6. Kết cấu đề tài
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Tổ chức công tác quản lý là một bộ phận quan trong của bất kì một doanh nghiệp nào. Để thực hiện tốt chức năng quản lý thì mỗi Công ty cần có một bộ máy tổ chức quản lý phù hợp. Đối với Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler cũng vậy, là một công ty nhỏ nên bộ máy tổ chức quản lý hết sức đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với mô hình và tính chất kinh doanh của Công ty.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận tải Kepler
Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban: ❖ Chủ tịch Hội đồng quản trị:
• Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị • Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị
• Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị ❖ Giám đốc: Là người quản lý điều hành các công việc chung của các phòng ban và
chịu trách nhiệm về những công việc có tầm quan trọng, mang tính chất chiến lược của công ty.
GIÁM ĐỐC Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế toán tài chính Phòng Kinh doanh Phòng Vật tư dịch vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Chứng từ Bộ phận giao nhận Quản lý kho Bộ phận kỹ thuật
❖ Phó Giám đốc trợ giúp cho giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý những công việc bao gồm:
• Điều hành trực tiếp về chiến lược phát triển thị trường, quản lý vấn đề nhân sự bao gồm việc tuyển dụng hay sa thải nhân viên.
• Chia sẻ công việc quản lý công ty cùng giám đốc.
❖ Phòng Kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm về những công việc sau:
Hoạch định chiến lược kinh doanh, tổ chức thực hiện các chiến lược kinh doanh của công ty, nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp và tìm kiếm thị trường, khách hàng mới. Xúc tiến các hoạt động tiếp thị, bán hàng và dịch vụ của doanh nghiệp. Nắm bắt nghiên cứu những biến động của thị trường để có biện pháp, phương án kinh doanh phù hợp mang lại hiệu quả cao nhất, tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc hoạch định và thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh hàng hoá, xuất nhập khẩu và nội thương của công ty. Phòng Kinh doanh có bộ phận kinh doanh Xuất khẩu và bộ phận kinh doanh Nhập khẩu
❖ Phòng Kế toán:
Chịu trách nhiệm về những công việc bao gồm: những công việc liên quan đến kế toán, thuế, lập báo cáo tài chính cuối năm, lập các báo cáo quản trị, doanh thu cho Ban Giám đốc khi được yêu cầu…
❖ Phòng Tổ chức hành chính: Các công việc chủ yếu của bộ phận này bao gồm: • Quản lý và trả lời điện thoại các cuộc gọi từ bên ngoài vào công ty, gửi báo
giá tới khách hàng.
• Tiếp nhận bưu kiện, bưu phẩm, chuyển fax nhanh tài liệu. • Trả lời và tư vấn cho khách hàng, PR thương hiệu…
• Những công việc hành chính khác khi có sự phân công của Ban Giám đốc. ❖ Рhòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng
•Chuẩn bị bộ chứng từ, các loại công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao; quản lý, lưu trữ chứng từ và các công văn. Đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất - nhập trước khi trình hải quan.
• Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để thông báo thông tin lô hàng. Đảm bảo việc báo hàng/giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý.
•Ngoài ra, phải lên kế hoạch và thực hiện tiếp xúc hỗ trợ, tư vấn và các dịch vụ hậu mãi cho khách hàng; mở file và thực hiện lưu trữ thông tin của các khách hàng sau khi đã kết thúc hợp đồng.
❖ Bộ phận Quản lý kho: Có nhiệm vụ quản lý kho hàng hoá, khi có lệnh nhập xuất hàng của trên đưa xuống thì làm theo và cuối tháng cùng với bộ phận kế toán kiểm kê kho hàng hoá.
❖ Bộ phận Giao nhận thực hiện việc giao hàng hoá đến khách hàng khi có lệnh giao
hàng chuyển xuống.
❖ Bộ phận Kỹ thuật có trách nhiệm sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị của công ty và của khách hàng khi có yêu cầu.