- Người tham dự lớp giảng viên cốt cán lập kế hoạch
2.2.4.Hướng dẫn sử dụng phần mềm Xếp thời khóa biểu
Hiện nay có nhiều phần mềm xếp TKB. Ở đây chúng ta tìm hiểu phần mềm xếp thời khóa biểu do Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường School@net phát hành (phiên bản 8.0- dùng thử). Việc xếp TKB được tiến hành theo quy trình 10 bước như sau:
Bước 1. Khởi tạo dữ liệu thời khóa biểu mới
Bước 2. Nhập, điều chỉnh dữ liệu gốc thời khóa biểu
Bước 3: Nhập, sửa, điều chỉnh các ràng buộc chính của thời khóa biểu Bước 4. Nhập bảng Phân công giảng dạy (PCGD)
Bước 5. Chuẩn bị xếp thời khóa biểu Bước 6. Xếp tự động TKB
Bước 7. Điều chỉnh, tinh chỉnh dữ liệu thời khóa biểu Bước 8. Hoàn thiện thời khóa biểu
Bước 9. In ấn TKB
Bước 10. Tổng hợp, thống kê và truy vấn thông tin thời khóa biểu
Tuy nhiên, ở đây chúng ra sẽ chỉ thực hành một số thao tác cơ bản (tương ứng với các bước 4, 5, 6) để tạo ra thời khóa biểu, với dữ liệu nguồn và một số thông tin đã được chuẩn bị từ trước. Cụ thể ta thực hiện các thao tác sau như sau:
(1) Chuẩn bị
- Cài đặt phần mềm xếp TKB vào máy bằng cách chạy tệp Setup_Demo_TKB805
- Khởi động phần mềm xếp thời khóa biểu bằng cách Nhấp đúp chuột tại biểu tượng trên màn hình Desktop làm xuất hiện màn hình làm việc của phần mềm xếp thời kháo biểu. Nhấp chuột vào vùng màn hình giới thiệu để bắt đầu làm việc
- Mở tệp dữ liệu thời khóa biểu (DLGOC.TKB) đã được chuẩn bị trước bằng cách Nhấp chuột tại biểu tượng hoặc chọn Hệ thống/Mở tệp. Các thông tin đã chuẩn bị sẵn gồm: Thông tin về
Chương trình đào tạo, Danh sách khối lớp và lớp học, Danh sách giáo viên, Danh sách nhóm, tổ giáo viên, Danh sách môn học, các thuộc tính sư phạm.
- Thay đổi các thông số chính của thông tin thời khóa biểu bằng lệnh
Thuộc tính trường học từ thực đơn Nhập dữ liệu. Các tham số cần thay đổi: Tên trường, Mã trường, Học kỳ, Niên khóa, Tỉnh/Thành phố.
(2) Nhập phân công giảng dạy
Chọn thực đơn Nhập dữ liệu/Bảng phân công giảng dạy, xuất hiện màn hình nhập dữ liệu cho bảng phân công giảng dạy. Có 2 cách nhập:
- Nhập trực tiếp vào bảng phân công - Nhập từ Excel đưa vào
Ở đây, chúng ta sẽ nhập thông tin về phân công giảng dạy đã được chuẩn bị trước trong Excel, lưu với tên tệp PCGD.XLS bằng cách:
- Nhấp chuột tại biểu tượng (Chọn nhập bảng PCGD từ excel file) làm xuất hiện hộp thoại
- Chọn file cần nhập bằng cách nhấp chuột tại biểu tượng , chọn
Tiếp tục, xuất hiện màn hình
- Chọn mục Dạng 1 và Mã giáo viên, sau đó chọn Tiếp tục, xuất hiện màn hình
- Đánh dấu vùng dữ liệu của bảng PCGD (từ ô A1 đến ô Q46), chọn
Tiếp tục, xuất hiện màn hình
- Bỏ dấu tích ( √) ở dòng đầu tiên và nhấp chuột tại các dấu mũi tên bên cạnh cột để chọn tên các cột trong bảng Excel tương
tương ứng với các môn trong bảng phân công . Sau đó chọn Kết thúc.
- Kiểm tra tự động bảng phân công để chỉnh sửa bằng cách nhấp chuột tại biểu tượng , xuất hiện hộp thoại
- Chọn Thôi để kết thúc và sửa các lỗi cho đến khi hết lỗi.
