hình nhằm xác định xem vấn đề thuộc về tài chính hay thực hiện kế hoạch, xem xét thận trọng để tìm ra chính xác cái gì sai để điều chỉnh. Khi cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu chất lợng. Thực chất đó là quá trình cải tiến chất lợng cho phù hợp với môi trờng kinh doanh mới của doanh nghiệp.
Quá trình cải tiến theo các bớc sau:
- Thay đổi quá trình nhằm giảm khuyết tật. - Thực hiện công nghệ mới.
- Phát triển sản phẩm mới, đa dạnh hoá sản phẩm.
Yêu cầu đặt ra đối với cải tiến chất lợng là tiến hành cải tiến đặc điểm của sản phẩm, đặc điểm quá trình nhằm giảm sai sót, trục trặc trong quá trình thực hiện và giảm khuyết tật trong sản phẩm.