1. Giới thiệu công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim 1 Lịch sử hình thành công ty
1.2Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim
hiệu mạnh đang cấp trên thế giới.
- Tam Kim là mảnh đất cho nhân tài dụng vơ. Với Tam Kim “ phi trí bất hưng. Hữu trí bất dụng ”. Tam Kim luôn cố gắng xây dựng bầu không khí thi đua phát triển trong tinh thần đoàn kết cho một tập thể vững mạnh để biến điều không thể thành có thể “1+1=3”
- Hình ảnh sáng ngời, vững bền, Tam Kim sẽ đi vào tâm trí của khách hàng với chính sự nhận biết của họ về sản phẩm và dịch vụ luôn được cải tiến mà Tam Kim cung cấp theo phương châm “Hữu xạ tự nhiên hương”
Giá trị cốt lõi của công ty: “ kết nối ước mơ, nhân lên sức mạnh”
1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim Kim Giám Đốc Phòng Hành Chính Phòng Kế Toán Phòng Nhập Khẩu Chi nhánh tại
Miền Nam Chi Nhánh tại Đà Nẵng
Phòng Kinh Doanh
Hình 9. Sơ đồ cơ cấu bộ máy công ty CP thiết bị điện Tam Kim 1.3. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban của công ty
Công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim là một công ty con của tập đoàn Tam Kim với các phòng ban : phòng hành chính, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh. Có thể nói công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim chuyên phân phối các sản phẩm thiết bị điện nên cơ cấu các phòng ban cũng khác so với tổng công ty. Bởi ngoài những phòng ban trên thì tổng công ty còn có các phòng ban khác : phòng marketing( quảng cáo), phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật và bao gồm các phân xưởng lắp ráp, phân xưởng máy nhựa.
- Phòng hành chính gồm: trưởng phòng, các bộ nhân sự, lái xe, bảo vệ.
+ trưởng phòng: là người thực hiện các nhiệm vụ sau: quản lý chung tất cả các hoạt động của bộ phận, xây dựng các chương trình đào tạo, tuyển dụng, xây dựng tiêu chuẩn cho các vị trí tuyển dụng, kiểm soát và tham gia thực hiện việc tuyển dụng - đào tạo - đánh giá các cán bộ nhân viên, xây dựng các chính sách cho người lao động trong công ty, giám sát việc thực hiện chính sách, đảm bảo môi trường làm việc cho người lao động, thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Lãnh Đạo... + Cán bộ Hành Chính – Nhân sự bao gồm các chức năng sau: tuyển dụng, đào tạo quản lý cán bộ, chế độ chính sách theo đúng quy định luật lao động và quy chế của công ty, thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, lễ tân, đảm bảo điều kiện và môi trường làm việc cho người lao động, thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng và Ban Lănh Đạo
+ Lái xe thực hiện nhiệm vụ sau: lái xe an toàn đúng luật định theo sự điều động của công ty, bảo quản - chăm sóc - giữ gìn xe. Thực hiện các công việc bảo dưỡng, sửa chữa theo quy định của hãng cung cấp xe, thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng và Ban Lãnh
Đạo.
+ Bảo Vệ có trách nghiệm: thực hiện các công việc bảo vệ tài sản của công ty, giải quyết các vấn đề - vụ việc phát sinh liên quan đến an toàn- an ninh, tham gia huấn luyện công tác PCCC theo yêu cầu. Kiểm tra các trang thiết bị dụng cụ PCCC trong công ty
- Phòng kinh doanh bao gồm: trưởng phòng, trợ lý kinh doanh, cán bộ kinh doanh, cán bộ tư vấn dự án, đại diện thương mại.
+ trưởng phòng có những nghiệm vụ sau: quản lý và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động chung của phòng; xây dựng các KHKD, CSBH, chương trình Marketing, quảng cáo của phòng tuỳ theo kỳ hoặc yêu cầu của giám đốc; tổ chức triển khai, điều hành, giám sát hoạt động của nhân viên trong phòng. Phối hợp các bộ phận liên quan thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt. Về mặt đối ngoại thì trưởng phòng phải có trách nhiệm tập hợp thu thập các thông tin về thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh; chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại, thắc mắc của khách hàng trong thẩm quyền cho phép, quản lý nhân sự trong phòng.; thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo
+ Trợ lý kinh doanh phải lập kế hoạch bán hàng và thu tiền theo kỳ; theo thông tin đặt hàng và hàng tồn kho; điều chuyển hàng hoá giữa các kho; xử lý đơn đặt hàng của khách hàng; chăm sóc khách hàng, xử lý các khiếu nại của khách hàng trong thẩm quyền cho phép; thực hiện bán hàng và đối chiếu, thu hồi công nợ; tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện các KHKD, CSXH, chương trình KM, chương tŕnh Marketing- quảng cáo; thực hiện công việc hành chính của bộ phận (đánh tài liệu, quản lý công tác, quản lý hồ sơ....); lập báo cáo quản trị theo yêu cầu; thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của trưởng phòng và Ban lãnh đạo.
