Nhân tố tác động đến dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng

6. Kết cấu đề tài

1.3.6. Nhân tố tác động đến dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng

1.3.6.1. Nhân tố khách quan a) Môi trường pháp luật

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau do vậy chỉ cần có bất kỳ sự thay đổi chính sách nào ở các nước đều có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động này.

Vì thế việc tìm hiểu và cập nhật kịp thời các nguồn luật và chính sách, Công ước quốc tế, Điều lệ quốc tế hay bất kì luật pháp của quốc gia nào tham gia vào quá trình giao nhận hàng hoá sẽ giúp cho người giao nhận tiến hành các công việc một cách hiệu quả, tiết kiệm thời và chi phí phát sinh không cần thiết. Pháp luật các quốc gia tham gia không những quy định về phương thức ứng xử quốc tế mà còn chỉ rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên tham gia.

b) Môi trường chính trị, xã hội

Bên cạnh môi trường pháp luật thì môi trường chính trị, xã hội cũng có tác động trực tiếp đến dịch vụ giao nhận. Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội có liên quan đến hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Một quốc gia ổn định về chính trị, đời sống nhân dân đảm bảo thì là điều kiện thuận lợi cho kinh tế phát triển từ đó tạo điều kiện cho hoạt động giao nhận hàng hoá diễn ra thuận lợi.

Một ví dụ điển hình là khi một quốc gia thường xuyên xảy ra chiến tranh thì đời sống nhân dân không phát triển, nền kinh tế đi xuống, sự hội nhập kinh tế quốc tế cũng kém, do đó nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận là không nhiều. Ngoài ra, khi đang vận chuyển hàng hoá qua một quốc gia mà quốc gia xảy ra chiến tranh biên giới, chiến tranh sắc tộc, điều này rất dễ gây tổn thất cho hàng hoá, thậm chí là không vận chuyển tiếp được.

Những biến động này còn sẽ là cơ sở để xây dựng các trường hợp bất khả kháng và miễn trách cho người giao nhận cũng như cho nhà vận chuyển.

c) Môi trường tự nhiên

Đối với dịch vụ giao nhận thì dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của môi trường tự nhiên.

Đây là một yếu tố không kiểm soát được do những người giao nhận không thể biết trước chính xác sự thay đổi đột ngột của tình hình thời tiết. Trong quá trình vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển nếu gặp thời tiết xấu như bão, biển động cũng có thể ảnh hưởng rất lớn đến việc xếp dỡ, giao nhận hàng và quá trình chuyển chở hàng hóa. Nó làm cho tốc độ làm hàng và thời gian vận chuyển hàng hóa chậm lại. Nghiêm trọng hơn nó có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa hoặc

gây ra tổn thất cho hàng hàng hóa nếu hàng hoá tổn thất sẽ gây thiệt hại cho cả đơn vị vận chuyển lẫn chủ hàng. Chưa kể đến nếu là thiên tai như sóng thần,… thì có thể gây tổn thất cả về người và tài sản.

d) Môi trường công nghệ

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì ngành dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển cũng chịu ảnh hưởng trực tiếp. Nếu vào thời điểm khoa học công nghệ chưa phát triển, hoạt động giao nhận còn phụ thuộc vào sức người làm cho quá trình diễn ra vừa chậm, tốn chi phí, vừa đem lại hiệu quả thấp. Thì ngày nay khi công nghệ đang phát triển với tốc độ chóng mặt thì những phát minh máy móc công nghệ, thiết bị thông minh, các ứng dụng sử dụng trực tuyến được thay thế để thực hiện gần như toàn bộ quy trình giao nhận: từ hệ thống gom hàng, hệ thống máy móc bốc dỡ hàng hóa, chuyên chở hàng hóa, hệ thống khai báo hải quan cũng được thực hiện trên phần mềm điện tử. Tàu chuyên chở cũng ngày càng hiện đại, khối lượng lớn hơn đã nâng cao hiệu suất của toàn bộ quá trình giao nhận bằng đường biển.

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin ngày nay, người giao nhận có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính, cũng như thực hiện việc khai báo thủ tục hải quan, theo dõi quá trình tổ chức thực hiện giao nhận, quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI).

