hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Airseaglobal
2.2.5.1. Nhân tố khách quan
❖ Môi trường pháp luật
Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa thì những quy định về luật pháp luôn gây ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của Công ty. Các mặt hàng giao nhận của công ty chủ yếu là trang thiết bị y tế, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị máy móc,… vì vậy đối với những mặt hàng này thì những quy định pháp luật liên quan thường không cố định mà nó luôn thay đổi không ngừng điều đó cũng làm cho quá trình nhập khẩu các mặt hàng đó về Việt Nam cũng khắt khe hơn. Môi trường pháp luật có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến quá trình hoạt động của dịch vụ giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp, ví dụ như sự thay đổi về những công văn liên quan đến hàng hay những thay đổi về yêu cầu để có thể nhập hàng làm cho tiến độ giao nhận hàng bị chậm. Thêm vào đó là những sự chi phối của luật lệ liên quan đến giao nhận vận tải quốc tế bằng đường hàng không. Yếu tố góp phần xây dựng và duy trì sự ổn định của hoạt động giao nhận vận tải quốc tế bằng đường hàng không đó chính là sự ổn định của luật lệ hàng không như Luật hàng không dân dụng Việt Nam ban hành năm 2014, Luật thương mại năm 2005,… Tuy nhiên bên cạnh những luật lê quốc gia thì luật lệ quốc tế cũng rất quan trọng bởi hoạt động giao nhận vận tải quốc tế không chỉ liên quan đến đối tác nước ngoài mà nó còn liên quan đến quá trình vận chuyển quốc tế. Trong những năm hoạt động và kinh doanh thì Công ty Airseaglobal luôn coi trọng và tìm hiểu những sự thay đổi của luật pháp để có thể đáp ứng về tốc độ, thời gian cho khách hàng từ đó biến những thay đổi của môi trường pháp luật thành điểm mạnh của mình, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ, thương hiệu, uy tín, hình ảnh của Công ty.
❖ Môi trường chính trị, xã hội
Đối với mỗi một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận thì yếu tố môi trường, xã hội có ảnh hưởng lớn. Tại Việt Nam, tình hình chính trị - xã hội ổn định, nhà nước luôn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển và các chính sách liên quan đến thúc đầy hoạt động thương mại quốc tế, các chính sách hỗ trợ về mặt kinh tế cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu là yếu tố
44
quan trọng giúp cho hoạt động của công ty ngày càng phát triển hơn. Bên cạnh đó thì các tác động chính trị, xã hội ở các nước mà công ty phối hợp làm đại lý giao nhận hàng hóa cũng ảnh hưởng đến Công ty. Hiện nay, công ty thường xuyên hợp tác với các đại lý ở trong khu vực Châu Á như Trung Quốc, Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc,… và các nước ở khu vực Châu Âu như: Mỹ, Đức, Anh, Hy Lạp,… thì tại các quốc gia này tình hình hình chính trị, xã hội cũng tương đối ổn định, nền kinh tế phát triển mạnh, xã hội văn minh, tiến bộ. Chính những điều này đã quyết định sự thành công, sự tin tưởng vào dịch vụ mà Công ty cung cấp đồng thời giúp cho quá trình giao nhận được thực hiện nhanh chóng và an toàn.
❖ Môi trường tự nhiên
Các yếu tố về môi trường tự nhiên thường không thể lường trước được vì vậy nó cũng ảnh hưởng lớn đến quá trình giao nhận hàng hóa. Do các mặt hàng của Công ty Airseaglobal được nhập khẩu từ các nước thuộc khu vực Châu Á và Châu Âu đồng thời được vận chuyển chủ yếu bằng đường hàng không nên những tác động của các điều kiện tự nhiên là khó tránh khỏi. Khi thời tiết xấu như mưa, bão, gió,… sẽ làm làm cho quá trình giao nhận hàng hóa bị chậm, điều này không những ảnh hưởng thời gian giao nhận, thông quan và giao hàng cho khách mà còn phát sinh những chi phí liên quan đến kho bãi, bảo quản và độ an toàn của hàng hóa. Vì các mặt hàng của Airseaglobal là các mặt hàng có tính chất riêng đòi hỏi độ an toàn và đúng thời gian nên các tác động của môi trường tự nhiên sẽ ảnh hưởng rất lớn trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty.
❖ Môi trường công nghệ
Ngày nay đang là thời đại công nghệ 4.0 tạo nên những ứng dụng, máy móc, thiết bị hiện đại điều đó làm cho quá trình giao nhận vận tải quốc tế nói chung và dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không nói riêng ngày càng được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả. Tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam để liên kết các bộ phận, phòng ban với nhau một cách nhanh chóng thì công ty sử dụng các ứng dụng như zalo, skype đồng thời giải quyết được các vấn đề nhanh chóng. Hiện nay thay vì khai báo hải quan bằng cách truyền thống là khai báo trên giấy thì Công ty đã sử dụng phần mềm khai báo hải quan ECUS VNACCS, ứng dụng này rất hữu ích làm cho quá trình khai báo không bị tốn thời gian, kiểm tra sai sót dễ dàng hơn, tiến trình thông quan hàng hóa cũng nhanh hơn và thời gian giao nhận được rút
45
ngắn. Hơn nữa, nhờ công nghệ thiết bị máy móc ngày càng hiện đại mà các hoạt động nặng như bốc xếp và vận chuyển hàng hóa trở nên dễ dàng hơn và rút ngắn được thời gian, chi phí. Sự phát triển của các công nghệ hiện đại cùng với sự đổi mới trong lĩnh vực hàng không đã cải tiến và nâng cấp cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị, khiến quá trình vận chuyển hàng hóa được thực hiện nhanh chóng hơn, tăng chất lượng vả giảm giá thành dịch vụ giao nhận.