(3) Xếp tự động TKB (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi đã chuẩn bị xong toàn bộ công việc trên ta thực hiện lệnh xếp thời khóa biểu như sau:
- Chọn Lệnh chính/Xếp toàn bộ (SF)
- Chọn buổi học: Buổi Sáng hoặc Buổi Chiều
- Bỏ dấu tích (√) ở mục Giữ nguyên trạng thái thời khóa biểu hiện thời nếu muốn xếp lại từ đầu
- Bỏ dấu tích (√) ở mục Tối ưu thời khóa biểu nếu thấy chưa cần thiết
- Chọn Số lượng giáo viên dự trữ tối thiểu bằng 0 (vì ở đây không nhập giáo viên dự trữ)
- Nhấp chuột tại mục Xếp môn học để xếp tiết Sinh hoạt, Chào cờ,
Tiết không học trong hộp thoại dưới đây. Mỗi lần chọn xong nhấn nút Thực hiện
- Sau khi thiết lập xong các lựa chọn, nhấp chuột tại nút Đóng, trở về màn hình trước, Chọn Bắt đầu, Chọn Kết thúc, xuất hiện hộp thoại
- Chọn Đồng ý để kết thúc việc xếp thời khóa biểu.
(4) Xem thời khóa biểu
- Xem thời khóa biểu của các cặp lớp và giáo viên tương ứng dạy lớp đó để có thể chỉnh sửa bằng tay: Nhấp chuột tại biểu tượng hoặc chọn Khung nhìn/Main Loop
- Xem Thời khóa biểu toàn trường theo các lớp, mặc định phần mềm hiện ra 10 lớp, người dùng mở tất cả các lớp trong nhà trường theo buổi học qua lệnh Chọn lớp: Nhấp chuột tại biểu tượng hoặc chọn Khung nhìn/Show All
- Xem thời khóa biểu của toàn bộ giáo viên trong Nhà trường: Nhấp chuột tại biểu tượng hoặc chọn Khung nhìn/Browse Teacher
- Xem thông tin TKB theo lớp: Chọn Khung nhìn/Xem nhanh lớp, xuất hiện màn hình
- Xem thông tin TKB giáo viên: Chọn Khung nhìn/Xem nhanh giáo viên, xuất hiện màn hình
- Tính tải dạy giáo viên có tính đến hệ số môn học: Chọn Công cụ/Báo cáo giáo viên
- Xuất dữ liệu ra Excel để dùng dữ liệu TKB vào các công việc quản lý khác trong nhà trường: Chọn Hệ thống/Ghi dữ liệu ra excel, xuất hiện hộp thọai
- Lựa chọn thông tin tin cần xuất, chọn Lựa chọn, chọn Kết thúc, ta sẽ thu được kết quả xuất ra excel.
Tham khảo 2.2. Quy trình 10 bước xếp TKB (dựa theo tài liệu của School@net)
Lập thời khoá biểu (TKB) là một công việc thường kỳ nhưng không đơn giản với bất cứ một trường học nào, bởi lẽ những mối ràng buộc về dữ liệu của bài toán là rất phức tạp. Trên thực tế thì tất cả các trường học đều đã giải quyết được bài toán này (có thể bằng một phần mềm nào đó hoặc đa số lập thủ công), tuy nhiên họ còn gặp rất nhiều các khó khăn trong công việc lập TKB như:
- Để lập được một TKB cho trường học họ phải mất rất nhiều thời gian để xếp, chỉnh, sửa, thay đổi,… Thường mỗi khi quyết định một sự xếp đặt nào đó (đặc biệt vào lúc TKB đã xếp được nhiều) họ gặp rất nhiều khó khăn để kiểm tra tính đúng đắn.
- Quản lý TKB rất phức tạp: khi gặp phải những yêu cầu đổi tiết, xin nghỉ,… thường gọi là những tình huống bất chợt thì sẽ gặp nhiều khó khăn bởi lẽ phải dò TKB từng giáo viên, từng lớp rồi sau đó mới đưa ra được những quyết định. Thường thì những việc như thế này người quản lý TKB sẽ rất ngại.
- Việc tra cứu, in ấn TKB còn hạn chế. Thường thì các trường học chỉ in ra TKB theo các lớp học, còn việc sinh ra TKB cho các giáo viên, các tổ chuyên môn thì các giáo viên phải tự sinh ra.
Một phần mềm tin học hỗ trợ cho các chuyên gia lập TKB là rất cần thiết. Tuy nhiên, phần mềm ở đây là chỉ đóng vai trò hỗ trợ, chứ sẽ không thể có một
phần mềm nào hoàn chỉnh từ đầu đến cuối việc lập TKB được bởi tính đa dạng và tính mờ các yêu cầu bài toán này.