1.3.6.2. Nhân tố chủ quan

Bao gồm tất cả các yếu tố bên trong của doanh nghiệp hoạt động giao nhận như: cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, máy móc, nguồn vốn đầu tư, đội ngũ lao động, chiến lược, mục tiêu kinh doanh,…

a) Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc

Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế đòi hỏi người kinh doanh phải có một khối lượng cơ sở vật chất nhất định để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khắt khe của khách hàng. Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm: văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để tham gia hoạt động này, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc phù hợp, hệ thống kho bãi chứa hàng, số lượng đầu xe vận chuyển và các loại xe chuyên dụng, trang thiết bị, phương tiện thông tin liên lạc hiện đại để liên lạc như hệ thống mạng máy tính kết nối internet, các phương tiện viễn thông quốc tế, các phương tiện dùng trong quản lý hiện trường, ... Chỉ khi có đủ điều kiện về phương tiện giao nhận vận tải, các thiết bị thông tin hiện đại mới có thể cạnh tranh

trên thị trường và đáp ứng yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ như hiện nay.

b) Nguồn nhân lực và trình độ lao động

Nguồn nhân lực hoạt động trong các doanh nghiệp vận tải chủ yếu là đội ngũ nhân viên văn phòng, kinh doanh và lượng lớn nhân viên điều hành máy móc, phương tiện vận chuyển, các trang thiết bị tháo dỡ,…

Hiện nay do ứng dụng khoa học công nghệ vào vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, đòi hỏi các nhân viên phải có nghiệp vụ chuyên môn đồng thời có cả kỹ năng tin học và trình độ ngoại ngữ đạt tiêu chuẩn. Các kỹ năng chuyên môn giúp nâng cao trình độ, nâng cao năng lực nghiệp vụ góp phần nâng cao hiệu quả công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh.

Trình độ lao động là nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá diễn ra nhanh hay chậm, hiệu quả hay kém hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào trình độ và kinh nghiệm của nhân viên giao nhận .

c) Vốn đầu tư

Nguồn vốn đầu tư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển nói riêng. Khi nguồn vốn đầu tư không đủ thì yếu tố cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị không được mở rộng, nâng cao; việc liên hệ với các đại lý cũng gặp khó khăn; công tác đào tạo nhân viên sẽ không đạt được hiệu quả.

Để có thể xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, hệ thống thông tin để phục vụ cho hoạt động giao nhận thì vốn đầu tư là yếu tố quan trọng. Người giao nhận cần phải tính toán để có kế hoạch sử dụng nguồn vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất.

Chương 2. THỰC TRẠNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI KEPLER 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Giao nhận Vận Tải Kepler

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler (tên quốc tế: KEPLER TRANSPORT LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY) hình thành và hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106931418 do Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 10/08/2015 với số vốn điều lệ là 42.000.000.000đ. Công ty hiện nay có trụ sở chính tại Hà Nội và 3 chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng và Hồ Chí Minh. - Người đại diện pháp luật: Cao Thị Thu Hiền

- Địa chỉ: Số 3, ngách 111/21, đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.

- Điện thoại: (+84-4) 858 61061 - Mobile: (+84) 987 877 555

- Email: ketoan.kepler@gmail.com - Website: www.keplerlogistics.com.vn

Tính đến nay, công ty có hơn 350 nhân viên làm việc chính thức tại trụ sở Hà Nội, chi nhánh tại TР HCM, Hải Рhòng và với các công ty đối tác chiến lược củа công ty tại Hải Dương, Thái Bình, Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, …. Với mạng lưới hоạt động từ Bắc vàо Nаm cùng với sự рhát triển củа hệ thống thông tin liên lạc, công ty luôn làm việc rất hiệu quả và chuyên nghiệр, có sự рhối hợр rất chặt chẽ giữа các chi nhánh trên cả nước. Với chất lượng dịch vụ ngày càng tốt hơn, cùng giá cả cạnh tranh, liên tục đổi mới và tạo ra sự khác biệt trong các sản phẩm dịch vụ. Công ty Giao nhận Vận tải Kepler hiện là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu lớn cả trong và ngoài nước. Ngoài ra, Kepler còn có quan hệ tốt và là đối tác thường xuyên của hầu hết các hãng hàng không, hãng tàu lớn trên thế giới, tạo điều kiện thuận lợi trong việc lựa chọn giá cước cạnh tranh cũng như mở rộng phạm vi kinh doanh.

Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler được hình thành và phát triển dựa trên nền tảng và kiến thức của các lãnh đạo với nhiều năm kinh nghiệp ở các công ty trong và ngoài nước trong lĩnh vực giao nhận Logistics. Công ty hiện đang không ngừng phát triển để trở thành một trong những doanh nghiệp tiên phong, đi đầu trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu và logistics.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức

Tổ chức công tác quản lý là một bộ phận quan trong của bất kì một doanh nghiệp nào. Để thực hiện tốt chức năng quản lý thì mỗi Công ty cần có một bộ máy tổ chức quản lý phù hợp. Đối với Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler cũng vậy, là một công ty nhỏ nên bộ máy tổ chức quản lý hết sức đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với mô hình và tính chất kinh doanh của Công ty.

Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận tải Kepler

Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban: ❖ Chủ tịch Hội đồng quản trị:

• Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị • Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị

• Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị ❖ Giám đốc: Là người quản lý điều hành các công việc chung của các phòng ban và

chịu trách nhiệm về những công việc có tầm quan trọng, mang tính chất chiến lược của công ty.

GIÁM ĐỐC Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế toán tài chính Phòng Kinh doanh Phòng Vật tư dịch vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Chứng từ Bộ phận giao nhận Quản lý kho Bộ phận kỹ thuật

❖ Phó Giám đốc trợ giúp cho giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý những công việc bao gồm:

• Điều hành trực tiếp về chiến lược phát triển thị trường, quản lý vấn đề nhân sự bao gồm việc tuyển dụng hay sa thải nhân viên.

• Chia sẻ công việc quản lý công ty cùng giám đốc.

❖ Phòng Kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm về những công việc sau:

Hoạch định chiến lược kinh doanh, tổ chức thực hiện các chiến lược kinh doanh của công ty, nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp và tìm kiếm thị trường, khách hàng mới. Xúc tiến các hoạt động tiếp thị, bán hàng và dịch vụ của doanh nghiệp. Nắm bắt nghiên cứu những biến động của thị trường để có biện pháp, phương án kinh doanh phù hợp mang lại hiệu quả cao nhất, tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc hoạch định và thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh hàng hoá, xuất nhập khẩu và nội thương của công ty. Phòng Kinh doanh có bộ phận kinh doanh Xuất khẩu và bộ phận kinh doanh Nhập khẩu

❖ Phòng Kế toán:

Chịu trách nhiệm về những công việc bao gồm: những công việc liên quan đến kế toán, thuế, lập báo cáo tài chính cuối năm, lập các báo cáo quản trị, doanh thu cho Ban Giám đốc khi được yêu cầu…

❖ Phòng Tổ chức hành chính: Các công việc chủ yếu của bộ phận này bao gồm: • Quản lý và trả lời điện thoại các cuộc gọi từ bên ngoài vào công ty, gửi báo

giá tới khách hàng.

• Tiếp nhận bưu kiện, bưu phẩm, chuyển fax nhanh tài liệu. • Trả lời và tư vấn cho khách hàng, PR thương hiệu…

• Những công việc hành chính khác khi có sự phân công của Ban Giám đốc. ❖ Рhòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng

•Chuẩn bị bộ chứng từ, các loại công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao; quản lý, lưu trữ chứng từ và các công văn. Đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất - nhập trước khi trình hải quan.

• Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để thông báo thông tin lô hàng. Đảm bảo việc báo hàng/giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý.

•Ngoài ra, phải lên kế hoạch và thực hiện tiếp xúc hỗ trợ, tư vấn và các dịch vụ hậu mãi cho khách hàng; mở file và thực hiện lưu trữ thông tin của các khách hàng sau khi đã kết thúc hợp đồng.

❖ Bộ phận Quản lý kho: Có nhiệm vụ quản lý kho hàng hoá, khi có lệnh nhập xuất hàng của trên đưa xuống thì làm theo và cuối tháng cùng với bộ phận kế toán kiểm kê kho hàng hoá.

❖ Bộ phận Giao nhận thực hiện việc giao hàng hoá đến khách hàng khi có lệnh giao

hàng chuyển xuống.

❖ Bộ phận Kỹ thuật có trách nhiệm sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị của công ty và của khách hàng khi có yêu cầu.

2.1.3. Lĩnh vực hoạt động

Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler cung cấp hầu hết các dịch vụ của ngành công nghiệp vận tải và hậu cần. Các dịch vụ này đều dựa trên chuỗi quản lý bổ sung bao gồm:

- Vận tải đường biển: rất mạnh tuyến Châu Á như Trung Quốc, Hongkong,… - Vận tải hàng không

- Vận tải kết hợp đường biển-hàng không

- Hệ thống kho/depot: được đặt tại Hải Phòng và Hồ Chí Minh

- Kho chứa container và dịch vụ SOC gồm: Cont khô, cont lạnh, handle thành thạo các lô hàng SOC, hàng lạnh và hàng tái xuất.

- Hải quan với hàng thông thường, hàng tạm nhập-tái xuất; Trucking border; dịch vụ xuyên biên giới (cross border),…

- Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải như:

• Dịch vụ đại lý tàu biển - Gửi hàng; - Giao nhận hàng hóa • Thu, phát các chứng từ vận tải và vận đơn

• Hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan

• Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa đường biển và hàng không; • Môi giới thuê tàu biển và máy bay

• Hoạt động liên quan khác như: bao gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa trên đường vận

• Sắp xếp hoặc tổ chức các hoạt động vận tải đường sắt, đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không

2.1.4. Tình hình kinh doanh chung của Công ty

Dưới đây là bảng thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler:

Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Kepler năm 2018 – 2020