2.2.5.2. Nhân tố chủ quan
❖ Cơ sở trang thiết bị, thiết bị, hạ tầng, máy móc của doanh nghiệp:
Tính đến nay Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam đã đi vào hoạt động được khoảng 10 năm, mỗi một năm công ty luôn luôn cải thiện, mở rộng hoạt động, xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị đầy đủ và hiện đại. Trước đây khi chỉ có một văn phòng làm việc nhỏ thì công ty chưa đủ điều kiện để trang bị nhiều thiết bị hệ thống máy tính hiện đại thì đến nay công ty đã có 3 văn phòng làm việc và cũng đáp ứng đầy đủ các thiết bị, hệ thống máy tính hiện đại cho các phòng ban. Mỗi một phòng ban, mỗi một nhân viên đều có máy tính riêng để có thể đáp ứng và hoạt động năng suất các công việc, giải quyết các công việc một cách hiệu quả. Bộ phận kinh doanh cũng có phòng làm việc riêng với hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ cho quá trình tiếp cận khách hàng nhanh nhất. Bộ phận hiện trường được cung cấp hệ thống xe vận chuyển, thiết bị liên lạc để giải quyết các lô hàng sớm nhất. Bộ phận đại lý cũng được cung cấp hệ thống thiết bị cần thiết để kiểm tra thông tin về cước vận chuyển và báo giá cho khách hàng nhanh chóng.
Bảng 2.7: Kê khai trang thiết bị văn phòng Công ty Cổ phần Airseaglobal
Trang thiết bị văn phòng Năm 2012 Năm 2020
Máy tính 10 98
Máy in 2 10
Máy scan 1 5
(Nguồn: Phòng kế toán Airseaglobal)
Bên cạnh đó, để cải thiện và nâng cao chất lượng của dịch vụ giao nhận thì công ty còn hợp tác với các đối tác vận chuyển để đưa hàng về kho với chất lượng máy móc hiện đại, an toàn và đáp ứng thời gian nhanh chóng. Các đại lý vận chuyển cần
46
có hệ thống xe hỗ trợ hiện đại như xe bốc hàng, cẩu hàng, gom hàng,… đảm bảo an toàn và chi phí tối ưu mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
❖ Nguồn nhân lực
Hiện nay, Công ty có gần 100 nhân viên đang hoạt động ở các vị trí khác nhau trong đó có khoảng hơn một nửa nhân viên làm việc tại trụ sở chính Hà Nội, còn lại là ở hai chi nhánh Hồ Chí Minh và Hải Phòng. Đội ngũ nhân viên của công ty ngày càng phát triển về cả số lượng lẫn chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng, thái độ làm việc. Mỗi một nhân viên của Airseaglobal đều có trình độ tiếng Anh cơ bản như phòng chứng từ phải có kỹ năng đọc hiểu, phòng sales thì phải có đủ 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết để có thể trao đổi cũng như thuyết phục khách hàng nước ngoài. Trong đó, tỷ lệ nhân viên tốt nghiệp đại học, cao đẳng ngày càng cao. Tuy nhiên, những người trong những ngày đầu làm việc còn chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ của công ty thì công ty sẽ có những phương pháp đào tạo để các nhân viên mới có thể thực hiện công việc từ lúc chưa biết đến lúc tự hoàn thành công việc của mình. Đội ngũ lãnh đạo của công ty cũng đã có kinh nghiệm rất lâu năm trong lĩnh vực Logistics. Vì vậy họ luôn có những kinh nghiệm, trải nghiệm cũng như kiến thức sâu trong ngành để đưa ra được hướng đi cũng như chiến lược ngắn hạn đến dài hạn cho công ty để công ty ngày càng phát triển. Sự phối hợp và liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban giúp cho đội ngũ nhân sự của Airseaglobal luôn luôn cập nhật và đảm bảo không làm sai cho khách hàng từ đó nhận được sự tín nhiệm của khách hàng, củng cố thương hiệu, tăng chất lượng, giảm chi phí các quá trình của từng dịch vụ.
❖ Bộ máy tổ chức
Hiện nay, bộ máy tổ chức của công ty chia thành 4 bộ phận: Bộ phận chứng từ, bộ phận hiện trường, bộ phận Sales, bộ phận kế toán giúp cho các công việc được triển khai rõ ràng hơn. Mỗi một bộ phận đều phối hợp và liên kết với nhau chặt chẽ và gắn bó để hoàn thành lô hàng nhanh nhất và chất lượng nhất. Sự liên kết giữa các phòng ban với nhau trong công việc tác động tích cực đến dịch vụ giao nhận hàng hóa đồng thời giúp cải thiện tổ chức hoạt động kinh doanh và chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty.
Bộ máy tổ chức của Airseaglobal được hướng dẫn và phối hợp làm việc với nhau một cách khoa học, linh hoạt, đem lại sự hiệu quả, nhanh chóng và hạn chế các
47
tổn thất trong quá trình giao nhận hàng hóa. Các trưởng phòng ban luôn theo dõi bám sát quá trình làm việc của nhân viên để kịp thời điều chỉnh. Chính sự quản lý bộ máy một cách hiệu quả đã giúp cho dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty ngày một phát triển và chất lượng của dịch vụ này cũng được cải thiện và nâng cao.