+ Cán bộ kinh doanh thực hiện các nhiệm vụ sau: tham gia lập KHKD, CSBH; chào hàng tiếp thị giới thiệu sản phẩm, thiết lập kênh phân
phối; tìm kiếm, tổng hợp, phân tích các thông tin khách hàng, thị trường đối thủ cạnh tranh; trao đổi, đàm phán ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng; quản lý theo dõi, chăm sóc và cập nhật các thông tin khách hàng, giải quyết các khiếu lại của khách hàng; thu công nợ, đối chiếu và chốt sổ công nợ với khách hàng; lập báo cáo theo quy định; thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng và ban lãnh đạo
+ Cán bộ tư vấn dự án có trách nhiệm: tham gia lập KHKD, CSBH; chào hàng, tiếp thị giới thiệu sản phẩm, t́m kiếm, tổng hợp, phân tích các thông tin khách hàng(dự án, chủ đầu tư, chủ thầu), thị trường, đối thủ cạnh tranh trao đổi ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng; quản lý, theo dõi, chăm sóc và cập nhật các thông tin khách hàng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng; theo dõi quá trình thẩm định dự án, tiến độ xây dựng thi công công tŕnh, thanh toán các chi phí dự án; lập báo cáo theo quy định; thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng và ban lãnh đạo.
+ Đại diện thương mại phải : xây dựng và mở rộng hệ thống kênh phân phối tại thị trường quản lý theo định hướng của công ty; hỗ trợ và phân phối trong phát triển thị trường và hàng xuống hệ thống đại lý cấp 2; thu thập các thông tin về thị trường, các chính sách, động thái về đối thủ cạnh tranh báo cáo kịp thời cho trưởng pḥng kinh doanh; lập các hồ sơ, tài liệu, các báo cáo của phòng; thực hiện các công việc khác theo phân công của trưởng pḥng và ban lãnh đạo.
- Phòng kế hoạch bao gồm: trưởng phòng, cán bộ kế hoạch.
+ trưởng phòng thực hiện các công việc sau: quản lý chung các hoạt động chung của bộ phận, tập hợp các đơn hàng đến và lên kế hoạch sản xuất và cung ứng vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất của công ty được liên tục và hiệu quả; chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình kế hoạch sản xuất của công ty; thực hiện các công việc khác do ban lãnh đạo phân công.
tính toán và lập KHSX, KHCU, KHMH; kiểm tra tiến độ sản xuất theo đơn hàng; t́m kiếm đánh giá nhà cung ứng; lập đơn hàng kiểm tra, theo dơi quá trình mua hàng, tái đánh giá nhà cung ứng; thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng và ban lãnh đạo.
- Phòng nhập khẩu bao gồm: trưởng phòng, cán bộ nhập khẩu.
+ trưởng phòng có những công việc sau: quản lý chung các hoạt động chung của phòng; tổ chức, hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ bộ phận; kiểm tra giám sát việc đặt hàng nhập hàng và xuất hàng; chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, đốc thúc đặt và nhập hàng; nghiên cứu và tìm đối tác nhập khẩu mới; thực hiện các công việc khác theo phân công của ban lãnh đạo
+ cán bộ nhập khẩu: có nhiệm vụ phải: lập đơn hàng, hợp đồng; tìm kiếm, quản lý, giao dịch với các nhà cung ứng vật tư hàng hoá dịch vụ; theo dõi tiến độ cung ứng hàng hoá dịch vụ của đối tác, theo dõi và xử lý các tình huống phát sinh; mua bảo hiểm làm thủ tục hải quan theo quy định; lập thông báo hàng về hoặc báo cáo cho các bên nếu liên quan; kiểm soát hàng về thực tế, kết hợp các bộ phận liên quan để tiến hành kiểm tra tình trạng hàng nhập so với hợp đồng đã ký; theo dõi thanh toán công nợ; thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng hoặc ban lãnh đạo