Hiện nay có nhiều phần mềm xếp TKB: Phần mền xếp TKB 2.0, 3.0 của Trung tâm CNTT- Bộ Giáo dục & Đào tạo, phần mềm do Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường School@net phát hành với nhiều phiên bản khác nhau. Ở đây chúng ta tìm hiểu phần mềm xếp thời khóa biểu do Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường School@net phát hành (phiên bản 8.0 demo). Việc xếp TKB được tiến hành theo quy trình 10 bước như sau:
• Bước 1. Khởi tạo dữ liệu thời khóa biểu mới
• Bước 2. Nhập, điều chỉnh dữ liệu gốc thời khóa biểu
• Bước 3: Nhập, sửa, điều chỉnh các ràng buộc chính của thời khóa biểu • Bước 4. Nhập bảng Phân công giảng dạy (PCGD) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Bước 5. Chuẩn bị xếp thời khóa biểu • Bước 6. Xếp tự động TKB
• Bước 7. Điều chỉnh, tinh chỉnh dữ liệu thời khóa biểu • Bước 8. Hoàn thiện thời khóa biểu
• Bước 9. In ấn TKB
• Bước 10. Tổng hợp, thống kê và truy vấn thông tin thời khóa biểu
Qui trình 10 bước áp dụng chung cho mọi nhà trường khi tiến hành xếp một thời khóa biểu từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành một thời khóa biểu hoàn chỉnh. Mục đích của tài liệu này là định hướng cho các giáo viên xếp TKB có một cái nhìn tổng quan về các bước và các chức năng của phần mềm. Áp dụng trên thực tế mỗi nhà trường, mỗi giáo viên có thể có những thói quen hay cách làm khác nhau không nhất thiết giống hệt như 10 bước này. Tuy nhiên, qui trình 10 bước đưa ra ở đây sẽ giúp ích cho tất cả các nhà trường, các giáo viên đang và sẽ làm công việc xếp thời khóa biểu.
Bước 1. Khởi tạo dữ liệu thời khóa biểu mới
- Công việc đầu tiên cần phải thực hiện là khởi tạo một tệp (file) thời khóa biểu mới cho nhà trường ở mỗi học kỳ. Mỗi thời khóa biểu là một tệp có phần mở rộng *.TKB.
- Nếu là lần đầu tiên sử dụng phần mềm, nhà trường cần và bắt buộc phải dùng lệnh Tạo tệp dữ liệu mới để tạo ra tệp dữ liệu cho trường mình.
- Nếu đã có một tệp dữ liệu TKB từ các năm học hoặc học kỳ trước thì không cần khởi tạo mới tệp dữ liệu như trên nữa. Có 2 cách làm như sau:
(1) Dùng ngay tệp dữ liệu cũ, đổi tên sau đó thay đổi các thông số chính của thông tin thời khóa biểu bằng lệnh Thuộc tính trường học từ thực đơn
Nhập dữ liệu.
Các tham số cần thay đổi như Học kỳ, Niên khóa, Địa điểm, Chương trình đào tạo, Khối lớp hệ thống.
Bước 2. Nhập, điều chỉnh dữ liệu gốc thời khóa biểu
Công việc tiếp theo là cần nhập toàn bộ dữ liệu gốc của thời khóa biểu. Chữ "gốc" ở đây được hiểu là các dữ liệu chỉ cần nhập một lần và hầu như không thay đổi trong nhà trường. Các dữ liệu gốc cần nhập là:
Phần mềm TKB hỗ trợ hoàn toàn cho các trường có đa chương trình đào đạo. Để thực hiện xếp thời khóa biểu cho các nhà trường này, người dùng cần khai báo các chương trình đào tạo hiện có cùng với số tiết chuẩn tương ứng.
Thực hiện khai báo chương trình đào tạo, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Thuộc tính trường học/Chương trình đào tạo.
Nhập số tiết chuẩn tương ứng cho từng Chương trình đào tạo, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Số tiết chuẩn của môn học. Tại cửa sổ này, người dùng chọn chương trình đào tạo, ca học sáng hay chiều và nhập số tiết chuẩn cho từng môn học của các khối lớp khác nhau.
Thực hiện nhập danh sách lớp, từ thực đơn chính chọn lệnh: Nhập dữ liệu/Nhập lớp. Tại cửa sổ Nhập danh sách lớp, người dùng nhập danh sách các lớp học trong nhà trường, tích chọn các thuộc tính của lớp học gồm: Khối sáng hay chiều, khối lớp, chương trình đào tạo, vị trí… Chú ý: Phần mềm TKB cho phép nhập nhanh tất cả các lớp cách nhau bằng dấu cách
• Danh sách giáo viên
Nhập danh sách giáo viên trong nhà trường, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Nhập giáo viên. Trong cửa sổ Nhập danh sách giáo viên người dùng nhập: Họ tên giáo viên, Mã giáo viên và các thông tin khác như: giới tính, ngày sinh,…(nếu cần). Chú ý: Phần mềm tự động lấy “Mã giáo viên” là nhóm ký tự cuối cùng trong mục “Tên giáo viên” tương ứng với tên giáo viên; nếu trong nhà trường có các giáo viên trùng tên thì cần phải thêm các thông tin trong phần “Mã giáo viên” để phân biệt các giáo viên này.
Ngoài việc cho phép nhập Danh sách giáo viên trực tiếp, phần mềm TKB còn cho phép nhập danh sách giáo viên từ file Excel có sẵn trong Nhà trường
• Danh sách nhóm, tổ giáo viên
Việc xác lập danh sách tổ, nhóm giáo viên nhằm giúp cho việc nhập phân công giảng dạy dễ dàng, nhanh chóng và chính xác; đồng thời giải quyết nhanh các yêu cầu của tổ nhóm giáo viên đặt ra.
Thực hiện xác lập tổ nhóm giáo viên, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Nhập nhóm giáo viên. Tại cửa sổ Nhập nhóm giáo viên
người dùng cần nhập tên nhóm, lựa chọn thành viên nhóm từ danh sách giáo viên và các môn học mà nhóm này đảm nhiệm.
• Danh sách môn học
Danh sách môn học đã được phần mềm tự động khởi tạo trong bước
“Khởi tạo dữ liệu”. Bước này nhằm giúp người dùng có thể thêm, sửa, xóa và sắp xếp các môn học trong danh sách đã có, cho phù hợp với thực tế của Nhà trường. Thực hiện nhập danh sách môn học, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Nhập môn học.
• Danh sách phòng học (bao gồm phòng học bộ môn và đa năng)
Phần mềm TKB hoàn toàn hỗ trợ mô hình phòng học bộ môn và đa năng, để thực hiện nhập dữ liệu phòng học người dùng lần lượt thực hiện theo các bước: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nhập phòng học: Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Nhập phòng học, trong cửa sổ Nhập danh sách phòng người dùng cần nhập Mã phòng, Tên phòng và tích chọn các thông số khác như: Kiểu phòng, vị trí, số lượng học sinh…
- Gán tính chất phòng học: Thực chất của bước này là xác định các phòng học bộ môn đã nhập ở bước trên được phép dạy các môn học gì? và các khối lớp nào?. Thực hiện việc gán tính chất phòng học, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Tính chất phòng bộ môn.
- Phân công lớp học theo phòng bộ môn: Công việc này nhằm cụ thể các lớp nào? và môn học nào? được phép (bắt buộc phải) học trong phòng bộ môn. Thực hiện công việc này, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Phân công lớp học theo phòng bộ môn.
Chú ý: Toàn bộ công việc nhập dữ liệu gốc được thực hiện từ thực đơn
Nhập dữ liệu của phần mềm. Từ các lần xếp Thời khóa biểu sau, dữ liệu gốc có thể chỉ cần chỉnh sửa, thêm bớt không nhiều..
Bước 3. Nhập, sửa, điều chỉnh các ràng buộc chính của thời khóa biểu
Các ràng buộc chính của thời khóa biểu là nhóm các dữ liệu có nhiệm vụ định hình khuôn dạng của thời khóa biểu. Đây là nhóm các lệnh rất quan trọng của bài toán và phần mềm thời khóa biểu. Các lệnh thuộc nhóm nhập, điều chỉnh ràng buộc chính bao gồm:
(1) Các tính chất sư phạm môn học được gán với từng lớp hoặc nhóm lớp.
Phần mềm TKB hỗ trợ xếp Thời khoá biểu với 17 thuộc tính của môn học như: Có cặp tiết xếp liền, chỉ học một tiết một ngày, không học tiết 5… Các ràng buộc này được gán cho từng môn học, từng khối thậm chí đến từng lớp cụ
thể. Để nhập tính chất sư phạm của môn học, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Thuộc tính môn học.
Từ cửa sổ Nhập ràng buộc môn học, tuy theo đặc điểm của Nhà trường để lựa chọn các yêu cầu cụ thể.
Trong công việc xếp Thời khoá biểu, phần khó nhất luôn là làm sao có thể đáp ứng được các yêu cầu hết sức phức tạp và đa dạng mà các giáo viên đặt ra. Để giải quyết yêu cầu này phần mềm TKB cho phép người dùng khai báo hơn 20 yêu cầu ràng buộc của giáo viên và nhóm giáo viên.
- Nhóm yêu cầu chung: số tiết dạy lớn nhất trong buổi, Thời gian chờ dạy lớn nhất, Tổng thời gian chờ dạy trong tuần…
- Nhóm yêu cầu theo buổi: dạy từ tiết đến tiết, các yêu cầu trên tiết (Bận, Hạn chế, Nghỉ, Họp), chỉ dạy vào các ngày…
(2) Nhập yêu cầu giáo viên:
Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Yêu cầu giáo viên, trong cửa sổ Nhập yêu cầu giáo viên người dùng lựa chọn giáo viên cần nhập và tích chọn các thông số về yêu cầu của giáo viên này.
(3) Nhập yêu cầu của nhóm giáo viên:
Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Yêu cầu của nhóm